Badania lekarskie pracowników a obowiązki kadr. Wszystko co musisz wiedzieć

Stan prawny: 3 października 2026 r.

Badania profilaktyczne pracowników są jednym z najważniejszych etapów poprzedzających dopuszczenie do pracy oraz jednym z obowiązków, które dział kadr musi monitorować przez cały okres zatrudnienia. Nie wystarczy samo skierowanie pracownika do placówki medycyny pracy. HR powinien wiedzieć, kiedy wymagane jest badanie wstępne, okresowe lub kontrolne, kiedy można skorzystać z wcześniejszego orzeczenia, co musi znaleźć się w skierowaniu oraz gdzie przechowywać dokumentację.

Podstawową zasadą wynikającą z art. 229 § 4 Kodeksu pracy jest zakaz dopuszczenia pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku w warunkach opisanych w skierowaniu.

Oznacza to, że dla działu HR znaczenie ma nie tylko samo posiadanie „ważnych badań”, ale również ich zgodność z rzeczywistym stanowiskiem i warunkami pracy.

Badania profilaktyczne są jednym z elementów całego procesu obsługi zatrudnienia. Szerszą ścieżkę – od nawiązania stosunku pracy po zakończenie zatrudnienia – omawiamy w poradniku stosunek pracy – obowiązki kadr i HR krok po kroku.

Jakie badania lekarskie pracowników wyróżnia Kodeks pracy?

W ramach podstawowej profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami wyróżnia się trzy główne rodzaje badań:

• wstępne,
• okresowe,
• kontrolne.

Każde z nich ma inny cel i jest wykonywane w innym momencie zatrudnienia.

Badania wstępne dotyczą przede wszystkim osób przyjmowanych do pracy oraz określonych pracowników przenoszonych na inne stanowiska.

Badania okresowe są wykonywane w trakcie zatrudnienia w terminach wynikających z orzeczenia lekarza medycyny pracy.

Badania kontrolne służą ustaleniu, czy pracownik po dłuższej chorobie może ponownie wykonywać pracę na dotychczasowym stanowisku.

↑ Wróć do spisu treści

1. Badania wstępne – kto musi je wykonać?

Wstępnym badaniom lekarskim podlegają przede wszystkim osoby przyjmowane do pracy.

Obowiązek może również powstać wobec pracownika już zatrudnionego.

Badaniom wstępnym podlegają bowiem również:

• pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy,
• inni pracownicy przenoszeni na stanowiska, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia albo warunki uciążliwe.

Nie należy więc utożsamiać badań wstępnych wyłącznie z pierwszym dniem zatrudnienia nowej osoby.

Badanie powinno poprzedzać dopuszczenie do pracy

HR powinien zaplanować proces w taki sposób, aby odpowiednie orzeczenie zostało uzyskane przed momentem, w którym pracownik ma faktycznie rozpocząć wykonywanie obowiązków.

Nieprawidłowa jest praktyka:

„pracownik zacznie dzisiaj, a badania zrobi w przyszłym tygodniu”.

Jeżeli orzeczenie jest wymagane, pracownik nie powinien zostać dopuszczony do pracy przed jego uzyskaniem.

Ten etap warto połączyć z całą kontrolą dokumentów przed rozpoczęciem zatrudnienia. Pomocna będzie umowa o pracę – checklista dla kadr i HR.

↑ Wróć do spisu treści

2. Kiedy nie trzeba wykonywać nowych badań wstępnych?

Kodeks pracy przewiduje wyjątki od obowiązku przeprowadzania nowych badań wstępnych.

Pierwszy dotyczy ponownego zatrudnienia u tego samego pracodawcy.

Nowe badania wstępne nie są wymagane, jeżeli osoba jest ponownie przyjmowana:

• do tego samego pracodawcy,
• na to samo stanowisko albo stanowisko o takich samych warunkach pracy,
• w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą.

Nie wystarczy ta sama nazwa stanowiska

Dla HR kluczowe jest sformułowanie „takie same warunki pracy”.

Nie należy przyjmować, że stanowiska są równoważne wyłącznie dlatego, że w obu umowach wpisano np. „magazynier”, „specjalista” albo „operator”.

