Przeniesienie do innego działu – kiedy potrzebny aneks do umowy?

Dla działu kadr kluczowe nie jest więc pytanie:

„Czy pracownik przechodzi do innego działu?”

ale:

„Co rzeczywiście zmienia się w jego zatrudnieniu?”

Przed wykonaniem przesunięcia HR powinien porównać treść umowy z warunkami, na jakich pracownik będzie wykonywał pracę po zmianie organizacyjnej.

Szerszą procedurę obsługi zmian w trakcie zatrudnienia znajdziesz w poradniku stosunek pracy – obowiązki kadr i HR krok po kroku.

1. Czy przeniesienie pracownika do innego działu wymaga aneksu?

Nie zawsze.

Przepisy Kodeksu pracy nie wskazują „działu”, „zespołu” ani „komórki organizacyjnej” jako samodzielnego obowiązkowego elementu każdej umowy o pracę.

Umowa powinna natomiast określać m.in.:

• rodzaj pracy,
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy,
• wynagrodzenie za pracę ze wskazaniem jego składników,
• wymiar czasu pracy.

Dlatego samo przesunięcie pracownika np. z Działu Obsługi Klienta A do Działu Obsługi Klienta B może być jedynie zmianą organizacyjną, jeżeli wszystkie warunki wynikające z jego umowy pozostają takie same.

Przykład

Pracownik ma w umowie wskazane:

„specjalista ds. obsługi klienta”

oraz miejsce pracy:

„Kraków”.

Pracodawca przenosi go z zespołu obsługującego klientów indywidualnych do drugiego zespołu znajdującego się w tym samym biurze.

Pracownik nadal:

• wykonuje ten sam rodzaj pracy,
• pracuje w tym samym miejscu,
• ma to samo wynagrodzenie,
• pracuje w tym samym wymiarze,
• wykonuje zadania mieszczące się w dotychczasowym rodzaju pracy.

W takim przypadku samo przyporządkowanie do innego działu co do zasady nie musi oznaczać zmiany umowy.

↑ Wróć do spisu treści

2. Pierwszy krok HR: otwórz umowę, zanim zmienisz dział

Najczęstszy błąd polega na analizowaniu przesunięcia wyłącznie na podstawie schematu organizacyjnego.

HR powinien najpierw sprawdzić dokładną treść umowy pracownika.

Zweryfikuj przede wszystkim:

• rodzaj pracy,
• stanowisko – jeżeli za jego pomocą określono rodzaj pracy,
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy,
• wynagrodzenie i jego składniki,
• wymiar czasu pracy,
• ewentualne dodatkowe postanowienia dotyczące konkretnej komórki organizacyjnej.

Znaczenie ma dokładne brzmienie dokumentu, a nie tylko dane znajdujące się w HRIS.

Przykład

Czym innym jest zapis:

„specjalista ds. administracyjnych”

a czym innym:

„specjalista ds. rozliczeń w Dziale Finansowym”.

W drugim przypadku odniesienie do określonego obszaru organizacyjnego może być znacznie silniej związane z uzgodnionym charakterem pracy.

Dlatego każdą zmianę należy oceniać indywidualnie.

Szczegółowo elementy, które powinny znaleźć się w umowie, omawiamy w poradniku elementy umowy o pracę – checklista dla kadr.

↑ Wróć do spisu treści

3. Czy nazwa działu jest warunkiem umowy o pracę?

Nie musi nim być.

W wielu organizacjach informacja o dziale występuje jedynie w:

• systemie kadrowym,
• schemacie organizacyjnym,
• strukturze kosztowej,
• książce adresowej,
• systemie uprawnień,
• wewnętrznym opisie stanowiska.

Jeżeli pracownik ma w umowie szeroko określony rodzaj pracy, a przyporządkowanie do konkretnego zespołu nie zostało uzgodnione jako warunek zatrudnienia, pracodawca może mieć większą swobodę w zmianie jednostki organizacyjnej.

Ale sprawdź wszystkie dokumenty

Nie należy automatycznie uznawać:

„działu nie ma w art. 29, więc nigdy nie ma znaczenia”.

Jeżeli strony włączyły określoną komórkę organizacyjną do treści indywidualnych ustaleń, trzeba ocenić, czy jej zmiana nie wpływa na uzgodnione warunki pracy.

Liczy się treść stosunku pracy, a nie sama nazwa dokumentu.

↑ Wróć do spisu treści

4. Kiedy przeniesienie do innego działu nie wymaga aneksu?

Co do zasady aneks może nie być potrzebny, jeżeli przesunięcie ma wyłącznie charakter organizacyjny i nie zmienia żadnego warunku umowy.

