Zmiana rozkładu czasu pracy może oznaczać zarówno prostą zmianę godzin rozpoczynania i kończenia pracy, jak i znacznie poważniejszą reorganizację obejmującą pracę zmianową, ruchomy czas pracy albo indywidualny rozkład ustalony dla konkretnego pracownika.

Dla działu kadr najważniejsze jest ustalenie, co dokładnie jest zmieniane i z jakiego dokumentu dotychczasowy rozkład wynika.

Zmiana godzin z 7:00–15:00 na 9:00–17:00 nie jest bowiem tym samym co zmiana systemu czasu pracy. Nie jest również tym samym co korekta pojedynczego grafiku pracownika.

Przed rozpoczęciem procedury HR powinien odpowiedzieć na cztery pytania:

• jaki system czasu pracy obowiązuje pracownika,
• gdzie został ustalony jego rozkład czasu pracy,
• czy konkretne godziny zostały wpisane do umowy,
• czy zmiana ma charakter stały, okresowy czy dotyczy tylko konkretnego harmonogramu.

Szersze zasady dotyczące zmian w zatrudnieniu znajdziesz w poradniku stosunek pracy – obowiązki kadr i HR krok po kroku.

1. System, rozkład i grafik czasu pracy – trzy różne pojęcia

Jednym z najczęstszych błędów kadrowych jest używanie pojęć system czasu pracy, rozkład czasu pracy i harmonogram zamiennie.

System czasu pracy

Określa podstawowy sposób organizacji czasu pracy, np. system:

• podstawowy,
• równoważny,
• zadaniowy,
• przerywany,
• skróconego tygodnia pracy,
• weekendowy.

Rozkład czasu pracy

Określa sposób rozmieszczenia czasu pracy, np. godziny rozpoczynania i kończenia pracy albo zasady pracy zmianowej.

Harmonogram czasu pracy

To konkretny plan pracy danego pracownika na określony okres.

Przykład

Pracownik może:

• pozostawać w podstawowym systemie czasu pracy,
• mieć rozkład od 8:00 do 16:00,
• otrzymać harmonogram obejmujący konkretne dni pracy w kolejnym miesiącu.

Zmiana jednego elementu nie musi oznaczać zmiany pozostałych.

Dla prawidłowej dokumentacji HR musi najpierw ustalić, który poziom organizacji czasu pracy faktycznie się zmienia.

↑ Wróć do spisu treści

2. Gdzie ustala się rozkład czasu pracy?

Zgodnie z art. 150 Kodeksu pracy systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się co do zasady w:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie pracy,
• obwieszczeniu – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym i nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy.

Nie oznacza to jednak, że każdy pracownik musi pracować dokładnie według jednego ogólnego rozkładu.

Kodeks pracy przewiduje również m.in.:

• ruchome rozkłady czasu pracy,
• indywidualny rozkład czasu pracy ustalony na wniosek pracownika,
• harmonogramy ustalane dla konkretnych pracowników.

Dlaczego ma to znaczenie?

Od źródła rozkładu zależy procedura jego późniejszej zmiany.

Inaczej zmienia się:

• regulamin pracy,
• indywidualnie uzgodniony warunek umowy,
• rozkład ustalony na wniosek pracownika,
• pojedynczy harmonogram.

↑ Wróć do spisu treści

3. Czy zmiana rozkładu czasu pracy wymaga aneksu?

Nie zawsze.

Jeżeli godziny pracy wynikają z regulaminu, obwieszczenia albo organizacji pracy, a umowa nie gwarantuje pracownikowi konkretnego rozkładu, zmiana może nie wymagać aneksu.

Może natomiast wymagać prawidłowej zmiany przepisów wewnętrznych.

Aneks może być potrzebny, gdy:

• konkretne godziny zostały indywidualnie uzgodnione w umowie,
• umowa gwarantuje pracownikowi określony rozkład,
• zmiana rozkładu jest elementem szerszej zmiany warunków umownych.