Trzeba sprawdzić rzeczywiste warunki wykonywania pracy oraz narażenia występujące na stanowisku.

↑ Wróć do spisu treści

3. Czy można wykorzystać badania wykonane u poprzedniego pracodawcy?

Tak, ale tylko po spełnieniu warunków określonych w art. 229 Kodeksu pracy.

Osoba przyjmowana do pracy u innego pracodawcy może nie podlegać nowym badaniom wstępnym, jeżeli:

• zatrudnienie następuje w ciągu 30 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy,
• osoba posiada aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy,
• pracodawca otrzyma skierowanie, które było podstawą wydania tego orzeczenia,
• nowy pracodawca stwierdzi, że warunki opisane w tym skierowaniu odpowiadają warunkom występującym na nowym stanowisku.

Wyjątku nie stosuje się do osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Osoba pracująca jednocześnie u dwóch pracodawców

Podobny mechanizm może być stosowany w przypadku osoby, która pozostaje jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą.

Również wtedy HR powinien uzyskać:

• aktualne orzeczenie,
• skierowanie stanowiące podstawę jego wydania,
• i porównać warunki pracy.

Co jeśli warunki nie odpowiadają?

Jeżeli pracodawca stwierdzi, że warunki opisane w poprzednim skierowaniu nie odpowiadają nowemu stanowisku, nie powinien korzystać z tego wyjątku.

Dokumenty przedstawione w celu zastosowania wyjątku należy w takim przypadku zwrócić osobie przyjmowanej do pracy i wystawić własne skierowanie na badanie.

↑ Wróć do spisu treści

4. Badania okresowe – kto ustala termin?

Każdy pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 229 Kodeksu pracy.

Termin kolejnego badania jest związany z orzeczeniem wydanym przez lekarza przeprowadzającego badanie profilaktyczne.

Dział HR nie powinien samodzielnie ustalać częstotliwości badań według zasady:

„wszyscy pracownicy biurowi co cztery lata”.

Ważność należy monitorować indywidualnie według orzeczenia pracownika.

Nie czekaj do ostatniego dnia

Jeżeli aktualne orzeczenie obowiązuje do określonej daty, skierowanie powinno zostać przygotowane z odpowiednim wyprzedzeniem, aby pracownik zdążył wykonać badanie przed utratą aktualności dotychczasowego orzeczenia.

Przepisy nie tworzą dla działu HR „okresu tolerancji” po wygaśnięciu ważności badań.

Jeżeli pracownik nie posiada już aktualnego orzeczenia, nie powinien być dopuszczony do pracy wymagającej takiego orzeczenia.

↑ Wróć do spisu treści

5. Badania kontrolne po chorobie – kiedy są obowiązkowe?

Badaniom kontrolnym podlega pracownik, którego niezdolność do pracy spowodowana chorobą trwała dłużej niż 30 dni.

Celem badania jest ustalenie zdolności pracownika do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku.

Badanie przed powrotem do wykonywania pracy

HR powinien wychwycić długotrwałą nieobecność przed planowanym powrotem pracownika.

Najbezpieczniejszy proces wygląda następująco:

identyfikacja nieobecności powyżej 30 dni → przygotowanie skierowania → badanie kontrolne → aktualne orzeczenie → dopuszczenie do pracy.

Nie należy najpierw dopuścić pracownika do wykonywania obowiązków „na kilka godzin”, a dopiero później wysyłać go do lekarza medycyny pracy.

Przyczyna choroby nie zmienia podstawowej zasady

Dla obowiązku kontrolnego zasadnicze znaczenie ma długotrwała niezdolność do pracy spowodowana chorobą oraz jej długość, a nie to, czy pracownik chorował np. na infekcję, przeszedł operację czy cierpiał na inną chorobę.

Dział kadr nie powinien żądać od pracownika informacji o diagnozie tylko po to, aby ustalić obowiązek badania kontrolnego.

↑ Wróć do spisu treści

6. Pracownika nie można dopuścić do pracy bez aktualnego orzeczenia

Jedna z najważniejszych zasad dla działu HR wynika z art. 229 § 4 Kodeksu pracy.

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do:

• pracy na określonym stanowisku,
• w warunkach pracy opisanych w skierowaniu.

Z tego powodu nie wystarczy zweryfikować wyłącznie daty ważności dokumentu.