Typowy przypadek wygląda następująco:

• pracownik nadal wykonuje ten sam rodzaj pracy,
• jego wynagrodzenie pozostaje bez zmian,
• wymiar etatu się nie zmienia,
• miejsce pracy nadal mieści się w zakresie wskazanym w umowie,
• nowe obowiązki odpowiadają dotychczasowemu rodzajowi pracy.

Przykład

Firma posiada dwa zespoły księgowe.

Pracownik zatrudniony jako księgowy zostaje przeniesiony z zespołu rozliczającego spółkę A do zespołu obsługującego spółkę B.

Nadal wykonuje pracę księgową w tym samym miejscu i na tych samych warunkach płacowych.

Samo wewnętrzne przesunięcie między zespołami nie musi powodować konieczności zmiany umowy.

Nie oznacza to braku obowiązków HR

Nawet bez aneksu może być konieczna aktualizacja:

• HRIS,
• schematu organizacyjnego,
• centrum kosztowego,
• przełożonego,
• uprawnień do systemów,
• zakresu obowiązków,
• pełnomocnictw,
• dostępu do dokumentacji.

↑ Wróć do spisu treści

5. Kiedy przeniesienie pracownika wymaga aneksu?

Jeżeli wraz z przeniesieniem do innego działu zmienia się warunek umowy, HR powinien zastosować właściwy tryb jego zmiany.

Przy zgodzie pracownika najczęściej będzie to porozumienie zmieniające, potocznie nazywane aneksem.

Aneks może być potrzebny, gdy zmienia się:

• rodzaj pracy,
• stanowisko stanowiące element określenia rodzaju pracy,
• miejsce pracy,
• wynagrodzenie,
• wymiar etatu,
• inny indywidualnie uzgodniony warunek umowy.

Zgodnie z art. 29 § 4 Kodeksu pracy zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.

Nie wystarczy zmienić danych w systemie

Jeżeli pracownik był zatrudniony jako księgowy, a po przeniesieniu ma na stałe pracować jako specjalista ds. sprzedaży, zmiana jednostki organizacyjnej jest tylko jednym z elementów całej operacji.

Najważniejsze jest to, że zmienia się rodzaj pracy.

↑ Wróć do spisu treści

6. Zmiana działu a zmiana rodzaju pracy

To najważniejszy test przy przenoszeniu pracownika.

Art. 29 Kodeksu pracy wymaga określenia rodzaju pracy w umowie.

Dlatego trzeba porównać:

rodzaj pracy przed przeniesieniem → rzeczywistą pracę po przeniesieniu.

Przykład bez istotnej zmiany

Specjalista HR zajmujący się administracją personalną zostaje przesunięty do innego zespołu HR, ale nadal prowadzi dokumentację pracowniczą i obsługuje procesy kadrowe.

Może to nadal być ten sam rodzaj pracy.

Przykład wymagający znacznie szerszej analizy

Specjalista HR zostaje przeniesiony do działu sprzedaży i ma od tej chwili:

• pozyskiwać klientów,
• realizować target sprzedażowy,
• prowadzić negocjacje handlowe.

Nie mamy już wyłącznie zmiany działu.

W rzeczywistości następuje zmiana rodzaju wykonywanej pracy.

↑ Wróć do spisu treści

7. Przeniesienie do innego działu a zmiana stanowiska

Przeniesienie organizacyjne często wiąże się również z nową nazwą stanowiska.

Nie każda zmiana nazwy oznacza jednak automatycznie zmianę rodzaju pracy.

Przykład

W wyniku reorganizacji:

„Specjalista ds. Administracji Personalnej”

otrzymuje nazwę:

„HR Operations Specialist”.

Jeżeli rzeczywisty rodzaj pracy się nie zmienia, ocena będzie inna niż w sytuacji, gdy pracownik zostaje:

„Kierownikiem Działu HR”.

W drugim przypadku mogą zmienić się m.in.:

• charakter pracy,
• zakres odpowiedzialności,
• uprawnienia kierownicze,
• wynagrodzenie,
• kategoria szkolenia BHP.

Sprawdź, co wpisano do umowy

Jeżeli konkretna nazwa stanowiska została wykorzystana w umowie jako sposób określenia rodzaju pracy, jej zmiana wymaga szczególnej ostrożności.

↑ Wróć do spisu treści

8. Przeniesienie pracownika a zmiana zakresu obowiązków

Nowy dział często oznacza inny podział zadań.

