Jak poprawnie przygotować porozumienie zmieniające umowę o pracę? Poradnik dla pracodawcy

Stan prawny: 6 października 2026 r.

Porozumienie zmieniające jest jednym z najczęściej stosowanych przez działy kadr sposobów modyfikowania warunków zatrudnienia. W praktyce bardzo często funkcjonuje pod nazwą „aneks do umowy o pracę”.

Za pomocą porozumienia można zmienić m.in. stanowisko, rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wysokość wynagrodzenia, składniki wynagrodzenia czy wymiar etatu. Warunek jest jednak podstawowy: na zmianę muszą zgodzić się zarówno pracodawca, jak i pracownik.

Porozumienia zmieniającego nie należy więc traktować jak jednostronnego polecenia pracodawcy. Jeżeli pracownik nie wyraża zgody na proponowaną zmianę, podpisanie aneksu nie dochodzi do skutku, a pracodawca – jeżeli nadal chce zmienić warunki wynikające z umowy – musi ustalić, czy może zastosować inny tryb.

Jeżeli zmiana ma zostać przeprowadzona mimo braku zgody pracownika, szczególne znaczenie może mieć wypowiedzenie zmieniające – obowiązki kadr krok po kroku.

Porozumienie zmieniające jest jednym z elementów całej obsługi zatrudnienia. Szerszy proces omawiamy w poradniku stosunek pracy – obowiązki kadr i HR krok po kroku.

Spis treści

1. Czym jest porozumienie zmieniające?
2. Czy aneks i porozumienie zmieniające to to samo?
3. Kiedy stosować porozumienie zmieniające?
4. Czy pracownik musi wyrazić zgodę?
5. Czy można pogorszyć warunki zatrudnienia?
6. Jakie elementy umowy można zmienić?
7. W jakiej formie zawrzeć porozumienie?
8. Czy aneks może być elektroniczny?
9. Co powinien zawierać aneks?
10. Od kiedy obowiązują nowe warunki?
11. Czy zmiana może być czasowa?
12. Zmiana wynagrodzenia
13. Wzrost minimalnego wynagrodzenia a aneks
14. Zmiana stanowiska i rodzaju pracy
15. Zmiana miejsca pracy
16. Zmiana wymiaru etatu
17. Zmiana rodzaju umowy
18. Co jeśli pracownik odmówi podpisania?
19. Czy można cofnąć podpisane porozumienie?
20. Czy trzeba aktualizować informację o warunkach zatrudnienia?
21. Zmiana stanowiska a badania i BHP
22. Gdzie przechowywać porozumienie?
23. Najczęstsze błędy kadr
24. Case study
25. Porada eksperta
26. Checklista dla kadr
27. FAQ
28. Podsumowanie

1. Czym jest porozumienie zmieniające?

Porozumienie zmieniające jest zgodnym uzgodnieniem pracodawcy i pracownika, na podstawie którego strony modyfikują dotychczasowe warunki umowy o pracę.

W odróżnieniu od wypowiedzenia zmieniającego nie jest jednostronną czynnością pracodawcy.

Istotą porozumienia jest:

propozycja zmiany + zgoda drugiej strony = nowe uzgodnione warunki zatrudnienia.

Za pomocą porozumienia można:

• zmienić istniejące postanowienie umowy,
• usunąć określone postanowienie,
• dodać nowe postanowienie,
• wprowadzić zmianę bezterminowo,
• wprowadzić zmianę tylko na określony czas.

Porozumienie może zostać zawarte zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i pracownika.

↑ Wróć do spisu treści

2. Czy aneks do umowy i porozumienie zmieniające to to samo?

W praktyce kadrowej pojęcia te są używane zamiennie.

Określenie „aneks do umowy o pracę” nie oznacza odrębnego trybu prawnego.

Jeżeli dokument zawiera zgodne oświadczenia pracownika i pracodawcy dotyczące zmiany umowy, w istocie mamy do czynienia z porozumieniem zmieniającym.

Dokument może więc nosić tytuł:

• „Porozumienie zmieniające warunki umowy o pracę”,
• „Aneks do umowy o pracę”,
• „Porozumienie w sprawie zmiany warunków zatrudnienia”.

O skutkach prawnych decyduje przede wszystkim treść dokumentu i zgodna wola stron, a nie jego nazwa.

↑ Wróć do spisu treści

3. Kiedy stosować porozumienie zmieniające?

Porozumienie jest właściwym rozwiązaniem wtedy, gdy strony zgadzają się na zmianę warunku wynikającego z umowy.

