Stosunek pracy – obowiązki kadr i HR krok po kroku

Stan prawny: 2 października 2026 r.

Obsługa stosunku pracy nie kończy się na przygotowaniu umowy o pracę. Dla działu kadr i HR jest to proces rozpoczynający się jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy, obejmujący cały okres zatrudnienia i kończący się dopiero po prawidłowym przeprowadzeniu czynności związanych z ustaniem stosunku pracy oraz zabezpieczeniem dokumentacji pracowniczej.

W praktyce oznacza to konieczność kontrolowania nie tylko treści dokumentów, ale również terminów, sposobu wykonywania pracy, zmian warunków zatrudnienia, czasu pracy, urlopów, wynagrodzenia, uprawnień pracownika oraz prawidłowości procedur związanych z rozwiązaniem umowy.

W tym artykule przedstawiamy najważniejsze etapy obsługi stosunku pracy z perspektywy działu kadr i HR – od ustalenia właściwej podstawy zatrudnienia aż po wydanie świadectwa pracy i zamknięcie dokumentacji pracowniczej.

Czym jest stosunek pracy?

Punktem wyjścia dla działu kadr powinien być art. 22 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Do podstawowych cech stosunku pracy należą przede wszystkim:

• osobiste wykonywanie pracy,
• wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy,
• podporządkowanie kierownictwu pracodawcy,
• wykonywanie pracy w warunkach organizowanych przez pracodawcę,
• odpłatność pracy,
• ponoszenie zasadniczego ryzyka związanego z zatrudnieniem przez pracodawcę.

Sama nazwa zawartej umowy nie rozstrzyga o charakterze zatrudnienia. Jeżeli praca jest wykonywana w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, niedopuszczalne jest zastępowanie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy właściwych dla stosunku pracy.

Dlaczego w 2026 r. ma to szczególne znaczenie?

Od 8 lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy dysponuje rozszerzonymi instrumentami dotyczącymi badania przypadków wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych w warunkach właściwych dla stosunku pracy.

Od tej daty uprawniony podmiot może również wystąpić do Głównego Inspektora Pracy o indywidualną interpretację dotyczącą tego, czy przedstawiony stosunek prawny stanowi stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy.

Dla HR oznacza to, że kwalifikacja podstawy zatrudnienia powinna poprzedzać przygotowanie dokumentów. Nie należy rozpoczynać od pytania „jaki wzór umowy zastosować?”, lecz od pytania „w jakich warunkach ta osoba będzie faktycznie wykonywać pracę?”.

↑ Wróć do spisu treści

1. Nawiązanie stosunku pracy – co powinny sprawdzić kadry?

Pierwszy etap obejmuje działania poprzedzające dopuszczenie pracownika do pracy oraz prawidłowe zawarcie umowy.

Do podstawowych zadań działu kadr należy w szczególności:

• ustalenie prawidłowej podstawy zatrudnienia,
• pozyskanie danych, których pracodawca może zgodnie z prawem żądać od kandydata i pracownika,
• ustalenie rodzaju umowy o pracę,
• określenie warunków pracy i płacy,
• zweryfikowanie obowiązków dotyczących badań profilaktycznych,
• zapewnienie wymaganych szkoleń z zakresu BHP,
• przygotowanie dokumentów wymaganych przed rozpoczęciem pracy,
• założenie dokumentacji pracowniczej.

Szczegółową kontrolę czynności poprzedzających zawarcie umowy opisujemy w osobnym poradniku:
umowa o pracę – checklista dla kadr i HR.

Rodzaje umów o pracę

Kodeks pracy przewiduje umowę o pracę:

• na okres próbny,
• na czas określony,
• na czas nieokreślony.

W przypadku umów na czas określony dział kadr powinien dodatkowo kontrolować limity wynikające z art. 25¹ Kodeksu pracy.

Co do zasady łączny okres zatrudnienia na podstawie takich umów pomiędzy tymi samymi stronami nie powinien przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba umów – trzech.

Kodeks przewiduje jednak wyjątki od tej zasady, dlatego przed zastosowaniem wyjątku konieczna jest analiza jego podstawy.

Szczegółowe zasady wyboru właściwej umowy, limity umów terminowych i wyjątki omawiamy w poradniku „rodzaje umów o pracę – którą umowę zastosować”.

↑ Wróć do spisu treści

2. Umowa o pracę – dokument, od którego zaczyna się obsługa kadrowa

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli nie została zawarta w tej formie, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinien potwierdzić mu na piśmie ustalenia dotyczące stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Brak zachowania formy pisemnej nie powinien być utożsamiany z automatycznym brakiem stosunku pracy. Z punktu widzenia kadr jest to jednak poważna nieprawidłowość formalna, której należy unikać.