Dlatego nie należy stosować automatycznej zasady:

„zmieniamy godziny pracy – robimy aneks”.

Ale równie niebezpieczna jest zasada:

„godziny zawsze ustala pracodawca, więc umowy nie trzeba sprawdzać”.

Zawsze zaczynamy od treści dokumentów.

↑ Wróć do spisu treści

4. Co jeśli godziny pracy zostały wpisane do umowy?

To jeden z najważniejszych przypadków praktycznych.

Przykład

Umowa zawiera postanowienie:

„Praca wykonywana jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00”.

Pracodawca chce zmienić godziny na:

10:00–18:00.

Jeżeli takie godziny zostały uzgodnione jako indywidualny warunek umowy, nie należy traktować ich jak zwykłego wpisu w miesięcznym grafiku.

Art. 29 § 4 Kodeksu pracy wymaga zachowania formy pisemnej przy zmianie warunków umowy.

HR powinien więc ustalić:

• czy zapis rzeczywiście stanowi warunek umowny,
• czy ma jedynie charakter informacyjny,
• czy pracownik zgadza się na zmianę,
• czy w razie braku zgody konieczne będzie zastosowanie właściwego trybu jednostronnej zmiany warunków.

Znaczenie poszczególnych zapisów umownych omawiamy szerzej w poradniku elementy umowy o pracę – checklista dla kadr.

↑ Wróć do spisu treści

5. Zmiana rozkładu czasu pracy wynikającego z regulaminu

Jeżeli konkretny rozkład wynika z regulaminu pracy, jego trwała zmiana może wymagać zmiany regulaminu.

Przykład

Regulamin stanowi:

„Pracownicy administracji wykonują pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30–15:30”.

Pracodawca chce wprowadzić godziny:

9:00–17:00.

Nie wystarczy w takiej sytuacji samo wysłanie wiadomości e-mail do pracowników, jeżeli obowiązujący regulamin nadal wskazuje wcześniejsze godziny.

Wejście regulaminu w życie

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Przy planowaniu trwałej zmiany rozkładu HR powinien uwzględnić ten termin.

↑ Wróć do spisu treści

6. Zmiana rozkładu określonego w obwieszczeniu

U pracodawcy, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy i nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy, zasady organizacji czasu pracy mogą wynikać z obwieszczenia.

Jeżeli rozkład został określony właśnie w tym dokumencie, trwała zmiana powinna zostać odpowiednio odzwierciedlona w obwieszczeniu.

Do obwieszczenia stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące wejścia w życie regulaminu pracy.

Wniosek dla kadr

Nie powinno się utrzymywać sytuacji, w której:

• obwieszczenie wskazuje pracę 8:00–16:00,
• pracownicy faktycznie od miesięcy pracują 10:00–18:00.

Dokumentacja organizacyjna powinna odpowiadać rzeczywistej organizacji pracy.

↑ Wróć do spisu treści

7. Czy można zmienić godziny pracy z 7:00–15:00 na 9:00–17:00?

Tak, ale procedura zależy od źródła dotychczasowych godzin.

Sama taka zmiana nie oznacza zmiany systemu czasu pracy.

Pracownik może nadal pozostawać w podstawowym systemie czasu pracy i wykonywać pracę po 8 godzin dziennie.

Sprawdź kolejno:

1. umowę o pracę,
2. regulamin lub obwieszczenie,
3. indywidualne porozumienia z pracownikiem,
4. obowiązujący harmonogram,
5. szczególne uprawnienia pracownika.

Przykład

Umowa nie wskazuje godzin pracy.

Regulamin przewiduje, że dział administracji pracuje od 7:00 do 15:00.

Pracodawca chce trwale zmienić godziny na 9:00–17:00.

Kluczowa będzie wtedy prawidłowa zmiana regulacji zakładowej, a nie automatycznie indywidualny aneks dla każdego pracownika.

↑ Wróć do spisu treści

8. Wprowadzenie pracy zmianowej

Zmiana rozkładu może również oznaczać przejście z jednej stałej godziny rozpoczęcia pracy na pracę zmianową.