Orzeczenie musi odpowiadać stanowisku

Przykładowo aktualne orzeczenie wystawione dla stanowiska administracyjnego nie daje automatycznie podstawy do dopuszczenia pracownika do pracy na stanowisku produkcyjnym, na którym występują odmienne narażenia.

Zmiana warunków może mieć znaczenie

Jeżeli rzeczywiste warunki pracy odbiegają od tych opisanych w skierowaniu, aktualność daty na orzeczeniu nie usuwa problemu.

Podstawą orzeczenia jest bowiem ocena pracownika w odniesieniu do warunków przedstawionych lekarzowi przez pracodawcę.

Uzyskanie prawidłowego orzeczenia medycyny pracy nie zamyka jeszcze procesu przygotowania pracownika do wykonywania obowiązków. Przed dopuszczeniem do pracy trzeba również sprawdzić wymagania szkoleniowe. Zobacz, jak prawidłowo przeprowadzić szkolenie wstępne BHP, instruktaż stanowiskowy i kontrolować terminy szkoleń okresowych.

↑ Wróć do spisu treści

7. Skierowanie na badania lekarskie – co musi zawierać?

Badania wstępne, okresowe i kontrolne przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę.

Skierowanie wydaje się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje osoba kierowana na badania.

Dokument powinien obejmować przede wszystkim:

• rodzaj badania profilaktycznego,
• stanowisko pracy,
• w odpowiednich przypadkach stanowiska pracy, na których osoba może być zatrudniona,
• opis warunków pracy,
• informacje o występujących czynnikach niebezpiecznych, szkodliwych lub uciążliwych,
• informacje o innych czynnikach wynikających ze sposobu wykonywania pracy,
• wielkość narażenia,
• aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych – jeżeli występują.

Można wskazać więcej niż jedno stanowisko

W przypadku osoby przyjmowanej do pracy lub pracownika przenoszonego na inne stanowisko pracodawca może wskazać w skierowaniu dwa lub więcej stanowisk pracy, w kolejności odpowiadającej potrzebom zakładu.

↑ Wróć do spisu treści

8. Opis warunków pracy – dlaczego jest tak ważny?

Lekarz wydaje orzeczenie na podstawie nie tylko badania osoby, ale również oceny zagrożeń związanych z konkretnym stanowiskiem.

Dlatego niedokładny opis warunków pracy może oznaczać, że lekarz nie otrzyma pełnej informacji potrzebnej do prawidłowej oceny zdolności do pracy.

HR powinien więc sprawdzać m.in.:

• czy zmieniła się technologia wykonywania pracy,
• czy pojawiły się nowe substancje lub czynniki,
• czy zmieniły się wyniki pomiarów,
• czy zmienił się sposób wykonywania pracy,
• czy doszły obowiązki związane z prowadzeniem pojazdów lub obsługą urządzeń,
• czy zmieniło się obciążenie fizyczne,
• czy stanowisko wymaga pracy przy monitorze ekranowym,
• czy występuje praca na wysokości lub inne szczególne warunki.

Nie wszystkie te elementy wystąpią na każdym stanowisku. Skierowanie ma odzwierciedlać rzeczywiste warunki konkretnej pracy.

Nie wpisuj „brak czynników” bez weryfikacji

Popularne automatyczne sformułowanie „brak czynników szkodliwych i uciążliwych” powinno być stosowane dopiero po sprawdzeniu warunków stanowiska.

To szczególnie ważne, jeżeli firma wykorzystuje jeden wzór dla wielu różnych grup zawodowych.

↑ Wróć do spisu treści

9. Kto ponosi koszt badań medycyny pracy?

Co do zasady koszty badań profilaktycznych wymaganych przez Kodeks pracy ponosi pracodawca.

Dotyczy to badań:

• wstępnych,
• okresowych,
• kontrolnych.

Pracodawca ponosi również inne koszty profilaktycznej opieki zdrowotnej niezbędnej ze względu na warunki pracy.

Nieprawidłowa byłaby więc praktyka polegająca na skierowaniu kandydata lub pracownika na obowiązkowe badanie z informacją:

„proszę wykonać badanie prywatnie na własny koszt”.