Umowa powinna określać m.in.:

• strony umowy,
• adres siedziby pracodawcy, a w odpowiednich przypadkach adres zamieszkania pracodawcy,
• rodzaj umowy,
• datę jej zawarcia,
• rodzaj pracy,
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy,
• wynagrodzenie za pracę ze wskazaniem jego składników,
• wymiar czasu pracy,
• dzień rozpoczęcia pracy.

W zależności od rodzaju umowy przepisy mogą wymagać również zamieszczenia dodatkowych informacji.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Umowa o pracę nie wyczerpuje obowiązków informacyjnych pracodawcy.

Zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracownik powinien otrzymać w postaci papierowej lub elektronicznej określone informacje dotyczące warunków zatrudnienia.

Znaczna część tych informacji powinna zostać przekazana nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Zakres informacji jest szeroki i obejmuje m.in. normy i wymiar czasu pracy, przerwy i odpoczynki, zasady dotyczące godzin nadliczbowych, informacje dotyczące płatnego urlopu oraz zasady rozwiązania stosunku pracy.

↑ Wróć do spisu treści

3. Dokumentacja pracownicza – centralny obowiązek działu kadr

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Obejmuje ona zarówno akta osobowe, jak i pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Akta osobowe pracownika składają się obecnie z pięciu części:

• część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
• część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia,
• część C – dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy,
• część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub innej odpowiedzialności podlegającej zatarciu,
• część E – dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Poza aktami osobowymi pracodawca prowadzi dla każdego pracownika również dokumentację obejmującą m.in. ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopową, dokumentację związaną z wynagrodzeniem oraz – w wymaganych przypadkach – dokumentację dotyczącą odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej.

Jak długo przechowuje się dokumentację pracowniczą?

Nie można przyjąć jednej zasady „10 lat dla każdego pracownika”. Okres przechowywania zależy m.in. od daty nawiązania stosunku pracy oraz – w odniesieniu do części starszej dokumentacji – od wykonania określonych obowiązków wobec ZUS.

• Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. zasadniczy okres wynosi 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
• Dla zatrudnienia nawiązanego po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., okres może wynosić 50 lat albo zostać skrócony do 10 lat po spełnieniu ustawowych warunków dotyczących raportów informacyjnych.
• Dla wcześniejszego zatrudnienia zasadniczo obowiązuje 50-letni okres przechowywania.

↑ Wróć do spisu treści

4. Przebieg stosunku pracy – czego kadry powinny pilnować na bieżąco?

Po zatrudnieniu pracownika obowiązki kadrowe nie ograniczają się do przechowywania podpisanej umowy. Warunki zatrudnienia muszą być prawidłowo obsługiwane przez cały okres trwania stosunku pracy.

Do kluczowych obszarów należą:

• czas pracy i jego ewidencjonowanie,
• harmonogramy czasu pracy, jeżeli są wymagane,
• godziny nadliczbowe i ich rekompensowanie,
• urlopy wypoczynkowe,
• pozostałe urlopy i zwolnienia od pracy,
• nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione,
• wynagrodzenie oraz inne świadczenia związane z pracą,
• zmiany warunków zatrudnienia,
• uprawnienia rodzicielskie,
• obowiązki BHP,
• równe traktowanie w zatrudnieniu,
• przeciwdziałanie mobbingowi.

Czas pracy i ewidencja

Dział kadr powinien rozróżniać rozkład czasu pracy, harmonogram oraz ewidencję czasu pracy. Nie są to dokumenty tożsame.

Ewidencja czasu pracy służy m.in. prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Powinna odzwierciedlać rzeczywisty przebieg czasu pracy pracownika, a nie wyłącznie plan wynikający z harmonogramu.

Wynagrodzenie

Wynagrodzenie stanowi jeden z podstawowych elementów stosunku pracy. Pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę.

Dział kadr i płac powinien w szczególności kontrolować zgodność składników wynagrodzenia z umową, regulaminem wynagradzania, układem zbiorowym – jeżeli ma zastosowanie – oraz przepisami powszechnie obowiązującymi.

↑ Wróć do spisu treści

5. Staż pracy – szczególnie ważna zmiana dla HR w 2026 r.

W 2026 r. zmieniły się zasady ustalania okresu zatrudnienia, od którego zależą określone uprawnienia pracownicze.

Po spełnieniu wymagań przewidzianych w przepisach do stażu mogą być zaliczane m.in. niektóre okresy:

• prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
• współpracy przy prowadzeniu działalności,
• wykonywania umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług,
• wykonywania umowy agencyjnej,
• określonej aktywności zarobkowej wykonywanej za granicą.