Przykład

Dotychczas:

8:00–16:00.

Po zmianie:

• I zmiana – 6:00–14:00,
• II zmiana – 14:00–22:00.

Nie musi to automatycznie oznaczać zmiany systemu czasu pracy.

Praca zmianowa może być stosowana niezależnie od określonego systemu czasu pracy, jeżeli prawidłowo została zorganizowana.

HR powinien jednak sprawdzić:

• przepisy zakładowe,
• harmonogramy,
• porę nocną,
• odpoczynki,
• informację o warunkach zatrudnienia,
• uprawnienia rodzicielskie,
• ewentualne dodatki wynikające z przepisów wewnętrznych.

↑ Wróć do spisu treści

9. Ruchomy rozkład czasu pracy – na czym polega?

Art. 140¹ Kodeksu pracy przewiduje możliwość stosowania rozkładu, w którym:

• w poszczególnych dniach przewidziane są różne godziny rozpoczynania pracy albo
• określony jest przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy.

Przykład

Pracownik może rozpocząć pracę między:

7:00 a 9:00

i następnie wykonuje pracę przez obowiązujący go wymiar czasu.

Ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie

Przy prawidłowo stosowanym ruchomym rozkładzie ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie stanowi samo przez się pracy nadliczbowej.

Rozkład nie może jednak naruszać prawa pracownika do odpoczynku.

Jak wprowadza się ruchomy rozkład?

Może zostać wprowadzony w odpowiednim trybie zbiorowym albo – w stosunku do konkretnego pracownika – na jego wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

↑ Wróć do spisu treści

10. Indywidualny rozkład czasu pracy – art. 142 KP

Na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej pracodawca może ustalić dla niego indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu, którym pracownik jest objęty.

Przykład

Standardowo dział pracuje:

8:00–16:00.

Pracownik występuje o pracę:

7:00–15:00.

Pracodawca może zaakceptować taki wniosek, jeżeli organizacja pracy na to pozwala.

Ważne

Indywidualny rozkład nie oznacza automatycznej zmiany systemu czasu pracy.

Pracownik może nadal pozostawać np. w systemie podstawowym.

↑ Wróć do spisu treści

11. Wniosek pracownika o zmianę godzin pracy

Pracownik może zwrócić się do pracodawcy o zmianę godzin pracy.

W zależności od podstawy prawnej taki wniosek może mieć różne znaczenie.

Zwykły indywidualny rozkład

Na podstawie art. 142 pracodawca może ustalić indywidualny rozkład.

Szczególne uprawnienia

W innych przypadkach przepisy mogą silniej ograniczać możliwość odmowy, np. przy określonych uprawnieniach rodzicielskich.

Dobra praktyka HR

We wniosku warto wskazać:

• proponowane godziny pracy,
• datę rozpoczęcia,
• ewentualny okres obowiązywania,
• podstawę wniosku, jeżeli pracownik korzysta ze szczególnego uprawnienia.

Pracodawca powinien również jasno udokumentować decyzję.

↑ Wróć do spisu treści

12. Rodzic dziecka do 8 lat a zmiana rozkładu czasu pracy

Pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia może wystąpić o elastyczną organizację pracy.

Może ona obejmować m.in.:

• ruchomy rozkład czasu pracy,
• indywidualny rozkład czasu pracy,
• określone systemy czasu pracy,
• pracę zdalną,
• obniżenie wymiaru czasu pracy.

Termin wniosku

Wniosek składa się w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy.

Termin odpowiedzi

Pracodawca informuje pracownika o:

• uwzględnieniu wniosku,
• odmowie wraz z przyczyną albo
• innym możliwym terminie zastosowania rozwiązania

w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku.

Pracodawca powinien uwzględnić zarówno potrzeby pracownika, jak i własne potrzeby oraz możliwości organizacyjne.

↑ Wróć do spisu treści

13. Czy można zmienić już ustalony harmonogram czasu pracy?

W określonych sytuacjach – tak.