↑ Wróć do spisu treści

10. Czy badania wykonuje się w godzinach pracy?

Kodeks pracy stanowi, że badania okresowe i kontrolne przeprowadza się w miarę możliwości w godzinach pracy.

Za czas niewykonywania pracy w związku z tymi badaniami pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Jeżeli badanie okresowe albo kontrolne wymaga przejazdu do innej miejscowości, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów przejazdu według zasad dotyczących podróży służbowych.

↑ Wróć do spisu treści

11. Co dział kadr powinien sprawdzić na orzeczeniu lekarskim?

Po otrzymaniu orzeczenia HR powinien zweryfikować co najmniej:

• tożsamość osoby, której dotyczy dokument,
• rodzaj badania,
• stanowisko lub stanowiska pracy,
• wynik orzeczenia dotyczący zdolności do pracy,
• datę wydania,
• datę następnego badania okresowego – jeżeli została wskazana,
• zgodność stanowiska z dokumentacją zatrudnienia.

HR nie powinien natomiast oczekiwać od lekarza informacji o rozpoznaniu choroby pracownika czy pełnej dokumentacji medycznej.

Rolą pracodawcy jest otrzymanie informacji niezbędnej do ustalenia możliwości dopuszczenia pracownika do pracy oraz realizacji obowiązków wynikających z orzeczenia.

Nowy element – zalecenie dotyczące korekcji wzroku

Po zmianach z 2026 r. orzeczenie może zawierać również informację dla pracodawcy wynikającą z warunków pracy dotyczącą zapewnienia pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok zgodnie z właściwymi przepisami BHP.

HR powinien więc po otrzymaniu orzeczenia sprawdzić nie tylko wynik „zdolny/niezdolny”, ale również ewentualne zalecenia skierowane do pracodawcy.

↑ Wróć do spisu treści

12. Orzeczenia medycyny pracy – ważne zmiany w 2026 r.

W 2026 r. zmieniły się zasady wystawiania i przekazywania orzeczeń lekarskich.

Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. weszło w życie 17 kwietnia 2026 r.

Nowe przepisy przewidują możliwość sporządzania orzeczenia:

• w postaci elektronicznej albo
• w przypadkach przewidzianych przepisami – w postaci papierowej.

Elektroniczne orzeczenie

Orzeczenie sporządzone elektronicznie jest zapisywane i przechowywane w Systemie Informacji Medycznej.

Dane z orzeczenia są udostępniane osobie badanej m.in. przez Internetowe Konto Pacjenta.

Na żądanie osoby badanej możliwe jest również otrzymanie wydruku dokumentu na zasadach określonych w przepisach.

Jak orzeczenie trafia do pracodawcy?

Podstawowa jednostka służby medycyny pracy, w której przeprowadzono badanie, przekazuje orzeczenie pracodawcy w terminie i w sposób określony w umowie zawartej pomiędzy pracodawcą a jednostką medycyny pracy.

↑ Wróć do spisu treści

13. Okres przejściowy – co HR musi wiedzieć w październiku 2026 r.?

Na dzień publikacji tego artykułu obowiązuje jeszcze przepis przejściowy.

Nowe rozporządzenie weszło w życie 17 kwietnia 2026 r., ale orzeczenia mogą być przez okres 6 miesięcy od tej daty wystawiane i przekazywane również według dotychczasowych przepisów.

Oznacza to, że okres przejściowy kończy się w październiku 2026 r.

Nie należy zakładać, że sposób obiegu dokumentów stosowany w firmie przez ostatnie lata będzie można bez zmian stosować po zakończeniu regulacji przejściowej.

↑ Wróć do spisu treści

14. Czy pracodawca może odwołać się od orzeczenia?

Tak.

Prawo do odwołania od orzeczenia przysługuje zarówno:

• osobie badanej,
• pracodawcy, który wydał skierowanie.

Odwołanie wraz z uzasadnieniem wnosi się w terminie 7 dni od dnia otrzymania orzeczenia.

Po zmianach z 2026 r. odwołanie jest wnoszone za pośrednictwem podstawowej jednostki służby medycyny pracy, w której orzeczenie zostało wydane, do właściwego podmiotu odwoławczego.

Orzeczenie wydane w trybie odwoławczym jest ostateczne.