Najczęstsze sytuacje to:

• podwyżka wynagrodzenia,
• awans pracownika,
• zmiana stanowiska,
• zmiana rodzaju pracy,
• zmiana miejsca wykonywania pracy,
• przejście z pełnego etatu na część etatu albo odwrotnie,
• zmiana składników wynagrodzenia,
• czasowa zmiana warunków zatrudnienia,
• zmiana określonych postanowień dodatkowych umowy.

Najpierw sprawdź aktualną umowę

Nie każda zmiana organizacyjna wymaga aneksowania umowy.

Jeżeli określone działanie pracodawcy nadal mieści się w granicach wcześniej uzgodnionych warunków, zmiana umowy może nie być konieczna.

Dlatego przed przygotowaniem aneksu HR powinien porównać planowaną zmianę z aktualną treścią dokumentu. W tym celu pomocna będzie checklista obowiązkowych elementów umowy o pracę.

↑ Wróć do spisu treści

4. Czy pracownik musi wyrazić zgodę na aneks?

Tak.

Bez zgody obu stron nie dochodzi do zawarcia porozumienia zmieniającego.

Pracodawca może przedstawić pracownikowi propozycję, ale nie może jednostronnie uznać jej za obowiązującą tylko dlatego, że:

• dokument został przygotowany przez kadry,
• został wysłany e-mailem,
• przełożony poinformował pracownika o zmianie,
• pracownik nie podpisał dokumentu przez kilka dni.

Milczenie pracownika

W zwykłym procesie zawierania aneksu nie należy stosować zasady:

„brak odpowiedzi oznacza zgodę”.

Mechanizm uznania nowych warunków za przyjęte wskutek braku odmowy dotyczy prawidłowo dokonanego wypowiedzenia zmieniającego, a nie zwykłej propozycji porozumienia.

Jeżeli pracownik nie wyrazi zgody, zobacz jak wygląda procedura wypowiedzenia zmieniającego.

↑ Wróć do spisu treści

5. Czy porozumieniem można wprowadzić mniej korzystne warunki?

Tak. Strony mogą za obopólną zgodą uzgodnić warunki zarówno korzystniejsze, jak i mniej korzystne od dotychczasowych.

Przykładowo porozumienie może przewidywać:

• obniżenie wynagrodzenia,
• zmniejszenie wymiaru etatu,
• zmianę stanowiska na niższe,
• rezygnację z określonego umownego składnika wynagrodzenia.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności.

Porozumienie nie może naruszać bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa pracy ani prowadzić do warunków mniej korzystnych niż gwarantowane przez mające zastosowanie źródła prawa pracy.

Przykład

Pracownik zarabia 8 000 zł brutto. Strony mogą uzgodnić obniżenie pensji do 7 000 zł, jeżeli pracownik rzeczywiście wyraża na to zgodę i nowa kwota pozostaje zgodna z obowiązującymi przepisami.

Nie można natomiast skutecznie uzgodnić wynagrodzenia poniżej ustawowego minimum, jeżeli pracownik jest objęty gwarancją minimalnego wynagrodzenia.

↑ Wróć do spisu treści

6. Jakie elementy umowy można zmienić aneksem?

Porozumieniem można modyfikować bardzo szeroki zakres postanowień umownych.

Najczęściej są to:

• rodzaj pracy,
• stanowisko,
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy,
• wynagrodzenie zasadnicze,
• składniki wynagrodzenia,
• wymiar czasu pracy,
• określone postanowienia dodatkowe,
• w dopuszczalnych sytuacjach – rodzaj umowy.

Porozumienie może również dodać do umowy nowe postanowienie, którego wcześniej w niej nie było.

Nie przepisuj całej umowy bez potrzeby

Jeżeli zmienia się tylko jeden element, nie ma konieczności sporządzania od początku całej umowy.

W aneksie można wskazać:

„Strony zgodnie postanawiają, że od dnia … § … umowy otrzymuje następujące brzmienie: …”

Pozostałe postanowienia umowy pozostają wówczas bez zmian.

↑ Wróć do spisu treści

7. W jakiej formie zawrzeć porozumienie zmieniające?

Art. 29 § 4 Kodeksu pracy stanowi, że zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.

Z punktu widzenia działu kadr prawidłowa procedura powinna więc prowadzić do przygotowania dokumentu obejmującego ustaloną zmianę i podpisanego przez obie strony.

Najbezpieczniejszy model:

1. HR przygotowuje projekt,
2. pracownik ma możliwość zapoznania się z treścią,
3. strony uzgadniają ostateczne warunki,
4. dokument podpisują osoby uprawnione,
5. jedna wersja trafia do pracownika,
6. egzemplarz pracodawcy zostaje włączony do dokumentacji pracowniczej.