Kodeks pracy nie reguluje jednak kompleksowo wszystkich przypadków i trybu zmiany harmonogramu, który został już przekazany pracownikowi.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że zmiany są dopuszczalne m.in. w sytuacjach wynikających bezpośrednio z przepisów, np. gdy pracodawca:

• oddaje dzień wolny za określoną pracę,
• udziela czasu wolnego w zamian za nadgodziny.

W praktyce występują także inne nagłe sytuacje organizacyjne.

Przepisy wewnętrzne powinny regulować zasady zmiany grafiku

Dobrym rozwiązaniem jest wskazanie w regulaminie pracy:

• w jakich sytuacjach harmonogram może zostać zmieniony,
• kto podejmuje decyzję,
• w jaki sposób pracownik jest informowany,
• z jakim wyprzedzeniem informacja powinna zostać przekazana.

Nie należy traktować możliwości zmiany harmonogramu jako prawa do dowolnego przesuwania pracownikowi godzin pracy z dnia na dzień.

↑ Wróć do spisu treści

14. Czy każdą zmianę grafiku trzeba przekazać tydzień wcześniej?

Art. 129 § 3 Kodeksu pracy przewiduje, że harmonogram obejmujący co najmniej miesiąc przekazuje się pracownikowi co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego harmonogram dotyczy.

Powstaje jednak pytanie, co z późniejszą zmianą już przekazanego grafiku.

PIP wskazuje, że przepisy nie określają wprost minimalnego terminu, w jakim należy przekazywać późniejszą zmianę harmonogramu.

Co powinien zrobić HR?

Najbezpieczniej określić zasady modyfikacji w przepisach wewnątrzzakładowych.

Informacja powinna zostać przekazana w sposób umożliwiający pracownikowi rzeczywiste zapoznanie się ze zmianą przed rozpoczęciem zmienionej pracy.

Nie wyciągaj błędnego wniosku

Brak ustawowego terminu dla każdej późniejszej korekty nie oznacza, że pracodawca może dowolnie zmieniać grafik bez komunikacji z pracownikiem.

↑ Wróć do spisu treści

15. Kiedy potrzebna jest zgoda pracownika na zmianę rozkładu?

Nie każda organizacyjna zmiana rozkładu wymaga zgody każdego pracownika.

Jeżeli jednak określone godziny zostały indywidualnie zagwarantowane w umowie, sytuacja wygląda inaczej.

Zgoda będzie również kluczowa, gdy:

• zmiana ma nastąpić na podstawie porozumienia zmieniającego,
• pracownik sam występuje o indywidualny rozkład,
• stosowanie określonego rozwiązania wymaga ustawowego wniosku pracownika,
• przepisy szczególne uzależniają możliwość określonej organizacji pracy od zgody pracownika.

Zawsze rozróżniaj uprawnienie pracodawcy do organizowania pracy od indywidualnie uzgodnionych warunków zatrudnienia.

↑ Wróć do spisu treści

16. Kiedy przy zmianie godzin potrzebne jest wypowiedzenie zmieniające?

Jeżeli konkretne godziny pracy albo określony rozkład stanowią warunek umowy, a pracownik nie zgadza się na porozumienie, dział kadr powinien ocenić możliwość zastosowania wypowiedzenia zmieniającego.

Przykład

Umowa wyraźnie gwarantuje:

pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00.

Pracodawca chce wprowadzić stałą pracę na dwóch zmianach.

Pracownik nie wyraża zgody.

Nie należy automatycznie zakładać, że zmianę można przeprowadzić samym poleceniem lub zmianą harmonogramu.

Pełną procedurę jednostronnej zmiany warunków zatrudnienia znajdziesz w poradniku wypowiedzenie zmieniające – obowiązki kadr krok po kroku.

↑ Wróć do spisu treści

17. Zmiana rozkładu a praca w porze nocnej

Zmiana godzin może sprawić, że praca zacznie częściowo przypadać na porę nocną.

To oznacza dodatkowe obowiązki dla HR.