Nie oznacza to jednak, że każda zmiana zakresu czynności wymaga aneksu.

Jeżeli nowe zadania nadal mieszczą się w rodzaju pracy wynikającym z umowy, mogą stanowić jego doprecyzowanie.

Przykład

Specjalista ds. kadr przechodzi z zespołu obsługującego 200 pracowników produkcji do zespołu obsługującego pracowników administracyjnych.

Zmieniają się konkretne grupy pracowników i część procesów, ale nadal wykonuje pracę kadrową.

Taka reorganizacja może nie wymagać zmiany rodzaju pracy.

Granica

Jeżeli nowy zakres powoduje, że pracownik zaczyna w przeważającej części wykonywać zupełnie inny rodzaj pracy, nie należy próbować wprowadzać tej zmiany wyłącznie dokumentem zatytułowanym:

„nowy zakres obowiązków”.

↑ Wróć do spisu treści

9. Czy zmiana przełożonego wymaga aneksu?

Co do zasady nie.

Podporządkowanie konkretnemu managerowi jest zazwyczaj elementem organizacji pracy, a nie samodzielnym obowiązkowym warunkiem umowy.

Firma może więc przeorganizować strukturę i zmienić:

• kierownika zespołu,
• dyrektora funkcjonalnego,
• linię raportowania,
• podległość organizacyjną,

bez konieczności aneksowania każdej umowy.

Wyjątek

Jeżeli strony w wyjątkowo szczegółowy sposób uczyniły określoną strukturę raportowania elementem indywidualnych ustaleń umownych, sytuację trzeba ocenić na podstawie konkretnej treści dokumentu.

Zmiana przełożonego może mieć inne konsekwencje

HR powinien zaktualizować m.in.:

• system akceptacji urlopów,
• workflow czasu pracy,
• system ocen,
• obiegi dokumentów,
• uprawnienia managera do danych pracownika.

Przeniesienie pracownika do innego działu bardzo często wiąże się również ze zmianą osoby, której pracownik bezpośrednio podlega. Sama zmiana managera zazwyczaj nie oznacza jeszcze konieczności aneksowania umowy, ale HR powinien sprawdzić, czy reorganizacja nie zmienia również rodzaju pracy, stanowiska lub innych warunków zatrudnienia. Zobacz zmiana przełożonego pracownika – obowiązki kadr krok po kroku.

↑ Wróć do spisu treści

10. Przeniesienie do innego działu może oznaczać zmianę miejsca pracy

Nazwa działu może się zmienić bez zmiany miejsca pracy, ale nie zawsze tak jest.

Przykład 1 – ten sam budynek

Pracownik przechodzi do innego działu znajdującego się na drugim piętrze tego samego biura.

Jeżeli umowa wskazuje miejsce pracy jako Kraków, sama zmiana piętra nie oznacza zmiany umówionego miejsca pracy.

Przykład 2 – inny oddział

Pracownik przechodzi z działu w Krakowie do działu znajdującego się na stałe w Katowicach.

Jeżeli Katowice nie mieszczą się w miejscu lub miejscach pracy określonych w umowie, nie jest to już wyłącznie wewnętrzne przesunięcie organizacyjne.

Zmianie ulega jeden z warunków umowy.

Sprawdź dokładne brzmienie

Znaczenie ma to, czy jako miejsce pracy wskazano:

• konkretny adres,
• miasto,
• kilka miejsc,
• odpowiednio określony obszar.

Nie należy utożsamiać automatycznie siedziby pracodawcy z miejscem pracy konkretnego pracownika.

↑ Wróć do spisu treści

11. Zmiana działu a wynagrodzenie

Przeniesienie do innego działu nie powoduje automatycznie zmiany wynagrodzenia.

Jeżeli jednak nowa rola ma wiązać się z:

• innym wynagrodzeniem zasadniczym,
• nowym dodatkiem,
• innym systemem premiowym,
• zmianą składników określonych w umowie,

HR powinien odpowiednio udokumentować zmianę warunków płacy.

Przykład

Pracownik przechodzi z działu administracji do działu sprzedaży.

Nowe stanowisko przewiduje:

• niższe wynagrodzenie zasadnicze,
• wysoką prowizję sprzedażową.

Nie można potraktować tego wyłącznie jako zmiany centrum kosztowego.

Zmienia się struktura wynagrodzenia uzgodniona z pracownikiem.

Podwyżka również wymaga prawidłowego udokumentowania

Korzystna dla pracownika zmiana wynagrodzenia także jest zmianą warunków umowy.