Kiedy HR powinien rozważyć odwołanie?

Nie chodzi o kwestionowanie medycznej oceny lekarza dlatego, że wynik jest organizacyjnie niewygodny dla pracodawcy.

Odwołanie może wymagać analizy np. wtedy, gdy istnieje uzasadniona wątpliwość co do tego, czy orzeczenie odpowiada stanowisku lub warunkom prawidłowo wskazanym w skierowaniu.

Ze względu na krótki termin informacja o orzeczeniu wymagającym analizy powinna trafić do odpowiedzialnej osoby w HR niezwłocznie.

↑ Wróć do spisu treści

15. Gdzie przechowywać skierowania i orzeczenia lekarskie?

Nie wszystkie dokumenty medycyny pracy trafiają automatycznie do tej samej części akt osobowych.

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej rozróżnia ich miejsce w zależności od podstawy badania.

Część A

W części A przechowuje się wskazane w rozporządzeniu skierowania i orzeczenia związane m.in. z badaniami dotyczącymi osoby przyjmowanej do pracy oraz dokumenty wykorzystane przy zastosowaniu wyjątku od nowych badań wstępnych.

Część B

W części B przechowuje się m.in. skierowania i orzeczenia dotyczące:

• określonych badań wstępnych pracownika przenoszonego na inne stanowisko,
• badań okresowych,
• badań kontrolnych.

Część C

W części C mogą znaleźć się określone skierowania i orzeczenia związane z okresowymi badaniami po rozwiązaniu stosunku pracy w przypadku wcześniejszego narażenia na substancje i czynniki rakotwórcze lub pyły zwłókniające.

Podział dokumentów A–E oraz zasady numerowania, chronologii i prowadzenia wykazów szczegółowo omawiamy w poradniku akta osobowe pracownika – części A–E i obowiązki kadr.

↑ Wróć do spisu treści

16. Zmiana stanowiska – czy zawsze trzeba robić nowe badania?

Nie każda zmiana nazwy stanowiska automatycznie powoduje obowiązek nowych badań wstępnych.

Kodeks pracy wymaga ich m.in. w przypadku:

• pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowisko,
• innych pracowników przenoszonych na stanowisko, na którym występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.

Jednocześnie pracodawca cały czas odpowiada za to, aby pracownik posiadał aktualne orzeczenie odpowiadające rzeczywistemu stanowisku i warunkom pracy.

Dlatego HR powinien badać zmianę warunków, a nie tylko nazwę

Przykład:

Pracownik zostaje awansowany ze „specjalisty” na „starszego specjalistę”, ale wykonuje pracę w tych samych warunkach. Samo dodanie słowa „starszy” nie przesądza jeszcze o obowiązku nowych badań.

Inaczej należy oceniać sytuację, gdy wraz z awansem pracownik zaczyna wykonywać pracę w hali produkcyjnej, obsługiwać nowe urządzenia albo zostaje narażony na czynniki, których wcześniej nie było.

↑ Wróć do spisu treści

17. Badania po zakończeniu pracy w szczególnym narażeniu

Szczególne zasady dotyczą pracowników zatrudnianych w warunkach narażenia na działanie:

• substancji i czynników rakotwórczych,
• pyłów zwłókniających.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić takim osobom okresowe badania również:

• po zaprzestaniu pracy w kontakcie z tymi czynnikami,
• po rozwiązaniu stosunku pracy – jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami.

To kolejny przykład pokazujący, że obowiązki związane z medycyną pracy nie zawsze kończą się ostatniego dnia zatrudnienia.

↑ Wróć do spisu treści

18. Najczęstsze błędy działów kadr przy badaniach lekarskich

Podczas audytu procesu medycyny pracy warto szczególnie sprawdzić następujące sytuacje:

• dopuszczenie pracownika do pracy przed otrzymaniem aktualnego orzeczenia,
• sprawdzanie wyłącznie daty ważności bez kontroli stanowiska,
• korzystanie z badania poprzedniego pracodawcy bez uzyskania skierowania będącego jego podstawą,
• porównywanie jedynie nazw stanowisk zamiast warunków pracy,
• korzystanie z wyjątku przy pracach szczególnie niebezpiecznych,
• niewystawienie badania kontrolnego po chorobie trwającej dłużej niż 30 dni,
• wpisywanie nieaktualnych czynników do skierowania,
• brak aktualnych wyników pomiarów w skierowaniu, gdy są wymagane,
• automatyczne kopiowanie skierowania poprzedniego pracownika,
• opóźnienie badania okresowego do momentu wygaśnięcia poprzedniego orzeczenia,
• umieszczanie wszystkich dokumentów medycyny pracy w części B akt osobowych,
• nieuwzględnienie zmian w obiegu orzeczeń obowiązujących od 2026 r.,
• brak procedury monitorowania terminów kolejnych badań.