Trzeba sprawdzić:

• jak została określona pora nocna u pracodawcy,
• czy pracownik zacznie wykonywać pracę w tej porze,
• czy przysługuje dodatek za pracę w nocy,
• czy wobec pracownika występują ograniczenia dotyczące pracy nocnej.

Przykład

Dotychczas pracownik pracował:

8:00–16:00.

Po zmianie część grafików przewiduje:

22:00–6:00.

Nie jest to już zwykła techniczna korekta godzin. HR musi uwzględnić skutki wynikające z pracy nocnej.

↑ Wróć do spisu treści

18. Rodzice dzieci do 8 lat – szczególne ograniczenia

Przy zmianach rozkładu HR powinien kontrolować uprawnienia pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 8. roku życia.

Bez jego zgody nie można m.in.:

• zatrudniać go w godzinach nadliczbowych,
• zatrudniać go w porze nocnej,
• stosować wobec niego przerywanego systemu czasu pracy,
• delegować poza stałe miejsce pracy.

Dlatego reorganizacja rozkładów może wymagać wcześniejszej kontroli oświadczeń znajdujących się w dokumentacji pracownika.

To, że nowy grafik jest prawidłowy dla większości zespołu, nie oznacza jeszcze, że można zastosować go wobec każdego pracownika.

↑ Wróć do spisu treści

19. Zmiana rozkładu a odpoczynek dobowy i tygodniowy

Przy układaniu nowego rozkładu trzeba zachować ustawowe okresy odpoczynku.

Co do zasady pracownikowi przysługuje:

• co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę,
• co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu.

Przepisy przewidują określone wyjątki, ale nie powinny być traktowane jako standardowy sposób organizowania pracy.

Typowy błąd

Pracownik kończy II zmianę o 22:00, a następnego dnia zostaje zaplanowany na 6:00.

Między zmianami pozostaje tylko 8 godzin.

Nowy rozkład może więc naruszać odpoczynek dobowy, mimo że liczba godzin pracy w każdym dniu pozornie wygląda prawidłowo.

↑ Wróć do spisu treści

20. Zmiana rozkładu czasu pracy a nadgodziny

Prawidłowe ustalenie rozkładu ma bezpośredni wpływ na rozliczanie czasu pracy.

Błędy mogą prowadzić do:

• naruszenia doby pracowniczej,
• powstawania nieplanowanych godzin nadliczbowych,
• naruszenia odpoczynków,
• błędnego naliczania wynagrodzenia.

Ruchomy czas pracy

Właśnie dlatego przepisy o ruchomym rozkładzie wprost przewidują szczególne rozwiązanie dotyczące ponownego rozpoczęcia pracy w tej samej dobie.

Nie próbuj naprawiać błędnego planowania zmianą grafiku po fakcie

Harmonogram powinien organizować pracę na przyszłość.

Zmiana ewidencji po wykonaniu pracy nie może służyć do ukrycia faktycznie powstałych nadgodzin.

↑ Wróć do spisu treści

21. Zmiana rozkładu a informacja o warunkach zatrudnienia

Po zmianie organizacji czasu pracy warto sprawdzić również informację przekazaną pracownikowi na podstawie art. 29 Kodeksu pracy.

Informacja obejmuje m.in. dane dotyczące:

• norm czasu pracy,
• dobowego i tygodniowego wymiaru czasu pracy,
• przerw,
• odpoczynku,
• zasad dotyczących pracy nadliczbowej,
• w przypadku pracy zmianowej – zasad przechodzenia ze zmiany na zmianę.

Jeżeli w wyniku reorganizacji zmienia się element objęty informacją, HR powinien sprawdzić obowiązek przekazania pracownikowi aktualizacji.

Nie każda zmiana pojedynczego miesięcznego grafiku będzie jednak oznaczała konieczność wystawienia nowej informacji o warunkach zatrudnienia.

↑ Wróć do spisu treści

22. Jak udokumentować zmianę rozkładu czasu pracy?

Nie istnieje jeden dokument właściwy dla każdej zmiany.

