Plan urlopów w firmie – jak go przygotować? Zasady i wzór

Plan urlopów pozwala z wyprzedzeniem rozłożyć urlopy wypoczynkowe pracowników w taki sposób, aby z jednej strony umożliwić im wykorzystanie należnego wypoczynku, a z drugiej zapewnić normalne funkcjonowanie zakładu pracy. Dla działu kadr nie jest to jednak wyłącznie tabela z nazwiskami i datami. Trzeba najpierw ustalić prawidłowy wymiar urlopu każdego pracownika, uwzględnić urlopy zaległe, wyłączyć część przeznaczoną na urlop na żądanie, zebrać wnioski pracowników, a następnie właściwie ogłosić i aktualizować plan.

Podstawowe zasady tworzenia planu urlopów wynikają z art. 163 Kodeksu pracy. Pracodawca ustala plan, biorąc pod uwagę zarówno wnioski pracowników, jak i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Spis treści – kliknij, aby rozwinąć

• Czym jest plan urlopów?
• Czy plan urlopów jest obowiązkowy?
• Plan urlopów a związki zawodowe
• Kiedy przygotować plan urlopów?
• Co należy uwzględnić w planie?
• Najpierw ustal wymiar urlopu pracownika
• Plan a urlop proporcjonalny
• Czy plan obejmuje urlop zaległy?
• Plan urlopów a urlop na żądanie
• Czego nie wpisywać do planu urlopów?
• Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika?
• Czy urlop musi obejmować 14 dni?
• Jak przygotować plan urlopów krok po kroku?
• Jak ogłosić plan urlopów?
• Czy plan zastępuje wniosek urlopowy?
• Czy można zmienić plan urlopów?
• Przesunięcie urlopu na wniosek pracownika
• Przesunięcie urlopu przez pracodawcę
• Choroba a zaplanowany urlop
• Odwołanie pracownika z urlopu
• Co zrobić, gdy firma nie tworzy planu?
• Darmowy wzór planu urlopów
• Najczęstsze błędy działu kadr
• Checklista dla kadr
• Podstawa prawna
• FAQ
• Podsumowanie

Czym jest plan urlopów?

Plan urlopów jest narzędziem służącym do zaplanowania terminów wykorzystania urlopów wypoczynkowych przez pracowników. Jego podstawą jest art. 163 § 1 Kodeksu pracy.

Plan ustala pracodawca. Powinien przy tym pogodzić dwa interesy:

• wnioski pracowników dotyczące preferowanych terminów wypoczynku,
• potrzebę zachowania normalnego toku pracy w firmie.

Plan nie powinien być więc ani mechanicznym zestawieniem wszystkich terminów wskazanych przez pracowników, ani dokumentem tworzonym wyłącznie według potrzeb organizacyjnych pracodawcy bez uwzględnienia ich wniosków.

Czy plan urlopów jest obowiązkowy?

Nie u każdego pracodawcy.

Zasadą wynikającą z Kodeksu pracy jest udzielanie urlopów zgodnie z planem urlopów. Ustawodawca przewidział jednak sytuacje, w których pracodawca nie musi go sporządzać.

Plan nie musi być ustalany:

• jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa,
• jeżeli zakładowa organizacja związkowa działa, ale wyrazi zgodę na nieustalanie planu urlopów.

W takich przypadkach termin urlopu ustala się po porozumieniu z pracownikiem, nadal biorąc pod uwagę jego wniosek oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Plan urlopów a związki zawodowe

Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, jej stanowisko ma znaczenie dla decyzji o rezygnacji z planu.

Pracodawca może odstąpić od ustalania planu, jeżeli organizacja związkowa wyrazi na to zgodę. Jeżeli takiej zgody nie ma, zastosowanie znajduje kodeksowa zasada planowania urlopów.

Nie należy natomiast utożsamiać zgody związku na rezygnację z planu z zatwierdzaniem przez związek każdego indywidualnego terminu urlopu pracownika.