Nowe zasady stosuje się od 1 stycznia 2026 r. u pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych, a u pozostałych pracodawców – od 1 maja 2026 r.

Dla działu HR ma to praktyczne znaczenie m.in. przy ustalaniu wymiaru urlopu oraz innych uprawnień zależnych od stażu pracy. Konieczne jest również prawidłowe przyjmowanie i weryfikowanie dokumentów przedstawianych przez pracowników.

↑ Wróć do spisu treści

6. Zmiana warunków zatrudnienia

Warunki ustalone w umowie o pracę nie powinny być zmieniane wyłącznie poprzez aktualizację danych w systemie kadrowym. Jeżeli zmianie podlega element umowy o pracę, dział HR powinien ustalić właściwy tryb dokonania zmiany.

Najczęściej stosowane są:

• porozumienie zmieniające – gdy pracownik i pracodawca zgadzają się na zmianę,
• wypowiedzenie zmieniające – jeżeli pracodawca jednostronnie proponuje zmianę warunków pracy lub płacy w trybie przewidzianym w art. 42 Kodeksu pracy.

Nie każda zmiana organizacyjna wymaga aneksu do umowy, ale nie każdą zmianę można również wprowadzić poleceniem służbowym. Kluczowe jest ustalenie, czy zmienia się element ustalony przez strony w treści umowy o pracę.

↑ Wróć do spisu treści

7. Naruszenie obowiązków pracowniczych – dokumentacja ma znaczenie

Dział HR uczestniczy często również w procedurach dotyczących naruszenia obowiązków pracowniczych.

Szczególnej ostrożności wymagają:

• kary porządkowe,
• nieusprawiedliwione nieobecności,
• naruszenia organizacji i porządku pracy,
• naruszenia zasad BHP,
• postępowania prowadzące do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

W takich sprawach znaczenie mają nie tylko podstawy materialne, lecz również terminy i procedura. Samo stwierdzenie naruszenia nie oznacza automatycznie, że pracodawca może zastosować dowolną sankcję.

Przed podjęciem decyzji należy ustalić okoliczności sprawy, zabezpieczyć dokumentację, zweryfikować terminy ustawowe oraz dobrać środek przewidziany przez przepisy i odpowiedni do konkretnej sytuacji.

↑ Wróć do spisu treści

8. Rozwiązanie stosunku pracy – etap o szczególnie wysokim ryzyku błędu

Zgodnie z Kodeksem pracy umowa o pracę może rozwiązać się m.in.:

• na mocy porozumienia stron,
• przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia,
• przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia,
• z upływem czasu, na który została zawarta.

Wypowiedzenie przez pracodawcę

Przed przygotowaniem wypowiedzenia dział HR powinien sprawdzić co najmniej:

• rodzaj umowy,
• okres zatrudnienia mający znaczenie dla długości wypowiedzenia,
• czy pracownik nie korzysta ze szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem,
• czy konieczna jest konsultacja z reprezentującą pracownika organizacją związkową,
• czy istnieje rzeczywista i możliwa do wykazania przyczyna wypowiedzenia,
• czy oświadczenie zawiera wymagane pouczenie,
• czy zachowana zostanie właściwa forma i sposób doręczenia.

W przypadku wypowiedzenia przez pracodawcę umowy zawartej zarówno na czas nieokreślony, jak i na czas określony, oświadczenie powinno wskazywać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie.

Okres wypowiedzenia

Dla umów na czas określony i nieokreślony okres wypowiedzenia jest co do zasady uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie – przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – przy zatrudnieniu wynoszącym co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące – przy zatrudnieniu wynoszącym co najmniej 3 lata.

Przy ustalaniu okresu zatrudnienia należy pamiętać również o przepisach szczególnych i obowiązujących zasadach ustalania stażu pracy.

↑ Wróć do spisu treści

9. Świadectwo pracy i dokumenty kończące zatrudnienie

Rozwiązanie umowy nie kończy obowiązków działu kadr.

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest co do zasady zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni.

Jeżeli wydanie świadectwa w tym dniu z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe, przepisy przewidują dalszy tryb jego doręczenia.

Wraz ze świadectwem pracy pracownik powinien otrzymać również wymaganą informację dotyczącą przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz jej późniejszego zniszczenia.

Kadry powinny również prawidłowo zamknąć akta osobowe, rozliczyć urlop i inne należności oraz wykonać pozostałe obowiązki wynikające z okoliczności konkretnego rozwiązania stosunku pracy.