W zależności od sytuacji mogą wystąpić:

• zmiana regulaminu pracy,
• zmiana obwieszczenia,
• porozumienie dotyczące ruchomego rozkładu,
• wniosek pracownika,
• decyzja o indywidualnym rozkładzie,
• porozumienie zmieniające umowę,
• wypowiedzenie zmieniające,
• harmonogram czasu pracy,
• aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia.

HRIS i RCP

Po zmianie trzeba sprawdzić także konfigurację:

• systemu kadrowego,
• rejestracji czasu pracy,
• grafików,
• naliczania pory nocnej,
• nadgodzin,
• dodatków zmianowych.

Jeżeli zmiana dotyczy warunku umownego, odpowiednie dokumenty dotyczące zmiany warunków zatrudnienia przechowuje się w części B akt osobowych.

Więcej znajdziesz w poradniku akta osobowe pracownika – części A–E i obowiązki kadr.

↑ Wróć do spisu treści

23. Najczęstsze błędy HR przy zmianie rozkładu czasu pracy

• mylenie rozkładu czasu pracy z systemem czasu pracy,
• mylenie stałego rozkładu z miesięcznym harmonogramem,
• brak sprawdzenia umowy przed zmianą godzin,
• zmiana godzin wskazanych w regulaminie samym e-mailem,
• zmiana godzin zagwarantowanych w umowie zwykłym poleceniem,
• traktowanie indywidualnego rozkładu jako zmiany systemu czasu pracy,
• dowolne zmienianie już ogłoszonych grafików,
• brak zasad zmiany harmonogramów w regulaminie,
• naruszenie 11-godzinnego odpoczynku dobowego,
• naruszenie odpoczynku tygodniowego,
• nieuwzględnienie pracy w porze nocnej,
• pominięcie uprawnień rodziców dzieci do 8 lat,
• błędna konfiguracja RCP po zmianie godzin,
• brak aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia, gdy jest wymagana,
• zmienianie grafiku po fakcie w celu ukrycia nadgodzin.

↑ Wróć do spisu treści

24. Case study: administracja przechodzi z 7:00–15:00 na 9:00–17:00

Sytuacja: firma chce zmienić godziny pracy działu administracji ze względu na godziny obsługi klientów.

Dotychczas pracownicy pracują:

7:00–15:00.

Po zmianie mają pracować:

9:00–17:00.

Krok 1 – system czasu pracy

Pracownicy pozostają w podstawowym systemie czasu pracy.

Nie dochodzi więc do zmiany systemu.

Krok 2 – umowy

HR sprawdza umowy.

Nie zawierają one gwarantowanych godzin 7:00–15:00.

Krok 3 – regulamin

Regulamin pracy wskazuje jednak wprost:

„pracownicy administracyjni wykonują pracę w godzinach 7:00–15:00”.

Krok 4 – procedura

Pracodawca przeprowadza prawidłową zmianę regulaminu pracy i uwzględnia termin jego wejścia w życie.

Krok 5 – szczególne przypadki

HR sprawdza, czy poszczególni pracownicy nie posiadają:

• indywidualnego rozkładu,
• uzgodnień związanych z elastyczną organizacją pracy,
• innych szczególnych uprawnień.

Krok 6 – systemy

Zmianę wprowadza się do:

• HRIS,
• RCP,
• harmonogramów,
• systemu planowania nieobecności.

Krok 7 – informacja

Pracownicy otrzymują jasną informację, od kiedy nowy rozkład zaczyna obowiązywać.

Wniosek: zmiana 7:00–15:00 na 9:00–17:00 nie musi oznaczać aneksowania wszystkich umów. Trzeba najpierw ustalić, z jakiego dokumentu wynika dotychczasowy rozkład.