↑ Wróć do spisu treści

8. Czy aneks do umowy może być podpisany elektronicznie?

Tak, ale trzeba odróżnić zwykły dokument elektroniczny od formy elektronicznej równoważnej formie pisemnej.

Zgodnie z Kodeksem cywilnym oświadczenie złożone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej.

W praktyce oznacza to, że dokument może zostać podpisany:

• własnoręcznie na papierze,
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• w określonych konfiguracjach – przez jedną stronę własnoręcznie, a przez drugą kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Czy wystarczy skan podpisanego aneksu?

Zwykły skan, podpis wklejony jako obraz, kliknięcie „akceptuję” albo standardowy e-mail nie są tym samym co kwalifikowany podpis elektroniczny.

Jeżeli Kodeks pracy wymaga formy pisemnej, HR powinien projektować elektroniczny obieg dokumentów tak, aby rzeczywiście spełniał wymagania dotyczące tej formy.

↑ Wróć do spisu treści

9. Co powinno zawierać porozumienie zmieniające?

Dobrze przygotowany dokument powinien pozwalać bez wątpliwości ustalić:

• kto jest stroną porozumienia,
• której umowy dotyczy,
• który warunek jest zmieniany,
• jak brzmi nowy warunek,
• od kiedy zaczyna obowiązywać,
• czy zmiana jest stała czy czasowa,
• że pozostałe postanowienia umowy pozostają bez zmian.

Przykładowa konstrukcja

Dokument może zawierać zapis:

„Strony zgodnie postanawiają, że z dniem 1 listopada 2026 r. wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi 8 500 zł brutto miesięcznie. Pozostałe postanowienia umowy o pracę pozostają bez zmian.”

Treść zawsze trzeba jednak dostosować do konkretnej zmiany.

Unikaj nieprecyzyjnych określeń

Nie warto stosować sformułowań typu:

„wynagrodzenie zostaje odpowiednio zwiększone”

albo:

„pracownik przechodzi na nowe stanowisko zgodne ze strukturą firmy”.

Nowe warunki powinny być możliwe do jednoznacznego ustalenia.

↑ Wróć do spisu treści

10. Od kiedy obowiązują nowe warunki?

Strony mogą samodzielnie ustalić datę wejścia zmiany w życie.

Nie musi to być dzień podpisania dokumentu.

Przykład

Porozumienie zostaje podpisane 15 października, ale zawiera zapis:

„nowe warunki obowiązują od 1 listopada 2026 r.”

W takim przypadku do końca października obowiązują dotychczasowe warunki, a od 1 listopada – nowe.

Brak daty

Dla bezpieczeństwa kadrowego data wejścia zmiany w życie powinna zostać wpisana wprost.

Pozwala to uniknąć sporów dotyczących m.in.:

• wynagrodzenia,
• etatu,
• stanowiska,
• zakresu obowiązków,
• naliczania świadczeń.

↑ Wróć do spisu treści

11. Czy porozumienie zmieniające może obowiązywać tylko czasowo?

Tak.

Strony mogą uzgodnić, że nowe warunki będą obowiązywały tylko przez określony okres.

Przykład

Pracownik zgadza się od 1 listopada 2026 r. do 31 marca 2027 r. wykonywać obowiązki na innym stanowisku.

Porozumienie powinno jasno określać:

• warunki czasowe,
• datę rozpoczęcia,
• datę zakończenia,
• warunki, które będą obowiązywać po upływie tego okresu.

Takie rozwiązanie może być przydatne np. przy:

• czasowym zastępstwie kierownika,
• projekcie,
• czasowym zwiększeniu etatu,
• czasowej zmianie miejsca pracy.

Warto jednak zadbać, aby po zakończeniu okresu nie było wątpliwości, czy następuje automatyczny powrót do wcześniejszych warunków.

↑ Wróć do spisu treści

12. Zmiana wynagrodzenia pracownika aneksem

Porozumienie jest najczęściej stosowanym sposobem dokumentowania podwyżki wynagrodzenia.

Powinno jasno wskazywać:

• nową wysokość wynagrodzenia,
• składniki objęte zmianą,
• datę obowiązywania nowej kwoty.

Podwyżka

Jeżeli strony uzgodniły zwiększenie wynagrodzenia, HR powinien dopilnować, aby data wskazana w aneksie była zgodna z datą wprowadzoną następnie do systemu płacowego.

Obniżka

Porozumieniem można również obniżyć wynagrodzenie, ale wymaga to rzeczywistej zgody pracownika.

Jeżeli pracownik nie zgadza się na obniżenie, pracodawca nie może zastąpić podpisu jednostronną informacją.