Kiedy należy przygotować plan urlopów?

Kodeks pracy nie określa konkretnej daty, do której pracodawca musi sporządzić plan urlopów. Nie istnieje więc ustawowy termin typu 30 listopada czy 31 grudnia, który obowiązywałby wszystkich pracodawców.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje jednak, że ze względów organizacyjnych zasadne jest przygotowanie rocznego planu przed rozpoczęciem roku, którego dotyczy.

Termin zbierania wniosków i sposób tworzenia planu można ustalić w:

• regulaminie pracy,
• układzie zbiorowym pracy,
• wewnętrznej procedurze urlopowej.

Co należy uwzględnić w planie urlopów?

Przed rozpoczęciem planowania dział kadr powinien ustalić rzeczywiste uprawnienia urlopowe każdego pracownika.

W praktyce trzeba zweryfikować przede wszystkim:

• roczny wymiar urlopu wypoczynkowego,
• wymiar czasu pracy,
• urlop zaległy,
• ewentualne prawo do urlopu uzupełniającego,
• planowane terminy wypoczynku zgłoszone przez pracownika,
• konieczność zapewnienia obsady poszczególnych stanowisk lub działów,
• część urlopu, której nie wolno objąć planem jako urlopu na żądanie.

Plan powinien obejmować należny urlop wypoczynkowy, z wyłączeniem części przeznaczonej do wykorzystania w trybie art. 167² KP.

Najpierw ustal wymiar urlopu pracownika

Planowanie powinno rozpocząć się dopiero po prawidłowym ustaleniu puli urlopowej pracownika.

Najczęściej punktem wyjścia jest wymiar 20 albo 26 dni, jednak przy części etatu, zatrudnieniu tylko przez część roku, zmianie pracodawcy albo uzyskaniu prawa do wyższego wymiaru konieczne mogą być dodatkowe obliczenia.

Jeżeli potrzebujesz uporządkować zasady dotyczące stażu, wymiaru 20 lub 26 dni, części etatu oraz rozliczania urlopu w godzinach, zobacz poradnik jak obliczyć urlop wypoczynkowy.

Plan urlopów a zatrudnienie tylko przez część roku

Plan może wymagać aktualizacji, gdy pracownik rozpoczyna albo kończy zatrudnienie w trakcie roku. W takich sytuacjach nie można automatycznie przyjmować pełnej rocznej puli urlopowej.

Przykładowo pracownik zatrudniony od połowy roku może mieć prawo jedynie do odpowiednio ustalonej części urlopu. Podobny problem pojawia się przy rozwiązaniu umowy w trakcie roku lub zmianie pracodawcy.

Przed wpisaniem odpowiedniej liczby dni do planu należy więc prawidłowo ustalić urlop proporcjonalny za część roku.

Plan nie może tworzyć pracownikowi prawa do urlopu w wymiarze większym niż wynikający z Kodeksu pracy.

Czy plan urlopów powinien obejmować urlop zaległy?

Tak. Przy tworzeniu planu trzeba uwzględnić również urlop niewykorzystany w poprzednim roku.

Zgodnie z art. 168 KP urlopu niewykorzystanego w terminie należy co do zasady udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Przy planowaniu warto więc w pierwszej kolejności zidentyfikować pracowników posiadających zaległe saldo i ustalić realny termin jego wykorzystania.

Nie należy odkładać całego zaległego urlopu na ostatnie tygodnie września, jeżeli możliwe jest jego wcześniejsze wykorzystanie. Z punktu widzenia HR zwiększa to ryzyko kumulacji nieobecności i trudności organizacyjnych.

Plan urlopów a urlop na żądanie

Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanej pracownikowi na żądanie zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy.

Oznacza to, że pracodawca nie powinien z góry wpisywać do planu czterech konkretnych dni jako przyszłego urlopu na żądanie. Istotą tego rozwiązania jest możliwość zgłoszenia potrzeby skorzystania z części urlopu w szczególnym trybie.