↑ Wróć do spisu treści

25. Porada eksperta: zastosuj test „ROZKŁAD”

↑ Wróć do spisu treści

26. Checklista HR – zmiana rozkładu czasu pracy krok po kroku

Etap 1 – kwalifikacja

• ☐ ustal system czasu pracy,
• ☐ ustal obecny rozkład,
• ☐ ustal planowany rozkład,
• ☐ sprawdź, czy zmiana jest stała czy jednorazowa,
• ☐ odróżnij rozkład od harmonogramu.

Etap 2 – dokumenty

• ☐ sprawdź umowę,
• ☐ sprawdź późniejsze porozumienia,
• ☐ sprawdź regulamin pracy,
• ☐ sprawdź obwieszczenie,
• ☐ sprawdź wnioski pracownika.

Etap 3 – tryb zmiany

• ☐ ustal, czy trzeba zmienić regulamin,
• ☐ ustal, czy trzeba zmienić obwieszczenie,
• ☐ ustal, czy potrzebne jest porozumienie z pracownikiem,
• ☐ przy braku zgody oceń wypowiedzenie zmieniające,
• ☐ ustal datę wejścia zmiany w życie.

Etap 4 – ochrona pracownika

• ☐ sprawdź pracę nocną,
• ☐ sprawdź uprawnienia rodziców,
• ☐ sprawdź indywidualne rozkłady,
• ☐ sprawdź elastyczną organizację pracy.

Etap 5 – czas pracy

• ☐ sprawdź dobę pracowniczą,
• ☐ sprawdź odpoczynek dobowy,
• ☐ sprawdź odpoczynek tygodniowy,
• ☐ sprawdź nadgodziny,
• ☐ przygotuj harmonogramy.

Etap 6 – dokumentacja i systemy

• ☐ sprawdź informację o warunkach zatrudnienia,
• ☐ uzupełnij część B akt, jeżeli powstał dokument dotyczący zmiany warunków,
• ☐ zaktualizuj HRIS,
• ☐ zaktualizuj RCP,
• ☐ poinformuj payroll,
• ☐ zachowaj spójność dat.

↑ Wróć do spisu treści

27. FAQ – zmiana rozkładu czasu pracy

Czy pracodawca może zmienić godziny pracy pracownika?

Tak, ale sposób zmiany zależy od tego, gdzie dotychczasowe godziny zostały określone oraz czy stanowią indywidualny warunek umowy.

Czy zmiana godzin pracy wymaga aneksu?

Nie zawsze. Jeżeli godziny wynikają z przepisów zakładowych, a nie z indywidualnego warunku umowy, właściwa może być zmiana tych przepisów zamiast aneksowania każdej umowy.

Czy zmiana z 8:00–16:00 na 10:00–18:00 oznacza zmianę systemu czasu pracy?

Nie. Pracownik może nadal pozostawać w tym samym, np. podstawowym systemie czasu pracy.

Czy pracodawca może zmienić godziny zapisane w umowie?

Jeżeli godziny stanowią uzgodniony warunek umowy, ich zmiana wymaga odpowiedniego trybu zmiany warunków zatrudnienia.

Czy indywidualny rozkład wymaga wniosku pracownika?

Tak. Art. 142 Kodeksu pracy przewiduje ustalenie indywidualnego rozkładu na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Czy pracodawca musi zgodzić się na każdy wniosek o indywidualny rozkład?

Nie w zwykłym trybie art. 142. Szczególne przepisy mogą jednak przewidywać dalej idące uprawnienia określonych grup pracowników.

Czym jest ruchomy czas pracy?

To rozkład przewidujący różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach albo przedział czasu, w którym pracownik może rozpocząć pracę.

Czy przy ruchomym czasie pracy można rozpocząć pracę dwa razy w tej samej dobie pracowniczej?

Tak, przepisy przewidują taką możliwość przy prawidłowo stosowanym ruchomym rozkładzie, przy zachowaniu prawa do odpoczynku.

Czy pracodawca może zmienić już opublikowany grafik?

W określonych sytuacjach tak. Kodeks pracy nie reguluje jednak wyczerpująco procedury takich zmian, dlatego warto określić jej zasady w przepisach wewnątrzzakładowych.