↑ Wróć do spisu treści

12. Zmiana działu a wymiar czasu pracy

Nowy dział może działać w innym modelu organizacyjnym, ale nie oznacza to automatycznego prawa do zmiany wymiaru etatu pracownika.

Jeżeli pracownik miał:

1/2 etatu

i po przejściu do nowego działu ma pracować:

na pełny etat,

zmienia się warunek umowy.

Analogicznie w przypadku redukcji pełnego etatu do części etatu.

Nie myl wymiaru etatu z harmonogramem

Czym innym jest:

• zmiana wymiaru czasu pracy wynikającego z umowy,

a czym innym:

• zmiana rozkładu godzin pracy w ramach tego samego etatu.

HR powinien prawidłowo zakwalifikować operację przed przygotowaniem dokumentów.

↑ Wróć do spisu treści

13. Co jeśli pracownik nie zgadza się na zmianę?

Najpierw należy ustalić, czy jego zgoda w ogóle jest potrzebna.

Czysta zmiana organizacyjna

Jeżeli pracodawca zmienia wyłącznie dział, przełożonego albo wewnętrzne przyporządkowanie, ale warunki umowy i rodzaj pracy pozostają niezmienione, sytuacja może mieścić się w sferze organizacyjnej pracodawcy.

Zmiana warunku umowy

Jeżeli przeniesienie wymaga trwałej zmiany np.:

• rodzaju pracy,
• miejsca pracy,
• wynagrodzenia,
• wymiaru etatu,

pracownik może nie wyrazić zgody na zawarcie porozumienia zmieniającego.

Jeżeli pracodawca nadal chce wprowadzić nowe warunki, powinien sprawdzić możliwość zastosowania wypowiedzenia zmieniającego.

Szczegółową procedurę znajdziesz w poradniku wypowiedzenie zmieniające – obowiązki kadr krok po kroku.

↑ Wróć do spisu treści

14. Czy można czasowo przenieść pracownika do innego działu na podstawie art. 42 § 4?

W określonych sytuacjach art. 42 § 4 Kodeksu pracy pozwala czasowo powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w jego umowie bez wypowiedzenia dotychczasowych warunków.

Warunki muszą jednak zostać spełnione łącznie:

• istnieją uzasadnione potrzeby pracodawcy,
• powierzenie nie przekracza 3 miesięcy w roku kalendarzowym,
• nie powoduje obniżenia wynagrodzenia,
• powierzona praca odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Inny dział nie oznacza automatycznie art. 42 § 4

Jeżeli pracownik przechodzi do innego działu, ale nadal wykonuje tę samą umówioną pracę, przepis może nie być w ogóle potrzebny.

Art. 42 § 4 ma znaczenie wtedy, gdy czasowo powierzany jest inny rodzaj pracy.

Przepis nie pozwala dowolnie zmienić miejsca pracy

Nie można wykorzystać art. 42 § 4 jako ogólnej podstawy do wysłania pracownika na trzy miesiące do innego stałego miejsca pracy niewskazanego w umowie.

Przepis dotyczy czasowego powierzenia innej pracy, a nie jednostronnej zmiany wszystkich warunków zatrudnienia.

↑ Wróć do spisu treści

15. Przeniesienie do innego działu a badania lekarskie

Samo słowo „przeniesienie” nie oznacza automatycznie konieczności skierowania pracownika na nowe badania.

HR powinien jednak porównać warunki pracy przed i po zmianie.

Szczególnie sprawdź:

• stanowisko wskazane w aktualnym skierowaniu,
• czynniki niebezpieczne,
• czynniki szkodliwe dla zdrowia,
• czynniki uciążliwe,
• sposób wykonywania pracy,
• zakres aktualnego orzeczenia.

Kodeks pracy wprost przewiduje badania wstępne m.in. dla pracowników przenoszonych na stanowiska, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.

Nie patrz wyłącznie na datę ważności orzeczenia

Orzeczenie lekarskie dotyczy określonej pracy w warunkach opisanych w skierowaniu.

Dlatego stwierdzenie:

„badania są ważne jeszcze przez rok”

nie wystarcza, jeżeli nowe stanowisko wiąże się z innymi warunkami narażenia.

Pełną procedurę omawiamy w poradniku badania lekarskie pracowników – obowiązki kadr.

↑ Wróć do spisu treści

16. Czy przeniesienie wymaga nowego instruktażu stanowiskowego?

To zależy od stanowiska i warunków wykonywania pracy.