Wtedy należy ustalić, czy dopuszczalne jest wypowiedzenie warunków pracy lub płacy.

↑ Wróć do spisu treści

13. Wzrost minimalnego wynagrodzenia – czy zawsze trzeba przygotować aneks?

To częsty praktyczny problem działów kadr.

Znaczenie ma sposób określenia wynagrodzenia w umowie.

W umowie wpisano konkretną kwotę

Jeżeli umowa wskazuje konkretnie np.:

„wynagrodzenie zasadnicze 4 700 zł brutto”

i w wyniku podwyższenia ustawowego minimum kwota ta wymaga zwiększenia, Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje na potrzebę dokonania pisemnej zmiany.

Umowa odsyła bezpośrednio do aktualnego minimum

Jeżeli natomiast wynagrodzenie zostało określone jako:

„minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące na podstawie aktualnych przepisów”,

jego wysokość zmienia się wraz ze zmianą ustawowej stawki i według stanowiska PIP osobny aneks dotyczący samej kwoty nie jest w takim przypadku konieczny.

↑ Wróć do spisu treści

14. Aneks przy zmianie stanowiska lub rodzaju pracy

Rodzaj pracy należy do podstawowych elementów umowy o pracę.

Jeżeli awans albo przeniesienie powodują zmianę umówionego rodzaju pracy, właściwym rozwiązaniem przy zgodzie pracownika jest porozumienie zmieniające.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony jako:

specjalista ds. księgowości,

a od 1 grudnia ma objąć stanowisko:

kierownika działu księgowości.

Aneks może jednocześnie zmienić:

• stanowisko,
• rodzaj pracy,
• wynagrodzenie,
• inne warunki związane z awansem.

Nowy zakres obowiązków

Jeżeli wraz ze stanowiskiem zmienia się zakres czynności, warto przygotować go razem z procesem zmiany umowy, aby dokumentacja była spójna od dnia rozpoczęcia pracy na nowych warunkach.

Przy awansie lub innym uzgodnionym przeniesieniu nie należy ograniczać się do wpisania nowej nazwy stanowiska. Trzeba sprawdzić, czy zmienia się rodzaj pracy, wynagrodzenie, miejsce pracy, zakres odpowiedzialności oraz inne obowiązki kadrowe. Zobacz jak prawidłowo przeprowadzić zmianę stanowiska pracownika.

↑ Wróć do spisu treści

15. Zmiana miejsca pracy aneksem

Miejsce lub miejsca wykonywania pracy są elementem umowy o pracę.

Jeżeli strony chcą trwale zmienić miejsce wskazane w umowie, mogą zawrzeć porozumienie zmieniające.

Przykład

Umowa wskazuje:

„Kraków”,

a pracownik za zgodą stron ma od 1 stycznia wykonywać pracę w Katowicach.

Zmiana powinna zostać odpowiednio odzwierciedlona w umowie.

Nie każdy wyjazd oznacza zmianę umowy

Porozumienia zmieniającego nie należy automatycznie przygotowywać przy każdym wyjeździe służbowym czy wykonywaniu pojedynczego zadania poza stałym miejscem pracy.

Trzeba najpierw ustalić charakter zdarzenia i aktualne brzmienie umowy.

Przy zmianie lokalizacji warto jednak sprawdzić nie tylko sam aneks. Nowe miejsce może wpływać również na badania lekarskie, BHP, ocenę ryzyka, organizację pracy, obowiązki informacyjne, a przy pracy za granicą także na dodatkowe obowiązki pracodawcy. Pełną checklistę znajdziesz w poradniku zmiana miejsca pracy pracownika – obowiązki kadr krok po kroku.

↑ Wróć do spisu treści

16. Zmiana wymiaru etatu – co powinien sprawdzić HR?

Zmiana wymiaru czasu pracy wymaga zmiany warunku umowy.

Może dotyczyć np. przejścia:

• z pełnego etatu na 1/2 etatu,
• z 1/2 na 3/4 etatu,
• z 3/4 na pełny etat.

Porozumienie powinno wskazać nowy wymiar oraz datę jego obowiązywania.

Nie kończ procesu na wpisaniu „1/2 etatu”

Zmiana etatu może mieć konsekwencje m.in. dla:

• wynagrodzenia,
• wymiaru urlopu,
• organizacji czasu pracy,
• godzin ponadwymiarowych pracownika niepełnoetatowego,
• danych w systemie kadrowo-płacowym.

HR powinien więc potraktować zmianę etatu jako proces, a nie jedynie podpisanie jednego dokumentu.

↑ Wróć do spisu treści

17. Czy porozumieniem można zmienić rodzaj umowy?

Porozumienie zmieniające może dotyczyć również rodzaju umowy w granicach dopuszczonych przez prawo.