Czy zmianę grafiku zawsze trzeba przekazać tydzień wcześniej?

Co najmniej tygodniowe wyprzedzenie dotyczy przekazania harmonogramu przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy. Przepisy nie określają wprost analogicznego terminu dla każdej późniejszej modyfikacji już przekazanego grafiku.

Czy rodzic dziecka do 8 lat może wnioskować o inne godziny pracy?

Tak. W ramach elastycznej organizacji pracy może wnioskować m.in. o ruchomy lub indywidualny rozkład czasu pracy.

Ile wcześniej rodzic składa wniosek o elastyczną organizację pracy?

Co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z rozwiązania.

Ile czasu ma pracodawca na odpowiedź?

7 dni od dnia otrzymania wniosku.

Czy zmiana na pracę zmianową wymaga aneksu?

Nie zawsze. Trzeba przede wszystkim sprawdzić umowę oraz przepisy zakładowe. Jeżeli konkretny rozkład został zagwarantowany w umowie, sytuacja wymaga odrębnej analizy.

Czy zmiana rozkładu może powodować nadgodziny?

Tak. Nieprawidłowe planowanie może prowadzić m.in. do naruszenia doby pracowniczej albo norm czasu pracy.

Czy po zmianie rozkładu trzeba aktualizować informację o warunkach zatrudnienia?

Trzeba sprawdzić, czy zmienia się element objęty informacją z art. 29 Kodeksu pracy, np. zasady przechodzenia ze zmiany na zmianę.

↑ Wróć do spisu treści

28. Zmiana rozkładu czasu pracy – najważniejsze zasady dla HR

Najbezpieczniejszy schemat działania wygląda następująco:

ustalenie systemu → ustalenie obecnego rozkładu → sprawdzenie umowy → sprawdzenie regulaminu lub obwieszczenia → kwalifikacja zmiany → wybór właściwego trybu → kontrola szczególnych uprawnień → harmonogram → aktualizacja dokumentacji i systemów.

Najważniejsze jest rozróżnienie:

• zmiana systemu czasu pracy – zmienia zasady organizacji czasu pracy,
• zmiana rozkładu – zmienia sposób rozmieszczenia pracy w ramach systemu,
• zmiana harmonogramu – dotyczy konkretnego planu pracy.

Nie każda zmiana godzin wymaga aneksu. Jeżeli jednak określony rozkład został indywidualnie uzgodniony w umowie, pracodawca nie powinien traktować go jak zwykłego grafiku podlegającego swobodnej zmianie.

Dla kadr najważniejsze pytanie nie brzmi więc „czy zmieniamy godziny?”, lecz „z jakiego dokumentu te godziny wynikają i jaki mają charakter prawny?”.

↑ Wróć do spisu treści

Podstawa prawna

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 1245, w szczególności art. 29, art. 104²–104³, art. 129, art. 132–133, art. 140¹, art. 142, art. 148, art. 150, art. 151⁷, art. 178 oraz art. 188¹,
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej – tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 474.

Materiał przeznaczony jest dla działów kadr i HR. Przy zmianie rozkładu należy zawsze sprawdzić indywidualną treść umowy, obowiązujące przepisy zakładowe oraz szczególne uprawnienia konkretnego pracownika.

Napisane przez: Arkadiusz Czapla

Specjalista z zakresu administracji kadrowo-płacowej oraz ubezpieczeń społecznych z ponad 20-letnim, zawodowym doświadczeniem. Na co dzień doradza firmom we wdrażaniu optymalizacji procesów płacowych i pomaga pracodawcom skutecznie przygotować dokumentację pod kątem audytów Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz kontroli ZUS. Ceniony za umiejętność przełożenia skomplikowanego, ustawowego języka prawnego na użyteczne w praktyce i przystępne wskazówki dla działów HR. Aktywnie angażuje się w bezpłatne poradnictwo dla obywateli, pomagając im weryfikować poprawność rozliczeń pracowniczych i dbać o rzetelne ustalanie praw do świadczeń.