Instruktaż stanowiskowy przeprowadza się przed dopuszczeniem do pracy m.in. pracownika przenoszonego na stanowisko robotnicze albo inne stanowisko, na którym występuje narażenie na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne.

Przykład

Pracownik administracyjny przechodzi między dwoma zespołami wykonującymi identyczną pracę biurową.

Sytuacja może wyglądać inaczej niż w przypadku pracownika przenoszonego z pracy administracyjnej do komórki, w której będzie:

• obsługiwał maszyny,
• pracował przy procesach technologicznych,
• miał kontakt z nowymi zagrożeniami.

Zmiana działu powinna uruchomić kontrolę BHP

Nie należy zadawać pytania wyłącznie:

„czy pracownik miał już szkolenie BHP?”.

Trzeba ustalić, czy jego przygotowanie odpowiada pracy, którą ma wykonywać po przesunięciu.

Zasady instruktażu szczegółowo omawiamy w poradniku szkolenie BHP pracownika – obowiązki kadr.

↑ Wróć do spisu treści

17. Sprawdź ocenę ryzyka zawodowego

Przeniesienie może oznaczać zmianę zagrożeń związanych z wykonywaną pracą.

Przed rozpoczęciem nowych czynności należy ustalić:

• czy pracownik jest zapoznany z właściwą oceną ryzyka,
• czy pojawiają się nowe zagrożenia,
• czy potrzebne są nowe środki ochrony,
• czy zmienia się sposób wykonywania pracy,
• czy konieczna jest aktualizacja dokumentacji BHP.

Organizacyjna zmiana może mieć realne znaczenie BHP

Dwa stanowiska o podobnej nazwie mogą funkcjonować w zupełnie innych warunkach.

Dlatego HR i służba BHP powinni analizować rzeczywiste środowisko pracy, a nie wyłącznie nazwę stanowiska.

↑ Wróć do spisu treści

18. Nowy dział oznacza zwykle zmianę dostępów i uprawnień

To element często pomijany przy zmianach organizacyjnych.

Przejście pracownika do innego działu może oznaczać konieczność:

• nadania nowych uprawnień systemowych,
• odebrania starych dostępów,
• zmiany grup w systemach IT,
• udzielenia nowych upoważnień,
• zmiany pełnomocnictw,
• zmiany dostępu do danych osobowych,
• zmiany obiegu akceptacji.

Nie ograniczaj się do nadawania nowych dostępów

Równie ważne jest odebranie uprawnień, które nie są już potrzebne.

Pracownik przeniesiony z HR do innej komórki nie powinien zachowywać dostępu do pełnych akt osobowych tylko dlatego, że dział IT nie otrzymał informacji o reorganizacji.

Zasada minimalnego dostępu

Zakres uprawnień powinien odpowiadać nowym obowiązkom pracownika.

↑ Wróć do spisu treści

19. Czy trzeba aktualizować informację o warunkach zatrudnienia?

Nie każda zmiana działu powoduje konieczność aktualizacji informacji przekazywanej pracownikowi na podstawie art. 29 Kodeksu pracy.

Jeżeli jednak przy okazji przesunięcia zmienia się któryś z warunków objętych obowiązkiem informacyjnym, HR powinien sprawdzić obowiązek jego aktualizacji.

Pracodawca informuje pracownika o zmianie odpowiednich warunków zatrudnienia:

niezwłocznie, nie później niż w dniu, w którym dana zmiana zaczyna mieć do pracownika zastosowanie.

Oddziel dwa procesy

W praktyce warto mieć dwie pozycje checklisty:

• czy zmienia się umowa o pracę?
• czy zmienia się informacja o warunkach zatrudnienia?

To nie są dokładnie te same dokumenty i jeden nie powinien być automatycznie traktowany jako zamiennik drugiego.

↑ Wróć do spisu treści

20. Jak udokumentować przeniesienie pracownika?

Sposób dokumentowania zależy od charakteru zmiany.

Wyłącznie zmiana organizacyjna

Jeżeli nie zmienia się żaden warunek umowy, może wystarczyć dokumentacja organizacyjna pracodawcy oraz odpowiednia aktualizacja systemów.

Warto wskazać:

• datę zmiany,
• nową komórkę organizacyjną,
• nowego przełożonego,
• zmiany systemowe.

Zmiana zakresu obowiązków

Jeżeli pracodawca stosuje pisemne zakresy czynności, należy przygotować aktualny dokument odpowiadający nowej organizacji pracy.

Zmiana warunku umowy

Przy zgodzie pracownika należy sporządzić odpowiedni dokument zmieniający umowę.