Oficjalne wyjaśnienia MRPiPS wskazują m.in. możliwość uzgodnienia:

• zmiany umowy na okres próbny na umowę na czas określony,
• zmiany umowy na okres próbny na umowę na czas nieokreślony,
• zmiany umowy na czas określony na umowę na czas nieokreślony.

Każdą zmianę rodzaju umowy należy jednak sprawdzić również pod kątem regulacji dotyczących dopuszczalnych rodzajów umów i zatrudnienia terminowego.

Szczegółowe zasady znajdziesz w poradniku rodzaje umów o pracę – przewodnik dla kadr i HR.

↑ Wróć do spisu treści

18. Co zrobić, jeśli pracownik odmówi podpisania aneksu?

Odmowa oznacza, że porozumienie nie zostaje zawarte.

Dotychczasowe warunki umowy nadal obowiązują.

Dział kadr nie powinien:

• wprowadzać nowych warunków do systemu,
• zmniejszać wynagrodzenia,
• zmieniać etatu,
• uznawać milczenia za zgodę,
• antydatować dokumentu po późniejszym uzyskaniu podpisu.

Co może zrobić pracodawca?

Może:

• pozostawić dotychczasowe warunki,
• prowadzić dalsze negocjacje,
• zmienić swoją propozycję,
• jeżeli są ku temu podstawy – rozważyć wypowiedzenie zmieniające.

Ten ostatni tryb ma jednak zupełnie inne wymagania. Zobacz pełną procedurę wypowiedzenia zmieniającego dla kadr.

↑ Wróć do spisu treści

19. Czy po podpisaniu można jednostronnie cofnąć porozumienie?

Po zawarciu porozumienia jedna strona nie powinna zakładać, że może swobodnie wycofać swoją zgodę tylko dlatego, że zmieniła zdanie.

Skoro porozumienie jest czynnością dwustronną, jego późniejsze odwrócenie lub zmiana również co do zasady wymaga uzgodnienia stron.

Przykład

Pracownik podpisuje w poniedziałek porozumienie przewidujące zmianę stanowiska od kolejnego miesiąca.

W środę informuje:

„jednak rezygnuję z aneksu”.

Samo takie oświadczenie nie powinno być automatycznie traktowane jako unicestwienie wcześniej zawartego porozumienia.

Strony mogą natomiast zgodnie zawrzeć kolejne porozumienie zmieniające albo uchylające wcześniejsze ustalenia.

Wady oświadczenia woli

W szczególnych sytuacjach znaczenie mogą mieć przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące wad oświadczenia woli, stosowane odpowiednio w prawie pracy.

Dotyczy to jednak sytuacji takich jak istotny błąd, bezprawna groźba czy inne ustawowo określone przypadki – a nie zwykłej zmiany decyzji.

↑ Wróć do spisu treści

20. Aneks a informacja o warunkach zatrudnienia

Zmiana umowy i aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia to dwa odrębne obowiązki.

Po podpisaniu porozumienia HR powinien sprawdzić, czy nowa sytuacja wpływa również na informacje przekazywane pracownikowi na podstawie art. 29 Kodeksu pracy.

Nie należy przyjmować, że:

„skoro podpisaliśmy aneks, wszystkie obowiązki informacyjne są automatycznie wykonane”.

Trzeba porównać zmianę z zakresem obowiązującej informacji o warunkach zatrudnienia i ustalić, czy powstaje obowiązek jej aktualizacji.

↑ Wróć do spisu treści

21. Zmiana stanowiska – sprawdź również badania lekarskie i BHP

Zmiana umowy może uruchomić obowiązki wykraczające poza samo przygotowanie aneksu.

Szczególnie przy zmianie stanowiska, rodzaju pracy albo warunków środowiska pracy HR powinien sprawdzić:

• czy dotychczasowe orzeczenie medycyny pracy odpowiada nowym warunkom,
• czy potrzebne jest nowe skierowanie na badania,
• czy konieczny jest instruktaż stanowiskowy,
• czy zmienia się grupa właściwa dla szkolenia okresowego BHP,
• czy trzeba zaktualizować ocenę ryzyka lub zapoznać pracownika z innymi zagrożeniami.

Szczegółową procedurę medycyny pracy omawiamy w poradniku badania lekarskie pracowników – obowiązki kadr.

Zasady szkolenia znajdziesz natomiast w artykule szkolenie BHP pracownika – jakie są obowiązki kadr?.