Przykład

Pełnoetatowy pracownik ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Planując urlopy, nie należy z góry ustalać terminów dla maksymalnie 4 dni, które mogą zostać wykorzystane w trybie na żądanie.

Nie oznacza to jednak, że pracownik otrzymuje dodatkowe 4 dni ponad 26. Urlop na żądanie nadal jest częścią urlopu wypoczynkowego.

Więcej o limicie, zgłaszaniu i zasadach korzystania z tego uprawnienia znajdziesz w poradniku opisującym zasady urlopu na żądanie.

Czego nie wpisywać do planu urlopów?

Plan urlopów dotyczy przede wszystkim urlopu wypoczynkowego. Nie powinien stawać się zbiorczą tabelą wszystkich możliwych nieobecności pracownika.

Nie należy traktować jako elementów planu urlopów m.in.:

• zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej,
• urlopu opiekuńczego,
• zwolnień od pracy wynikających z innych szczególnych przepisów,
• zwolnienia lekarskiego,
• urlopu na żądanie w zakresie wyłączonym przez art. 163 KP.

Każda z tych nieobecności ma własne zasady nabywania, zgłaszania i dokumentowania.

Plan urlopów nie obejmuje również tzw. urlopu okolicznościowego, który jest odrębnym zwolnieniem od pracy przysługującym w związku z określonymi zdarzeniami osobistymi i rodzinnymi.

Czy pracodawca musi uwzględnić termin wskazany przez pracownika?

Pracodawca powinien brać pod uwagę wnioski pracowników, ale co do zasady nie jest bezwzględnie związany każdym wskazanym terminem.

Przy tworzeniu planu musi jednocześnie uwzględniać konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli kilka kluczowych osób chce wykorzystać urlop w tym samym terminie, pracodawca może ustalić inne terminy części z nich.

Kryteria stosowane przy rozstrzyganiu kolizji powinny być obiektywne i niedyskryminujące.

Czy w planie trzeba zapewnić 14 dni nieprzerwanego wypoczynku?

Zasadą jest prawo pracownika do nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Na wniosek pracownika urlop może zostać podzielony na części.

Jeżeli pracownik chce wykorzystać urlop w częściach, co najmniej jedna część wypoczynku powinna obejmować nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Nie chodzi o 14 dni roboczych. Do okresu 14 kolejnych dni wlicza się również przypadające w tym czasie weekendy i inne dni wolne.

Przykład

Pracownik pracujący od poniedziałku do piątku rozpoczyna urlop w poniedziałek i wraca do pracy po dwóch pełnych tygodniach. Licząc soboty i niedziele, okres wypoczynku może obejmować wymagane 14 kolejnych dni kalendarzowych, mimo że faktycznie z puli urlopowej zostanie odjęta mniejsza liczba dni pracy.

Jak przygotować plan urlopów krok po kroku?

W dziale kadr najlepiej stosować stałą procedurę.

Krok 1. Ustal, czy firma tworzy plan urlopów

Sprawdź, czy działa organizacja związkowa i czy istnieją warunki pozwalające odstąpić od planu.

Krok 2. Zweryfikuj wymiar urlopu każdego pracownika

Sprawdź bieżący i zaległy urlop, wymiar etatu, ewentualne zmiany zatrudnienia oraz urlop uzupełniający.

Krok 3. Ustal część, która nie będzie planowana

Nie planuj z góry dni przeznaczonych do wykorzystania jako urlop na żądanie.

Krok 4. Zbierz propozycje terminów

Wprowadź w firmie konkretny termin, do którego pracownicy mają przekazać preferowane okresy urlopów.

Krok 5. Sprawdź obsadę

Porównaj wnioski w ramach działów, zespołów i stanowisk kluczowych dla ciągłości pracy.