Dokumentacja w części B

Aktualne rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej przewiduje w części B m.in. dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, zmian warunków pracy i płacy oraz zakres czynności, jeżeli pracodawca dodatkowo określił w taki sposób zadania pracownika.

Szczegółową strukturę dokumentacji znajdziesz w poradniku akta osobowe pracownika – części A–E i obowiązki kadr.

↑ Wróć do spisu treści

21. Przeniesienie pracownika – kiedy aneks, a kiedy nie?

Najważniejsze: nazwa operacji „przeniesienie do działu” nie przesądza o tym, jaki dokument jest potrzebny.

↑ Wróć do spisu treści

22. Najczęstsze błędy działów kadr

• założenie, że każda zmiana działu wymaga aneksu,
• założenie przeciwne – że zmiana działu nigdy nie wymaga aneksu,
• brak sprawdzenia treści umowy przed przesunięciem,
• zmiana rodzaju pracy wyłącznie poprzez zmianę nazwy działu w HRIS,
• trwałe powierzenie innej pracy przez nowy zakres obowiązków zamiast właściwej zmiany umowy,
• zmiana miejsca pracy poza umownym zakresem bez odpowiedniej podstawy,
• traktowanie art. 42 § 4 jako podstawy do zmiany miejsca pracy,
• zmiana wynagrodzenia „przy okazji” przesunięcia bez odpowiedniej dokumentacji,
• brak analizy badań lekarskich,
• brak kontroli instruktażu stanowiskowego,
• brak aktualizacji oceny ryzyka,
• pozostawienie niepotrzebnych uprawnień do systemów poprzedniego działu,
• brak aktualizacji pełnomocnictw,
• brak aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia, jeżeli zmiana jej dotyczy,
• brak dokumentacji w części B, gdy dochodzi do formalnej zmiany warunków.

↑ Wróć do spisu treści

23. Case study: pracownik przechodzi z administracji do zakupów

Sytuacja: pracownik jest zatrudniony jako:

„specjalista ds. administracyjnych”.

Pracuje w Krakowie na pełny etat.

Dotychczas wykonuje m.in.:

• obsługę korespondencji,
• organizację spotkań,
• zamawianie materiałów biurowych,
• prowadzenie dokumentacji administracyjnej.

Firma chce przenieść go do Działu Zakupów.

Wariant A – nadal wykonuje pracę administracyjną

Po przeniesieniu pracownik ma obsługiwać administracyjnie dział zakupów:

• prowadzić korespondencję,
• organizować dokumenty,
• obsługiwać spotkania,
• prowadzić rejestry.

Rodzaj pracy pozostaje zasadniczo administracyjny.

Nie zmienia się:

• miejsce pracy,
• etat,
• wynagrodzenie.

W takim wariancie zmiana może mieć przede wszystkim charakter organizacyjny.

Wariant B – zostaje specjalistą ds. zakupów

Po przeniesieniu jego podstawowymi obowiązkami mają być:

• negocjacje z dostawcami,
• wybór ofert,
• prowadzenie postępowań zakupowych,
• odpowiedzialność za budżet,
• zawieranie określonych transakcji w granicach pełnomocnictwa.

Tutaj sama informacja:

„od poniedziałku pracujesz w Dziale Zakupów”

jest niewystarczająca.

Krok 1 – rodzaj pracy

HR powinien ustalić, czy nowa praca wykracza poza dotychczasowy rodzaj pracy administracyjnej.

W opisanym wariancie jest to wysoce prawdopodobne.

Krok 2 – stanowisko

Zmienia się również stanowisko i poziom odpowiedzialności.

Krok 3 – wynagrodzenie

Dział zakupów posiada odrębną siatkę wynagrodzeń.

Trzeba ustalić nową stawkę i prawidłowo udokumentować zmianę.

Krok 4 – kwalifikacje

HR sprawdza, czy pracownik ma wiedzę i kompetencje potrzebne do nowej pracy.

Krok 5 – BHP i badania

Należy porównać warunki obu stanowisk i sprawdzić, czy dotychczasowa dokumentacja jest wystarczająca.

Krok 6 – systemy

Pracownik otrzymuje dostęp do systemu zakupowego i danych dostawców.

Jednocześnie należy odebrać dostęp do części danych administracyjnych, których nie będzie już potrzebował.

Krok 7 – umowa

Jeżeli pracownik zgadza się na zmianę rodzaju pracy i pozostałych warunków, należy przygotować właściwe porozumienie zmieniające.