↑ Wróć do spisu treści

Case study: umowa zlecenia czy stosunek pracy?

Sytuacja: firma współpracuje z osobą na podstawie umowy zlecenia. Osoba ta wykonuje obowiązki od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00, w miejscu wskazanym przez firmę. Zadania przydziela jej kierownik zespołu, który kontroluje sposób ich wykonania. Praca ma być wykonywana osobiście i co miesiąc wypłacane jest ustalone wynagrodzenie.

Co powinien zrobić HR?

Nie należy ograniczać analizy do tego, że strony podpisały dokument zatytułowany „umowa zlecenia”. Kadry powinny ocenić rzeczywisty model wykonywania pracy pod kątem przesłanek z art. 22 Kodeksu pracy.

W opisanym przypadku występuje kilka cech charakterystycznych dla stosunku pracy: osobiste wykonywanie pracy, określony czas i miejsce jej wykonywania, podporządkowanie oraz odpłatność.

Nie oznacza to, że pojedyncza cecha automatycznie przesądza o istnieniu stosunku pracy. Ocena powinna obejmować całokształt okoliczności.

Jeżeli jednak rzeczywiste warunki odpowiadają stosunkowi pracy, nazwa umowy cywilnoprawnej nie usuwa ryzyka prawnego.

Działanie HR: przeprowadzić audyt warunków współpracy, udokumentować ustalenia i – jeżeli charakter pracy odpowiada stosunkowi pracy – zastosować prawidłową podstawę zatrudnienia. W przypadku rzeczywistych wątpliwości można również rozważyć wystąpienie o indywidualną interpretację Głównego Inspektora Pracy.

↑ Wróć do spisu treści

Porada eksperta: patrz na cały cykl życia zatrudnienia

↑ Wróć do spisu treści

Checklista HR – stosunek pracy od zatrudnienia do zakończenia umowy

Przed rozpoczęciem pracy

• ☐ ustal prawidłową podstawę zatrudnienia,
• ☐ sprawdź zakres danych, które można pozyskać od kandydata,
• ☐ wybierz właściwy rodzaj umowy,
• ☐ ustal warunki pracy i płacy,
• ☐ zweryfikuj wymagania dotyczące badań profilaktycznych,
• ☐ zweryfikuj obowiązki BHP,
• ☐ przygotuj i podpisz umowę,
• ☐ przygotuj pozostałą dokumentację wymaganą przy zatrudnieniu.

Po dopuszczeniu pracownika do pracy

• ☐ przekaż informację o warunkach zatrudnienia w wymaganym terminie,
• ☐ załóż i prawidłowo uporządkuj akta osobowe,
• ☐ prowadź dokumentację czasu pracy,
• ☐ prowadź dokumentację urlopową i pozostałą dokumentację pracowniczą,
• ☐ aktualizuj dokumenty po zmianie warunków zatrudnienia,
• ☐ kontroluj uprawnienia zależne od stażu pracy,
• ☐ dokumentuj czynności mające znaczenie dla praw i obowiązków pracownika.

Przed rozwiązaniem stosunku pracy

• ☐ ustal właściwy tryb rozwiązania umowy,
• ☐ sprawdź szczególną ochronę pracownika,
• ☐ sprawdź wymagania dotyczące konsultacji związkowej,
• ☐ zweryfikuj przyczynę wypowiedzenia lub rozwiązania umowy,
• ☐ ustal prawidłowy okres wypowiedzenia,
• ☐ przygotuj wymagane pouczenia,
• ☐ zadbaj o prawidłowe doręczenie dokumentów.

W dniu zakończenia zatrudnienia

• ☐ wystaw świadectwo pracy,
• ☐ przekaż informację dotyczącą przechowywania dokumentacji,
• ☐ rozlicz należności i niewykorzystany urlop zgodnie z przepisami,
• ☐ uzupełnij część C akt osobowych,
• ☐ ustal prawidłowy okres dalszego przechowywania dokumentacji.

↑ Wróć do spisu treści

Najczęściej zadawane pytania – FAQ

Czy o istnieniu stosunku pracy decyduje nazwa umowy?

Nie. Jeżeli praca jest faktycznie wykonywana w warunkach określonych w art. 22 § 1 Kodeksu pracy, sama nazwa umowy nie przesądza o tym, że współpraca ma charakter cywilnoprawny.

Czy umowa o pracę musi być zawarta na piśmie?

Tak. Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli forma pisemna nie została zachowana przy jej zawieraniu, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinien potwierdzić mu na piśmie ustalenia dotyczące stron, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Czy informacja o warunkach zatrudnienia jest częścią umowy o pracę?