↑ Wróć do spisu treści

Case study: kandydat przynosi „ważne badania” od poprzedniego pracodawcy

Sytuacja: firma zatrudnia pracownika na stanowisku magazyniera.

Kandydat zakończył zatrudnienie u poprzedniego pracodawcy 12 dni wcześniej i przedstawia aktualne orzeczenie medycyny pracy. Na dokumencie znajduje się stanowisko „magazynier”.

Kierownik mówi do HR:

„Stanowisko jest takie samo, więc nie musimy robić badań”.

HR nie powinien jeszcze podejmować takiej decyzji.

Krok 1 – sprawdź termin

Warunek 30 dni jest spełniony – od zakończenia poprzedniego stosunku pracy minęło 12 dni.

To jednak dopiero pierwszy element kontroli.

Krok 2 – zażądaj skierowania, na podstawie którego wydano orzeczenie

Samo orzeczenie z napisem „magazynier” nie pozwala prawidłowo porównać warunków zatrudnienia.

Pracodawca powinien uzyskać również skierowanie będące podstawą wydania tego orzeczenia.

Krok 3 – porównaj warunki pracy

Ze skierowania poprzedniego pracodawcy wynika, że pracownik:

• wykonywał pracę wyłącznie na poziomie podłogi,
• nie obsługiwał wózków,
• nie pracował w strefie podwyższonego hałasu,
• nie wykonywał ręcznego transportu cięższych ładunków.

W nowej firmie stanowisko „magazynier” obejmuje natomiast:

• pracę w innym środowisku hali,
• inne obciążenie fizyczne,
• narażenie na hałas,
• dodatkowe czynności niewystępujące u poprzedniego pracodawcy.

Krok 4 – nie kieruj się nazwą stanowiska

Mimo identycznej nazwy stanowiska HR nie powinien automatycznie uznać warunków za odpowiadające sobie.

Warunki przedstawione lekarzowi przy poprzednim badaniu nie odpowiadają warunkom nowej pracy.

Krok 5 – zwróć niewykorzystane dokumenty

Jeżeli przesłanki wyjątku nie są spełnione, przedstawione w tym celu skierowanie oraz orzeczenie należy zwrócić osobie przyjmowanej do pracy.

Krok 6 – wystaw własne skierowanie

Pracodawca powinien wystawić skierowanie uwzględniające rzeczywiste warunki nowego stanowiska i skierować osobę na badanie wstępne.

Krok 7 – dopiero po uzyskaniu właściwego orzeczenia dopuść do pracy

Pracownik może rozpocząć wykonywanie pracy po spełnieniu wymogów dotyczących aktualnego orzeczenia oraz pozostałych obowiązków związanych z dopuszczeniem do pracy.

Wniosek dla HR: „ważne badania” nie są dokumentem uniwersalnym. Ich przydatność zależy od stanowiska i warunków pracy, które były podstawą badania.

↑ Wróć do spisu treści

Porada eksperta: zbuduj proces medycyny pracy, a nie kalendarz dat

↑ Wróć do spisu treści

Checklista HR – badania lekarskie pracownika

Przed zatrudnieniem

• ☐ ustal stanowisko, na którym osoba ma pracować,
• ☐ zweryfikuj rzeczywiste warunki pracy,
• ☐ sprawdź ocenę ryzyka zawodowego,
• ☐ ustal czynniki niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe,
• ☐ sprawdź aktualne wyniki pomiarów, jeżeli są wymagane,
• ☐ przygotuj skierowanie na badanie wstępne.