↑ Wróć do spisu treści

22. Gdzie przechowywać porozumienie zmieniające?

Dokumenty dotyczące zmian warunków pracy lub płacy są związane z przebiegiem zatrudnienia i powinny zostać odpowiednio umieszczone w części B akt osobowych pracownika.

Dział kadr powinien zadbać o:

• właściwe przyporządkowanie dokumentu,
• chronologię,
• numerację,
• spójność z pozostałą dokumentacją,
• zgodność danych w dokumentacji z systemem kadrowo-płacowym.

Szczegółową strukturę dokumentacji znajdziesz w poradniku akta osobowe pracownika – części A–E i obowiązki kadr.

Po podpisaniu aneksu sprawdź również system HR

Należy zweryfikować odpowiednio:

• stanowisko,
• etat,
• wynagrodzenie,
• miejsce pracy,
• centrum kosztowe lub strukturę organizacyjną,
• zakres uprawnień,
• inne dane zależne od zmienionego warunku.

↑ Wróć do spisu treści

23. Najczęstsze błędy kadr przy przygotowywaniu aneksów

• traktowanie projektu aneksu jako jednostronnej decyzji pracodawcy,
• uznawanie milczenia pracownika za zgodę,
• wprowadzenie nowych warunków do systemu przed zawarciem porozumienia,
• brak jednoznacznego wskazania zmienianego postanowienia,
• brak konkretnej nowej treści warunku,
• brak daty wejścia zmiany w życie,
• brak informacji, czy zmiana jest czasowa czy stała,
• niezgodność daty aneksu z datą zmiany w systemie płacowym,
• antydatowanie porozumienia,
• próba obniżenia wynagrodzenia bez rzeczywistej zgody pracownika,
• stosowanie zwykłego e-maila jako automatycznego odpowiednika pisemnego aneksu,
• zmiana stanowiska bez sprawdzenia badań lekarskich,
• zmiana stanowiska bez analizy instruktażu BHP,
• zmiana etatu bez sprawdzenia skutków dla czasu pracy i urlopu,
• brak aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia, gdy jest wymagana,
• brak umieszczenia dokumentu w części B akt osobowych.

↑ Wróć do spisu treści

24. Case study: awans, podwyżka i nowy etat w jednym aneksie

Sytuacja: pracownik działu handlowego jest zatrudniony jako specjalista ds. sprzedaży na pełnym etacie z wynagrodzeniem zasadniczym 7 500 zł brutto.

Pracodawca proponuje mu:

• stanowisko kierownika zespołu,
• wynagrodzenie 10 000 zł brutto,
• zmianę części obowiązków,
• nowe miejsce pracy obejmujące dwa oddziały firmy.

Pracownik zgadza się na awans.

Krok 1 – sprawdzenie aktualnej umowy

HR powinien zweryfikować dokładne brzmienie:

• rodzaju pracy,
• miejsca pracy,
• wynagrodzenia,
• pozostałych indywidualnych postanowień.

Krok 2 – określenie wszystkich elementów zmiany

Nie należy przygotowywać jednego aneksu dotyczącego wyłącznie wynagrodzenia, jeśli równocześnie rzeczywiście zmieniają się także stanowisko i miejsce pracy.

Dokument powinien odpowiadać faktycznej zmianie.

Krok 3 – ustalenie daty

Strony uzgadniają, że nowe warunki obowiązują od 1 listopada 2026 r.

Data ta powinna znaleźć się w porozumieniu.

Krok 4 – podpisanie dokumentu

HR przekazuje projekt pracownikowi. Pracownik akceptuje warunki i obie strony podpisują porozumienie.

Krok 5 – aktualizacja systemów

Od 1 listopada należy zaktualizować:

• stanowisko,
• wynagrodzenie,
• strukturę organizacyjną,
• uprawnienia kierownicze,
• pozostałe dane zależne od stanowiska.

Krok 6 – badania lekarskie

HR porównuje nowe warunki i czynniki występujące na stanowisku z warunkami, na podstawie których wydano dotychczasowe orzeczenie.

Jeżeli zmiana wymaga ponownej oceny medycyny pracy, proces należy uruchomić przed wykonywaniem pracy w warunkach, których aktualne orzeczenie nie obejmuje.

Krok 7 – BHP

Zmiana stanowiska na kierownicze może wpływać zarówno na instruktaż stanowiskowy, jak i właściwą grupę szkolenia okresowego.

HR powinien sprawdzić oba zagadnienia, a nie ograniczać się do zmiany nazwy stanowiska w systemie.

Krok 8 – dokumentacja

Porozumienie trafia do części B akt osobowych wraz z właściwymi dokumentami dotyczącymi przebiegu zatrudnienia.

Co gdyby pracownik nie zaakceptował?