Krok 6. Rozwiąż kolizje terminów

Jeżeli jednoczesna nieobecność kilku osób uniemożliwiłaby normalne funkcjonowanie firmy, uzgodnij alternatywne terminy.

Krok 7. Zweryfikuj 14-dniowy wypoczynek

Jeżeli urlop jest dzielony na części na wniosek pracownika, skontroluj, czy przynajmniej jedna część spełnia zasadę 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Krok 8. Zatwierdź plan

Plan ostatecznie ustala pracodawca lub osoba upoważniona do wykonywania w jego imieniu czynności z zakresu prawa pracy.

Krok 9. Podaj plan do wiadomości

Zastosuj sposób komunikacji przyjęty u pracodawcy.

Krok 10. Kontroluj wykonanie

Plan nie powinien zostać odłożony do segregatora na cały rok. Kadry powinny reagować na zmiany zatrudnienia, choroby, przesunięcia urlopów oraz powstanie urlopu uzupełniającego.

Jak podać plan urlopów do wiadomości pracowników?

Art. 163 § 2 KP wymaga, aby plan został podany do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Może to nastąpić przykładowo poprzez:

• firmowy intranet,
• system kadrowy,
• wiadomość e-mail,
• tablicę ogłoszeń,
• inne narzędzie komunikacji stosowane w zakładzie.

Przepisy nie nakładają obowiązku stosowania jednego ustawowego formularza ani konkretnego technicznego sposobu publikacji.

Czy wpisanie urlopu do planu zastępuje późniejszy wniosek urlopowy?

To zagadnienie wymaga rozróżnienia planowania terminu od faktycznej procedury udzielania urlopu.

Kodeks pracy nie określa jednego obowiązkowego wzoru późniejszego wniosku urlopowego. Szczegółową procedurę warto więc jednoznacznie ustalić w przepisach wewnętrznych.

Państwowa Inspekcja Pracy w aktualnych wyjaśnieniach podkreśla, że pracownik nie powinien samodzielnie rozpoczynać nieobecności tylko dlatego, że określony termin został wcześniej wpisany do planu. Pracodawca powinien jasno określić, czy przed rozpoczęciem urlopu wymagane jest dodatkowe zatwierdzenie wniosku w systemie, wiadomość do przełożonego albo inna przyjęta procedura.

Czy można zmienić plan urlopów?

Tak. Planowanie z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem nie oznacza, że raz ustalone terminy są absolutnie niezmienne.

Kodeks pracy przewiduje możliwość przesunięcia terminu urlopu zarówno:

• na wniosek pracownika,
• z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy,
• z powodu wystąpienia określonych usprawiedliwionych nieobecności pracownika.

Zmiany powinny być jednak odpowiednio odnotowywane, aby plan i system kadrowy nie zawierały sprzecznych informacji.

Przesunięcie urlopu na wniosek pracownika

Zgodnie z art. 164 § 1 KP termin urlopu może zostać przesunięty na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.

Przepisy nie zawierają zamkniętego katalogu takich przyczyn. Ocena powinna uwzględniać konkretną sytuację oraz możliwość zapewnienia normalnej pracy po zmianie terminu.

Samo złożenie wniosku o zmianę terminu nie oznacza automatycznie, że pracownik może samodzielnie przyjąć nową datę jako obowiązującą.

Kiedy pracodawca może przesunąć zaplanowany urlop?

Art. 164 § 2 KP pozwala pracodawcy przesunąć termin urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność konkretnego pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Nie powinien to być zwykły sposób korygowania niedokładnie przygotowanego planu.

Przesunięcie może być uzasadnione np. przez nieprzewidziane okoliczności organizacyjne powodujące, że obecność danego pracownika staje się szczególnie istotna dla ciągłości działania przedsiębiorstwa.

Choroba pracownika a urlop wpisany do planu

Zaplanowany termin może również ulec zmianie z mocy przepisów.

Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność, w przypadkach określonych w art. 165 KP pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na późniejszy termin.

Dotyczy to w szczególności czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby.

Jeżeli choroba powstanie już podczas urlopu, część niewykorzystaną z powodu okoliczności wymienionych w art. 166 KP pracodawca powinien udzielić w późniejszym terminie.

Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu?

Tak, ale tylko w warunkach określonych w art. 167 KP.

Pracodawca może odwołać pracownika z trwającego urlopu, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Nie jest więc wystarczające samo stwierdzenie, że „w firmie jest dużo pracy”, jeżeli sytuacja była znana przed rozpoczęciem urlopu.

Jeżeli pracownik zostanie skutecznie odwołany, pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez niego w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu.

Co zrobić, gdy firma nie tworzy planu urlopów?

Jeżeli pracodawca zgodnie z przepisami nie ustala planu, termin urlopu określa po porozumieniu z pracownikiem.

Nadal trzeba uwzględnić:

• wniosek pracownika,
• normalny tok pracy,
• prawo do należnego wypoczynku,
• zasady dotyczące urlopu na żądanie,
• termin wykorzystania urlopu zaległego.

Warto wprowadzić jednolitą procedurę, np. elektroniczny wniosek przesyłany do przełożonego i kadr, dzięki czemu można łatwo sprawdzić datę złożenia, zgodę oraz saldo pracownika.

Darmowy wzór planu urlopów – co powinien zawierać?

Przepisy prawa pracy nie wprowadzają urzędowego wzoru planu urlopów. Pracodawca może dostosować dokument do organizacji firmy i wykorzystywanego systemu kadrowego.

Prosty plan może wyglądać następująco:

Ważne: kolumna „wymiar urlopu” służy kontroli planowania, ale faktyczne udzielanie urlopu należy rozliczać zgodnie z obowiązującymi zasadami, w tym godzinowo według rozkładu czasu pracy pracownika.

W uwagach nie warto wpisywać informacji o stanie zdrowia, przyczynach nieobecności czy innych zbędnych danych osobowych. Plan powinien zawierać tylko informacje potrzebne do organizacji wypoczynku.

Jak uporządkować dokumentację urlopową?

Sam plan jest tylko jednym z elementów procesu. Dział kadr powinien zadbać o zgodność między:

• planem urlopów,
• wnioskami pracowników,
• zatwierdzonymi zmianami terminów,
• saldem urlopowym,
• faktycznie wykorzystanym urlopem,
• dokumentacją pracowniczą i systemem kadrowym.

Najczęstsze błędy przy tworzeniu planu urlopów

• Założenie, że każda firma obowiązkowo musi mieć plan urlopów.
• Przyjęcie dowolnej liczby dni bez wcześniejszego ustalenia wymiaru urlopu pracownika.
• Nieuwzględnienie urlopu zaległego.
• Wpisanie do planu 4 konkretnych dni urlopu na żądanie.
• Traktowanie 4 dni na żądanie jako dodatkowej puli ponad 20 lub 26 dni.
• Brak uwzględnienia urlopu proporcjonalnego przy zatrudnieniu przez część roku.
• Mechaniczne akceptowanie wszystkich wniosków bez kontroli obsady.
• Całkowite ignorowanie preferencji pracowników.
• Stosowanie dyskryminujących kryteriów przy kolizji terminów.
• Założenie, że raz przygotowanego planu nie można zmienić.
• Nieaktualizowanie planu po chorobie lub przesunięciu urlopu.
• Traktowanie planu jako ewidencji wszystkich rodzajów nieobecności.
• Brak jasnej procedury faktycznego udzielania urlopu.
• Niespójność między planem a systemem kadrowym.