Jeżeli kandydat przedstawia wcześniejsze badania

• ☐ sprawdź aktualność orzeczenia,
• ☐ sprawdź termin 30 dni, jeżeli ma zastosowanie,
• ☐ uzyskaj skierowanie będące podstawą poprzedniego orzeczenia,
• ☐ porównaj warunki pracy,
• ☐ nie kieruj się wyłącznie nazwą stanowiska,
• ☐ sprawdź, czy nowa praca nie należy do prac szczególnie niebezpiecznych,
• ☐ jeżeli warunki nie odpowiadają – wystaw nowe skierowanie.

Kontrola skierowania

• ☐ prawidłowy rodzaj badania,
• ☐ prawidłowa nazwa stanowiska,
• ☐ aktualny opis warunków pracy,
• ☐ wykazane właściwe czynniki,
• ☐ podana wielkość narażenia, jeżeli dotyczy,
• ☐ uwzględnione aktualne wyniki badań i pomiarów,
• ☐ skierowanie sporządzono w wymaganej liczbie egzemplarzy.

Po otrzymaniu orzeczenia

• ☐ sprawdź dane pracownika,
• ☐ sprawdź stanowisko,
• ☐ sprawdź wynik orzeczenia,
• ☐ sprawdź datę kolejnego badania,
• ☐ sprawdź ewentualne zalecenia dla pracodawcy,
• ☐ wprowadź termin kolejnego badania do systemu,
• ☐ prawidłowo zakwalifikuj dokument do akt osobowych.

Badania okresowe

• ☐ system monitoruje datę następnego badania,
• ☐ skierowanie jest przygotowane z wyprzedzeniem,
• ☐ opis stanowiska został ponownie zweryfikowany,
• ☐ badanie jest organizowane w miarę możliwości w godzinach pracy.

Powrót po chorobie

• ☐ sprawdź długość niezdolności do pracy,
• ☐ przy chorobie trwającej dłużej niż 30 dni przygotuj badanie kontrolne,
• ☐ nie dopuść pracownika do pracy przed uzyskaniem właściwego orzeczenia.

Kontrola procesu po zmianach z 2026 r.

• ☐ sprawdź umowę z podstawową jednostką służby medycyny pracy,
• ☐ ustal sposób przekazywania elektronicznych orzeczeń,
• ☐ ustal osobę odpowiedzialną za ich odbiór,
• ☐ zweryfikuj procedurę po zakończeniu okresu przejściowego,
• ☐ dostosuj obieg dokumentów do elektronicznej dokumentacji, jeżeli firma ją stosuje.

↑ Wróć do spisu treści

FAQ – badania lekarskie pracowników

Czy każdy nowy pracownik musi wykonać badania wstępne?

Co do zasady osoby przyjmowane do pracy podlegają badaniom wstępnym, ale art. 229 Kodeksu pracy przewiduje wyjątki m.in. przy ponownym zatrudnieniu oraz w określonych przypadkach posiadania aktualnego orzeczenia z poprzedniego zatrudnienia.

Czy można wykorzystać badania od poprzedniego pracodawcy?

Tak, jeżeli spełnione są ustawowe warunki, w tym wymagania dotyczące aktualności orzeczenia, terminu oraz zgodności warunków pracy opisanych w poprzednim skierowaniu z nowym stanowiskiem.

Czy wystarczy samo orzeczenie od poprzedniego pracodawcy?

Nie. W przypadku korzystania z wyjątku pracodawca żąda również skierowania, które było podstawą wydania tego orzeczenia.

Czy taka sama nazwa stanowiska oznacza takie same warunki pracy?

Nie. HR powinien porównać rzeczywiste warunki pracy i narażenia opisane w skierowaniu.

Czy można wykorzystać wcześniejsze badania przy pracy szczególnie niebezpiecznej?

Wyjątek dotyczący wykorzystania orzeczenia z poprzedniego zatrudnienia nie obejmuje osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Kiedy trzeba zrobić badania kontrolne?

Gdy niezdolność do pracy spowodowana chorobą trwała dłużej niż 30 dni.

Czy dokładnie 30 dni choroby oznacza obowiązkowe badanie kontrolne?

Art. 229 § 2 posługuje się sformułowaniem „dłużej niż 30 dni”.

Czy pracownik może wrócić na jeden dzień i później zrobić badania?