Nie należy utożsamiać tych dokumentów. Umowa określa uzgodnione przez strony warunki zatrudnienia, natomiast art. 29 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę dodatkowe obowiązki informacyjne.

W jakim terminie należy przekazać podstawową informację o warunkach zatrudnienia?

Informacje wskazane w art. 29 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy powinny zostać przekazane w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Czy wszystkie akta pracownicze przechowuje się przez 10 lat?

Nie. Okres przechowywania zależy przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy oraz, w przypadku zatrudnienia nawiązanego w latach 1999–2018, od spełnienia warunków umożliwiających skrócenie okresu przechowywania. W części przypadków dokumentacja podlega 50-letniemu okresowi przechowywania.

Czy od 2026 r. umowa zlecenia może zwiększyć staż pracowniczy?

Tak. Po spełnieniu warunków przewidzianych w przepisach określone okresy wykonywania umów zlecenia i innych wskazanych form aktywności mogą zostać zaliczone do okresu zatrudnienia, od którego zależą określone uprawnienia pracownicze.

Czy pracodawca musi podać przyczynę wypowiedzenia umowy na czas określony?

Tak. Obowiązek wskazania przez pracodawcę przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie dotyczy zarówno umowy zawartej na czas nieokreślony, jak i umowy zawartej na czas określony.

Kiedy należy wydać świadectwo pracy?

Co do zasady świadectwo pracy należy wydać w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni. Jeżeli wydanie świadectwa w tym dniu z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe, zastosowanie ma przewidziany przepisami tryb późniejszego doręczenia.

Czy dział HR może korzystać ze starych wzorów dokumentów?

Starszy wzór może być pomocny jako punkt wyjścia, ale nie powinien być stosowany bez sprawdzenia. Przepisy dotyczące m.in. informacji o warunkach zatrudnienia, akt osobowych, świadectwa pracy czy zasad ustalania stażu były wielokrotnie zmieniane. Każdy formularz powinien zostać zweryfikowany według aktualnego stanu prawnego.

↑ Wróć do spisu treści

Zmiana przepisów od 5 listopada 2026 r. – uwaga dla HR

↑ Wróć do spisu treści

Stosunek pracy – najważniejsza zasada dla działu kadr

Prawidłowa obsługa stosunku pracy polega na zachowaniu zgodności pomiędzy trzema elementami: przepisami, dokumentacją oraz rzeczywistym sposobem wykonywania pracy.

Dobrze prowadzona dokumentacja nie naprawi nieprawidłowego modelu zatrudnienia. Z kolei prawidłowe warunki pracy nie zwalniają pracodawcy z obowiązków dokumentacyjnych i terminowych.

Dlatego najlepszym rozwiązaniem dla działu HR jest traktowanie zatrudnienia jako jednego procesu:

kwalifikacja zatrudnienia → nawiązanie stosunku pracy → dokumentacja → bieżąca obsługa → zmiany warunków → rozwiązanie umowy → archiwizacja.

Tak zorganizowany proces ułatwia przestrzeganie przepisów, kontrolę poprawności dokumentacji oraz przygotowanie pracodawcy na ewentualną kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy.

↑ Wróć do spisu treści

Przeczytaj również

• 
  Co kadry powinny sprawdzić przed podpisaniem umowy o pracę? Praktyczna checklista HR
  

Podstawa prawna

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 1245,
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – według aktualnego brzmienia,
• rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy – według aktualnego brzmienia,
• ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw,
• ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw,
• ustawa z dnia 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego – w zakresie przepisów wchodzących w życie 5 listopada 2026 r.

Materiał ma charakter informacyjny i został przygotowany z myślą o pracownikach działów kadr i HR. Przy podejmowaniu decyzji w indywidualnej sprawie należy każdorazowo uwzględnić jej stan faktyczny, aktualne brzmienie przepisów oraz przepisy szczególne.

Napisane przez: Arkadiusz Czapla

Specjalista z zakresu administracji kadrowo-płacowej oraz ubezpieczeń społecznych z ponad 20-letnim, zawodowym doświadczeniem. Na co dzień doradza firmom we wdrażaniu optymalizacji procesów płacowych i pomaga pracodawcom skutecznie przygotować dokumentację pod kątem audytów Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz kontroli ZUS. Ceniony za umiejętność przełożenia skomplikowanego, ustawowego języka prawnego na użyteczne w praktyce i przystępne wskazówki dla działów HR. Aktywnie angażuje się w bezpłatne poradnictwo dla obywateli, pomagając im weryfikować poprawność rozliczeń pracowniczych i dbać o rzetelne ustalanie praw do świadczeń.