Dotychczasowa umowa nadal obowiązywałaby na wcześniejszych warunkach.

Pracodawca musiałby wtedy zdecydować, czy pozostawia je bez zmian, przedstawia inną propozycję czy – jeżeli istnieją ku temu podstawy – uruchamia procedurę wypowiedzenia zmieniającego.

Wniosek: jeden aneks może zmieniać kilka elementów zatrudnienia, ale dział kadr musi później przełożyć tę zmianę na wszystkie procesy zależne od nowych warunków.

↑ Wróć do spisu treści

25. Porada eksperta: wprowadź checklistę „aneks 360°”

↑ Wróć do spisu treści

26. Checklista HR – porozumienie zmieniające

Przed przygotowaniem

• ☐ sprawdź aktualną umowę,
• ☐ ustal dokładnie, co ma się zmienić,
• ☐ sprawdź, czy zmiana rzeczywiście wymaga zmiany umowy,
• ☐ ustal, czy pracownik zgadza się na proponowane warunki.

Treść aneksu

• ☐ prawidłowo oznaczono strony,
• ☐ wskazano umowę, której dotyczy dokument,
• ☐ wskazano zmieniane postanowienie,
• ☐ określono nową treść,
• ☐ wpisano datę wejścia zmiany w życie,
• ☐ określono czas trwania, jeżeli zmiana jest czasowa,
• ☐ wskazano, że pozostałe warunki pozostają bez zmian.

Podpis

• ☐ pracodawcę reprezentuje osoba uprawniona,
• ☐ pracownik rzeczywiście zaakceptował zmianę,
• ☐ zachowano właściwą formę dokumentu,
• ☐ przy wersji elektronicznej sprawdzono rodzaj zastosowanego podpisu.

Po podpisaniu

• ☐ pracownik otrzymał egzemplarz,
• ☐ dokument trafił do części B akt osobowych,
• ☐ zaktualizowano system HR,
• ☐ zaktualizowano system płacowy,
• ☐ dane zaczynają obowiązywać właściwego dnia.

Zmiana stanowiska

• ☐ sprawdzono zakres obowiązków,
• ☐ zweryfikowano badania lekarskie,
• ☐ zweryfikowano instruktaż stanowiskowy,
• ☐ zweryfikowano szkolenie okresowe BHP,
• ☐ sprawdzono ocenę ryzyka.

Zmiana etatu

• ☐ sprawdzono wynagrodzenie,
• ☐ sprawdzono wymiar urlopu,
• ☐ sprawdzono czas pracy,
• ☐ sprawdzono zasady dotyczące godzin ponadwymiarowych.

Zmiana wynagrodzenia

• ☐ wpisano konkretną kwotę lub zasady jej ustalania,
• ☐ określono składniki,
• ☐ wskazano właściwą datę,
• ☐ sprawdzono zgodność z minimalnym wynagrodzeniem,
• ☐ zweryfikowano system płacowy.

Obowiązki dodatkowe

• ☐ sprawdzono potrzebę aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia,
• ☐ sprawdzono dokumentację pracowniczą,
• ☐ sprawdzono uprawnienia systemowe i organizacyjne.

↑ Wróć do spisu treści

27. FAQ – porozumienie zmieniające i aneks do umowy

Czy porozumienie zmieniające i aneks to to samo?

W praktyce określenie „aneks do umowy” jest najczęściej używane właśnie w odniesieniu do porozumienia stron zmieniającego warunki umowy o pracę.

Czy pracownik musi podpisać aneks?

Jeżeli pracodawca chce wprowadzić zmianę w drodze porozumienia, potrzebna jest zgoda pracownika. Bez niej porozumienie nie zostaje zawarte.

Czy brak odpowiedzi oznacza zgodę?

Nie należy tak przyjmować przy zwykłej propozycji aneksu. Szczególny mechanizm braku odmowy dotyczy wypowiedzenia zmieniającego.

Czy aneksem można obniżyć wynagrodzenie?

Tak, jeżeli pracownik dobrowolnie zgodzi się na zmianę i nowe warunki nie naruszają przepisów prawa pracy.

Czy aneksem można zmienić etat?

Tak. Strony mogą uzgodnić np. przejście z pełnego etatu na 3/4 lub 1/2 etatu albo zwiększenie wymiaru zatrudnienia.

Czy aneksem można zmienić stanowisko?

Tak. Jest to jeden z typowych przypadków stosowania porozumienia zmieniającego.

Czy aneksem można zmienić miejsce pracy?

Tak, jeżeli pracownik i pracodawca uzgodnią nowe miejsce wykonywania pracy.

Czy aneks może obowiązywać tylko kilka miesięcy?