Wniosek

Obaj pracownicy w przykładach „przechodzą do Działu Zakupów”, ale prawna ocena jest zupełnie inna.

Dlatego nigdy nie podejmuj decyzji o aneksie wyłącznie na podstawie nazwy nowej komórki organizacyjnej.

↑ Wróć do spisu treści

24. Porada eksperta: zastosuj test 7 pytań przed przeniesieniem pracownika

↑ Wróć do spisu treści

25. Checklista HR – przeniesienie pracownika do innego działu

Umowa

• ☐ sprawdź rodzaj pracy,
• ☐ sprawdź stanowisko,
• ☐ sprawdź miejsce pracy,
• ☐ sprawdź wynagrodzenie,
• ☐ sprawdź wymiar etatu,
• ☐ sprawdź dodatkowe postanowienia umowne.

Nowa organizacja

• ☐ ustal nowy dział,
• ☐ ustal nowego przełożonego,
• ☐ ustal datę przeniesienia,
• ☐ ustal nowe obowiązki.

Ocena prawna

• ☐ sprawdź, czy zmienia się rodzaj pracy,
• ☐ sprawdź, czy zmienia się warunek umowy,
• ☐ zdecyduj: zmiana organizacyjna czy zmiana umowy,
• ☐ przy zmianie umowy ustal, czy pracownik wyraża zgodę.

BHP i medycyna pracy

• ☐ porównaj warunki pracy,
• ☐ sprawdź badania lekarskie,
• ☐ sprawdź potrzebę instruktażu stanowiskowego,
• ☐ sprawdź ocenę ryzyka,
• ☐ sprawdź wymagane kwalifikacje.

Systemy i dane

• ☐ nadaj nowe dostępy,
• ☐ odbierz stare dostępy,
• ☐ zmień przełożonego w HRIS,
• ☐ zmień centrum kosztowe,
• ☐ zaktualizuj workflow,
• ☐ sprawdź upoważnienia i pełnomocnictwa.

Dokumentacja

• ☐ przygotuj dokument organizacyjny, jeśli jest potrzebny,
• ☐ przygotuj nowy zakres obowiązków, jeśli jest potrzebny,
• ☐ przygotuj pisemną zmianę umowy, jeśli zmieniają się jej warunki,
• ☐ sprawdź informację o warunkach zatrudnienia,
• ☐ uzupełnij część B akt osobowych w odpowiednim zakresie.

↑ Wróć do spisu treści

26. FAQ – przeniesienie pracownika do innego działu

Czy każda zmiana działu wymaga aneksu?

Nie. Jeżeli zmiana ma wyłącznie charakter organizacyjny i nie zmienia warunków umowy, aneks może nie być potrzebny.

Czy pracownik musi zgodzić się na zmianę działu?

Jeżeli zmienia się wyłącznie wewnętrzne przyporządkowanie organizacyjne przy zachowaniu warunków umowy, sytuacja może mieścić się w uprawnieniach organizacyjnych pracodawcy. Jeżeli natomiast zmienia się warunek umowy, potrzebny jest odpowiedni tryb jego zmiany.

Czy zmiana przełożonego wymaga aneksu?

Co do zasady nie, jeżeli konkretna osoba lub linia raportowania nie została indywidualnie uzgodniona jako warunek umowny.

Czy zmiana stanowiska zawsze wymaga aneksu?

Trzeba ustalić, czy zmiana nazwy powoduje również zmianę rodzaju pracy określonego w umowie. Sama kosmetyczna zmiana nazwy nie zawsze oznacza zmianę charakteru pracy.

Czy można przenieść pracownika z HR do księgowości bez aneksu?

Jeżeli miałby na stałe wykonywać inny rodzaj pracy niż wynikający z jego umowy, samo organizacyjne przesunięcie do działu nie wystarcza.

Czy można przenieść pracownika do innego pokoju bez aneksu?

Zależy od sposobu określenia miejsca pracy w umowie. Jeżeli nadal mieści się ono w uzgodnionym miejscu wykonywania pracy, zmiana konkretnego pokoju zazwyczaj nie oznacza zmiany tego warunku.

Czy można przenieść pracownika do oddziału w innym mieście?

Trzeba sprawdzić miejsce lub miejsca pracy wpisane do umowy. Jeżeli nowa lokalizacja wykracza poza ten zakres, dochodzi do zmiany warunku umowy.

Czy art. 42 § 4 pozwala przenieść pracownika na 3 miesiące do innego miasta?