Plan urlopów – checklista dla działu kadr

Przed przygotowaniem planu

• ☐ sprawdź, czy firma ma obowiązek lub zdecydowała się tworzyć plan,
• ☐ zweryfikuj ewentualne stanowisko organizacji związkowej,
• ☐ ustal wymiar urlopu każdego pracownika,
• ☐ sprawdź urlop zaległy,
• ☐ sprawdź zmiany etatu i zatrudnienie w trakcie roku,
• ☐ wyłącz z planowania część przewidzianą na urlop na żądanie.

Przy układaniu terminów

• ☐ zbierz propozycje pracowników,
• ☐ sprawdź obsadę zespołów,
• ☐ rozwiąż kolizje terminów według obiektywnych zasad,
• ☐ przy podziale urlopu sprawdź możliwość 14 kolejnych dni wypoczynku,
• ☐ zaplanuj wykorzystanie urlopów zaległych w odpowiednim terminie.

Po ustaleniu planu

• ☐ zatwierdź plan zgodnie z procedurą firmy,
• ☐ podaj go pracownikom do wiadomości,
• ☐ określ sposób późniejszego zatwierdzania urlopu,
• ☐ aktualizuj zmiany terminów,
• ☐ kontroluj zgodność z saldem urlopowym i faktycznym wykorzystaniem.

Plan urlopów – podstawa prawna

Najważniejsze przepisy Kodeksu pracy to:

• art. 152 KP – prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego,
• art. 161 KP – obowiązek udzielenia urlopu w roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo,
• art. 162 KP – podział urlopu na części i zasada 14 kolejnych dni kalendarzowych,
• art. 163 KP – plan urlopów, wnioski pracowników, normalny tok pracy oraz wyłączenie urlopu na żądanie,
• art. 164 KP – przesunięcie terminu urlopu,
• art. 165–166 KP – przesunięcie lub wykorzystanie urlopu w późniejszym terminie z powodu określonych usprawiedliwionych nieobecności,
• art. 167 KP – odwołanie pracownika z urlopu,
• art. 167² KP – urlop na żądanie,
• art. 168 KP – urlop zaległy.

Plan urlopów – najczęściej zadawane pytania

Czy plan urlopów jest obowiązkowy w każdej firmie?

Nie. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca nie musi stosować planu. Jeżeli organizacja związkowa działa, odstąpienie od planu jest możliwe po uzyskaniu jej zgody.

W przypadku braku planu terminy urlopów ustala się po porozumieniu z pracownikami.

Kto przygotowuje plan urlopów?

Plan ustala pracodawca. W praktyce jego techniczne przygotowanie może zostać powierzone działowi HR, kadrom albo przełożonym poszczególnych zespołów.

Przy jego tworzeniu trzeba brać pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Kiedy trzeba sporządzić plan urlopów?

Kodeks pracy nie wskazuje konkretnej ustawowej daty. Jeżeli firma stosuje plan roczny, praktycznym rozwiązaniem jest zebranie wniosków i przygotowanie go przed początkiem roku, którego dotyczy.

Szczegółowy termin może zostać określony w regulaminie pracy lub procedurze wewnętrznej.

Czy pracodawca musi zaakceptować termin wskazany przez pracownika?

Nie w każdym przypadku. Pracodawca bierze pod uwagę wniosek, ale musi również zapewnić normalny tok pracy.

Jeżeli jednoczesna nieobecność kilku osób powodowałaby istotne problemy organizacyjne, można zaproponować inne terminy.

Czy w planie wpisuje się urlop na żądanie?

Nie. Art. 163 KP wprost wyłącza z planu część urlopu udzielaną na podstawie art. 167² KP.

Nie oznacza to jednak dodatkowych czterech dni urlopu – są one częścią zwykłego urlopu wypoczynkowego.

Czy urlop zaległy powinien znaleźć się w planie?

Tak, planując wypoczynek pracowników trzeba uwzględnić także istniejące zaległości urlopowe. Co do zasady urlopu zaległego należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Czy plan urlopów może zostać zmieniony?