Tak. Porozumienie może wprowadzać zmianę czasową. Należy wtedy jasno określić początek, koniec i warunki obowiązujące po zakończeniu tego okresu.

Czy aneks musi obowiązywać od dnia podpisania?

Nie. Strony mogą uzgodnić inną datę przypadającą w okresie trwania stosunku pracy.

Czy można podpisać aneks elektronicznie?

Forma elektroniczna opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważna formie pisemnej. Zwykły e-mail czy skan podpisu nie są tym samym co kwalifikowany podpis elektroniczny.

Czy przy każdej podwyżce minimalnego wynagrodzenia trzeba podpisywać aneks?

Zależy to od sposobu określenia wynagrodzenia w umowie. Jeżeli wskazano konkretną kwotę wymagającą podwyższenia, PIP wskazuje na potrzebę pisemnej zmiany. Jeżeli umowa odsyła bezpośrednio do aktualnej ustawowej wysokości minimalnego wynagrodzenia, osobny aneks dotyczący samej zmiany stawki nie jest według stanowiska PIP konieczny.

Co jeśli pracownik nie zgodzi się na obniżenie pensji?

Porozumienie nie zostanie zawarte. Pracodawca może pozostawić dotychczasowe warunki, kontynuować negocjacje albo – po spełnieniu odpowiednich wymagań – rozważyć wypowiedzenie zmieniające.

Czy pracownik może następnego dnia wycofać podpis?

Sama zmiana decyzji nie oznacza automatycznego unicestwienia zawartego porozumienia. Strony mogą zgodnie zmienić wcześniejsze ustalenia, a w szczególnych sytuacjach mogą mieć zastosowanie przepisy dotyczące wad oświadczenia woli.

Czy po podpisaniu aneksu trzeba zmienić informację o warunkach zatrudnienia?

Należy to każdorazowo sprawdzić. Zmiana umowy i obowiązek aktualizacji informacji z art. 29 Kodeksu pracy są odrębnymi zagadnieniami.

Gdzie przechowywać aneks?

Dokument dotyczący zmiany warunków pracy lub płacy należy odpowiednio przechowywać w części B akt osobowych.

↑ Wróć do spisu treści

28. Porozumienie zmieniające – najważniejsze zasady dla kadr

Bezpieczna procedura powinna wyglądać następująco:

analiza aktualnej umowy → ustalenie zakresu zmiany → uzgodnienie warunków z pracownikiem → przygotowanie dokumentu → podpisanie → wejście zmiany w życie → aktualizacja HR i płac → kontrola obowiązków dodatkowych → uzupełnienie akt osobowych.

Najważniejszą różnicą względem wypowiedzenia zmieniającego jest dobrowolność.

Porozumienie działa dlatego, że pracownik i pracodawca zgodnie zaakceptowali nowe warunki.

Jeżeli zgody nie ma, dotychczasowe warunki pozostają w mocy, a pracodawca musi ustalić, czy posiada podstawę do zastosowania innego rozwiązania.

W takim przypadku szczegółową procedurę znajdziesz w poradniku wypowiedzenie zmieniające – obowiązki kadr krok po kroku.

↑ Wróć do spisu treści

Podstawa prawna

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 1245, w szczególności art. 18, art. 29 § 4, art. 42 i art. 300,
• ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności przepisy dotyczące oświadczeń woli, swobody umów, formy pisemnej i elektronicznej oraz wad oświadczeń woli, stosowane odpowiednio na podstawie art. 300 Kodeksu pracy,
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 474,
• ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – w zakresie zmian wynagrodzenia wynikających z ustawowego minimum.

Materiał ma charakter informacyjny i został przygotowany dla działów kadr i HR. Każdą zmianę umowy należy analizować z uwzględnieniem jej aktualnej treści, źródeł prawa pracy obowiązujących u pracodawcy oraz indywidualnej sytuacji pracownika.

Napisane przez: Arkadiusz Czapla

Specjalista z zakresu administracji kadrowo-płacowej oraz ubezpieczeń społecznych z ponad 20-letnim, zawodowym doświadczeniem. Na co dzień doradza firmom we wdrażaniu optymalizacji procesów płacowych i pomaga pracodawcom skutecznie przygotować dokumentację pod kątem audytów Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz kontroli ZUS. Ceniony za umiejętność przełożenia skomplikowanego, ustawowego języka prawnego na użyteczne w praktyce i przystępne wskazówki dla działów HR. Aktywnie angażuje się w bezpłatne poradnictwo dla obywateli, pomagając im weryfikować poprawność rozliczeń pracowniczych i dbać o rzetelne ustalanie praw do świadczeń.