Nie należy stosować go jako podstawy do jednostronnej zmiany umówionego miejsca pracy. Art. 42 § 4 dotyczy czasowego powierzenia innej pracy po spełnieniu ustawowych przesłanek.

Czy przy zmianie działu trzeba zrobić nowe badania lekarskie?

Nie automatycznie. Trzeba jednak porównać nowe stanowisko i warunki pracy z zakresem aktualnego skierowania oraz orzeczenia. Szczególne znaczenie ma przeniesienie na stanowisko z czynnikami szkodliwymi lub warunkami uciążliwymi.

Czy trzeba przeprowadzić instruktaż stanowiskowy?

Może być wymagany, szczególnie przy przeniesieniu na stanowisko robotnicze albo inne stanowisko, na którym występują czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne.

Czy zmiana działu wymaga zmiany zakresu obowiązków?

Jeżeli zmieniają się rzeczywiste zadania pracownika, warto zaktualizować zakres. Nie można jednak używać samego zakresu obowiązków do trwałej zmiany rodzaju pracy wynikającego z umowy.

Czy trzeba zmienić informację o warunkach zatrudnienia?

Tylko wtedy, gdy wraz z przeniesieniem zmienia się warunek objęty obowiązkiem informacyjnym. Należy sprawdzić to oddzielnie od kwestii aneksu.

Czy można obniżyć wynagrodzenie dlatego, że nowy dział ma niższe stawki?

Nie można jednostronnie uznać, że samo przeniesienie organizacyjne automatycznie zmieniło wynagrodzenie wynikające z umowy. Zmiana warunków płacy wymaga właściwej podstawy.

Czy przeniesienie do innego działu można zrobić wypowiedzeniem zmieniającym?

Jeżeli wraz z przeniesieniem mają zostać zmienione warunki pracy lub płacy, a pracownik nie zgadza się na porozumienie, pracodawca może – po spełnieniu odpowiednich wymagań – analizować zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego.

Gdzie przechowywać dokumenty dotyczące zmiany?

Dokumenty zmieniające warunki pracy i płacy oraz odpowiednie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia przechowuje się zgodnie z zasadami dotyczącymi części B akt osobowych.

↑ Wróć do spisu treści

27. Przeniesienie pracownika – najważniejsze zasady dla kadr

Prawidłowa procedura powinna wyglądać następująco:

sprawdzenie umowy → analiza nowej pracy → kontrola miejsca, wynagrodzenia i etatu → ustalenie, czy zmienia się warunek umowny → wybór właściwego trybu → BHP i badania → aktualizacja systemów → dokumentacja.

Najważniejsze rozróżnienie jest bardzo proste:

• zmienia się tylko dział w strukturze organizacyjnej – aneks może nie być potrzebny,
• razem z działem zmienia się warunek umowy – trzeba prawidłowo przeprowadzić zmianę zatrudnienia.

Dlatego HR nie powinien stosować zasady:

„nowy dział = aneks”

ani:

„nowy dział = nigdy nie trzeba aneksu”.

Odpowiedź zależy od rzeczywistego zakresu zmian.

Jeżeli pracownik nie zgadza się na zmianę warunków umownych, należy dodatkowo przeanalizować procedurę opisaną w poradniku wypowiedzenie zmieniające – obowiązki kadr krok po kroku.

↑ Wróć do spisu treści

Podstawa prawna

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 1245, w szczególności art. 22, art. 29, art. 42, art. 94, art. 100, art. 226 i art. 229,
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 474,
• przepisy dotyczące szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy – w zakresie instruktażu stanowiskowego i przygotowania pracownika do wykonywania pracy.

Materiał ma charakter informacyjny i został przygotowany dla działów kadr i HR. Przy każdym transferze wewnętrznym należy analizować dokładną treść umowy o pracę oraz rzeczywiste warunki wykonywania pracy po przeniesieniu.

Napisane przez: Arkadiusz Czapla

Specjalista z zakresu administracji kadrowo-płacowej oraz ubezpieczeń społecznych z ponad 20-letnim, zawodowym doświadczeniem. Na co dzień doradza firmom we wdrażaniu optymalizacji procesów płacowych i pomaga pracodawcom skutecznie przygotować dokumentację pod kątem audytów Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz kontroli ZUS. Ceniony za umiejętność przełożenia skomplikowanego, ustawowego języka prawnego na użyteczne w praktyce i przystępne wskazówki dla działów HR. Aktywnie angażuje się w bezpłatne poradnictwo dla obywateli, pomagając im weryfikować poprawność rozliczeń pracowniczych i dbać o rzetelne ustalanie praw do świadczeń.