Tak. Termin może zostać przesunięty m.in. na umotywowany ważnymi przyczynami wniosek pracownika albo z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli jego nieobecność spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Istnieją też przypadki, w których przesunięcie wynika bezpośrednio z przepisów, np. wskutek choroby pracownika.

Czy pracownik może rozpocząć urlop tylko dlatego, że widnieje on w planie?

W praktyce firma powinna mieć jasno określoną procedurę udzielania urlopu. Aktualne wyjaśnienia PIP podkreślają, że samo zaplanowanie terminu nie powinno być traktowane przez pracownika jako prawo do samowolnego rozpoczęcia nieobecności, jeżeli u pracodawcy funkcjonuje dodatkowa procedura zatwierdzania urlopu.

Dlatego warto jednoznacznie określić w regulaminie albo procedurze, czy przed rozpoczęciem wypoczynku wymagane jest dodatkowe potwierdzenie.

Czy pracodawca może przesunąć urlop z powodu dużej liczby zamówień?

Może to być możliwe, jeżeli występują szczególne potrzeby pracodawcy, a nieobecność konkretnego pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Nie wystarczy jednak zwykła wygoda organizacyjna. Przesłanka przewidziana w art. 164 § 2 KP powinna być interpretowana w odniesieniu do konkretnych okoliczności.

Co dzieje się z urlopem zaplanowanym na czas choroby?

Jeżeli pracownik jest niezdolny do pracy wskutek choroby i nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie, pracodawca jest obowiązany przesunąć go na później.

Jeżeli niezdolność do pracy powstanie w trakcie wypoczynku, część urlopu niewykorzystaną z przyczyn określonych w Kodeksie pracy należy udzielić później.

Czy istnieje urzędowy wzór planu urlopów?

Nie. Przepisy nie określają jednego obowiązującego formularza. Pracodawca może stworzyć własny wzór dopasowany do wielkości firmy, struktury organizacyjnej i używanego systemu kadrowego.

Najważniejsze jest, aby plan umożliwiał prawidłowe ustalenie terminów i kontrolę realizacji urlopów.

Podsumowanie

Dobry plan urlopów powinien łączyć prawidłowe ustalenie uprawnień pracowników z realnymi potrzebami organizacyjnymi firmy.

Najbezpieczniejsza kolejność pracy działu kadr wygląda następująco:

ustalenie obowiązku tworzenia planu → weryfikacja wymiarów urlopu → kontrola zaległości → wyłączenie urlopu na żądanie → zebranie wniosków → analiza obsady → ustalenie terminów → ogłoszenie planu → bieżące aktualizowanie → kontrola faktycznego wykorzystania.

Sam plan nie powinien zastępować prawidłowo prowadzonego salda urlopowego ani procedury udzielania urlopu. Jest przede wszystkim narzędziem organizacyjnym, które pozwala zaplanować wypoczynek bez utraty ciągłości pracy firmy.

Stan prawny artykułu: 24 września 2026 r. Materiał ma charakter informacyjny. Przy nietypowych sytuacjach należy każdorazowo zweryfikować aktualne przepisy oraz regulacje obowiązujące u konkretnego pracodawcy.

O autorze

Napisane przez: Arkadiusz Czapla

Specjalista z zakresu administracji kadrowo-płacowej oraz ubezpieczeń społecznych z ponad 20-letnim, zawodowym doświadczeniem. Na co dzień doradza firmom we wdrażaniu optymalizacji procesów płacowych i pomaga pracodawcom skutecznie przygotować dokumentację pod kątem audytów Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz kontroli ZUS. Ceniony za umiejętność przełożenia skomplikowanego, ustawowego języka prawnego na użyteczne w praktyce i przystępne wskazówki dla działów HR. Aktywnie angażuje się w bezpłatne poradnictwo dla obywateli, pomagając im weryfikować poprawność rozliczeń pracowniczych i dbać o rzetelne ustalanie praw do świadczeń.