Jeżeli wymagane jest aktualne orzeczenie kontrolne, pracownik nie powinien zostać dopuszczony do wykonywania pracy przed jego uzyskaniem.

Kto płaci za badania medycyny pracy?

Badania profilaktyczne wymagane przez Kodeks pracy są co do zasady przeprowadzane na koszt pracodawcy.

Czy badania okresowe odbywają się w godzinach pracy?

Badania okresowe i kontrolne przeprowadza się w miarę możliwości w godzinach pracy, a za czas niewykonywania pracy w związku z nimi pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Czy skierowanie może zawierać dwa stanowiska?

Tak. W odpowiednich przypadkach pracodawca może wskazać w skierowaniu dwa lub więcej stanowisk pracy w kolejności odpowiadającej potrzebom zakładu.

Czy orzeczenie medycyny pracy może być elektroniczne?

Tak. Po zmianach z 2026 r. przepisy przewidują elektroniczną postać orzeczenia, przy zachowaniu przypadków, w których dokument jest wystawiany papierowo.

Kto przekazuje elektroniczne orzeczenie pracodawcy?

Podstawowa jednostka służby medycyny pracy przekazuje je pracodawcy w terminie i w sposób określonych w umowie zawartej z tą jednostką.

Czy pracodawca może odwołać się od orzeczenia?

Tak. Prawo do odwołania przysługuje również pracodawcy, który wydał skierowanie. Termin wynosi 7 dni od otrzymania orzeczenia.

Gdzie przechowuje się badania lekarskie?

Skierowania i orzeczenia przechowuje się w aktach osobowych, ale właściwa część A, B lub C zależy od rodzaju i podstawy badania.

↑ Wróć do spisu treści

Badania lekarskie pracowników – najważniejsze zasady dla kadr

Prawidłowa obsługa badań profilaktycznych powinna opierać się na kolejności:

rzeczywiste stanowisko → warunki i narażenia → prawidłowe skierowanie → właściwe badanie → aktualne orzeczenie → dopuszczenie do pracy → prawidłowa dokumentacja → monitoring kolejnego terminu.

Najważniejszym błędem jest traktowanie orzeczenia medycyny pracy jako uniwersalnego dokumentu potwierdzającego ogólną „zdolność do pracy”. Orzeczenie dotyczy określonego stanowiska i warunków przedstawionych lekarzowi w skierowaniu.

W 2026 r. dodatkowej uwagi wymaga również nowy model wystawiania i przekazywania orzeczeń elektronicznych. Dział HR powinien zweryfikować umowę i proces współpracy z jednostką medycyny pracy przed zakończeniem okresu przejściowego.

Po otrzymaniu skierowania i orzeczenia trzeba również prawidłowo umieścić dokumenty w dokumentacji pracownika. Pełne zasady omawiamy w poradniku akta osobowe pracownika – części A–E i obowiązki kadr.

↑ Wróć do spisu treści

Podstawa prawna

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 1245, w szczególności art. 226–231 oraz art. 283,
• rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy, tekst jednolity Dz.U. z 2023 r. poz. 607, ze zmianami,
• rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy – Dz.U. z 2026 r. poz. 456,
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 474.

Materiał ma charakter informacyjny i został przygotowany dla pracowników działów kadr i HR. Przy stosowaniu przepisów należy każdorazowo uwzględnić rzeczywiste warunki stanowiska pracy, aktualną ocenę ryzyka zawodowego, przepisy szczególne dotyczące danej grupy pracowników oraz aktualny stan prawny.

Napisane przez: Arkadiusz Czapla

Specjalista z zakresu administracji kadrowo-płacowej oraz ubezpieczeń społecznych z ponad 20-letnim, zawodowym doświadczeniem. Na co dzień doradza firmom we wdrażaniu optymalizacji procesów płacowych i pomaga pracodawcom skutecznie przygotować dokumentację pod kątem audytów Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz kontroli ZUS. Ceniony za umiejętność przełożenia skomplikowanego, ustawowego języka prawnego na użyteczne w praktyce i przystępne wskazówki dla działów HR. Aktywnie angażuje się w bezpłatne poradnictwo dla obywateli, pomagając im weryfikować poprawność rozliczeń pracowniczych i dbać o rzetelne ustalanie praw do świadczeń.