Jak wprowadzić ruchomy czas pracy? Zasady i obowiązki kadr

Ruchomy czas pracy pozwala organizować godziny rozpoczynania pracy znacznie elastyczniej niż klasyczny rozkład 8:00–16:00. Nie oznacza jednak, że pracodawca może dowolnie przesuwać pracownikowi początek pracy z dnia na dzień.

Kodeks pracy przewiduje w art. 140¹ dwa odrębne modele ruchomego rozkładu. W pierwszym to rozkład przewiduje różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególne dni. W drugim pracownik otrzymuje przedział czasowy, w którym sam decyduje, o której godzinie rozpocznie pracę.

Dla działu kadr najważniejsze jest jednak nie tylko wybranie modelu. Trzeba również prawidłowo ustalić podstawę jego zastosowania, ponieważ ruchomy rozkład można wprowadzić na poziomie zakładu albo zastosować do konkretnego pracownika na jego wniosek.

Szersze obowiązki dotyczące zmian w trakcie zatrudnienia omawiamy w poradniku stosunek pracy – obowiązki kadr i HR.

1. Czym jest ruchomy czas pracy?

Ruchomy czas pracy to potoczne określenie szczególnego rozkładu czasu pracy przewidzianego w art. 140¹ Kodeksu pracy.

Jego istotą jest odejście od jednego sztywnego momentu rozpoczynania pracy każdego dnia.

Pracownik może więc rozpoczynać pracę:

• w różnych godzinach ustalonych z góry w rozkładzie albo
• w wybranej przez siebie godzinie mieszczącej się w określonym przedziale.

Nie zmienia to automatycznie:

• systemu czasu pracy,
• wymiaru etatu,
• okresu rozliczeniowego,
• norm czasu pracy.

Zmienia się przede wszystkim sposób rozmieszczenia godzin rozpoczynania pracy.

2. Dwa modele ruchomego rozkładu czasu pracy

Art. 140¹ KP przewiduje dwa różne rozwiązania.

Rozróżnienie jest kluczowe dla działu kadr, ponieważ w pierwszym modelu pracownik powinien znać zaplanowaną godzinę rozpoczęcia pracy, natomiast w drugim to pracownik dokonuje wyboru w ramach dopuszczonego przedziału.

3. Model I – różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególne dni

Pierwszy model przewiduje, że rozkład czasu pracy wskazuje różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które są dla pracownika dniami pracy.

Przykład

• poniedziałek – 8:00–16:00,
• wtorek – 10:00–18:00,
• środa – 7:00–15:00,
• czwartek – 9:00–17:00,
• piątek – 8:00–16:00.

Pracownik nie wybiera tutaj godziny samodzielnie. Godzina została ustalona w obowiązującym go rozkładzie.

Ten model jest szczególnie przydatny tam, gdzie zapotrzebowanie na pracę zmienia się w różnych godzinach poszczególnych dni.

4. Model II – pracownik sam wybiera godzinę rozpoczęcia pracy

Drugi model pozwala określić przedział czasu, w którym pracownik decyduje, o której godzinie rozpocznie pracę.

Przykład

Pracownik może rozpocząć pracę:

między 7:00 a 9:00.

Jeżeli ma przepracować 8 godzin, pracownik rozpoczynający:

• o 7:00 kończy o 15:00,
• o 8:00 kończy o 16:00,
• o 9:00 kończy o 17:00.

W tym modelu pracodawca nie powinien po fakcie arbitralnie uznawać, że pracownik miał rozpocząć o innej godzinie, jeżeli prawidłowo skorzystał z przyznanego przedziału.

5. Czy ruchomy czas pracy jest systemem czasu pracy?

Nie.

Ruchomy czas pracy jest szczególnym rozkładem czasu pracy, a nie odrębnym systemem.

Pracownik może więc nadal pozostawać np. w:

• podstawowym systemie czasu pracy,
• równoważnym systemie czasu pracy,
• innym dopuszczalnym systemie,

a jednocześnie korzystać z ruchomego rozkładu.

Więcej o tej różnicy znajdziesz w poradniku zmiana systemu czasu pracy – czy potrzebny jest aneks?.

Ruchomego rozkładu czasu pracy nie należy również utożsamiać z pracą zmianową. W ruchomym rozkładzie zmienia się przede wszystkim godzina rozpoczynania pracy albo pracownik wybiera ją z określonego przedziału. Praca zmianowa polega natomiast na wykonywaniu pracy według rozkładu przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników. Jeżeli firma chce przejść z pracy jednozmianowej na dwie lub trzy zmiany, zobacz zmiana pracy jednozmianowej na zmianową – czy aneks?

6. Kiedy warto zastosować ruchomy rozkład czasu pracy?

Ruchomy rozkład może być użyteczny m.in. wtedy, gdy:

• firma potrzebuje obsady w różnych godzinach,
• pracownicy wykonują zadania wymagające elastycznego rozpoczęcia pracy,
• firma chce ograniczyć problem ponownej pracy w tej samej dobie pracowniczej,
• pracownicy mają różne potrzeby związane z dojazdem lub obowiązkami rodzinnymi,
• organizacja pracy nie wymaga jednoczesnej obecności wszystkich pracowników.

Nie powinien natomiast służyć jako mechanizm do dowolnego wzywania pracownika do pracy o zmieniających się godzinach bez wcześniejszego ustalenia zasad.

7. Jak wprowadzić ruchomy czas pracy dla grupy pracowników?

To jedna z najważniejszych części całej procedury.

Ruchome rozkłady z art. 140¹ ustalane na poziomie pracodawcy wprowadza się w trybie art. 150 § 3 KP.

Mogą zostać ustalone:

• w układzie zbiorowym pracy albo
• w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi.

Jeżeli nie można uzgodnić porozumienia ze wszystkimi organizacjami związkowymi, zastosowanie ma szczególny mechanizm dotyczący organizacji reprezentatywnych określony w art. 150 § 3 KP.

Jeżeli u pracodawcy nie działają organizacje związkowe, porozumienie zawiera się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy.

To ważne: ruchomego rozkładu z art. 140¹ dla całej grupy pracowników nie należy utożsamiać ze zwykłą jednostronną zmianą regulaminu pracy.

8. Ruchomy czas pracy a związki zawodowe

Jeżeli u pracodawcy działają zakładowe organizacje związkowe, podstawowym trybem jest zawarcie odpowiedniego porozumienia albo uregulowanie rozwiązania w układzie zbiorowym.

HR powinien:

1. ustalić organizacje działające u pracodawcy,
2. przygotować projekt zasad ruchomego czasu pracy,
3. określić grupy pracowników objęte rozwiązaniem,
4. ustalić model z art. 140¹ § 1 lub § 2,
5. przeprowadzić wymagane uzgodnienia,
6. zachować dokumentację procedury.

Jeżeli nie można uzgodnić treści ze wszystkimi organizacjami, art. 150 KP przewiduje możliwość uzgodnienia porozumienia z odpowiednimi organizacjami reprezentatywnymi.

9. Co jeśli u pracodawcy nie działają związki zawodowe?

W takim przypadku porozumienie dotyczące ruchomego rozkładu zawiera się z przedstawicielami pracowników.

Przedstawiciele powinni zostać wyłonieni w trybie przyjętym u pracodawcy.

HR powinien zachować dowody dotyczące:

• informacji o wyborach,
• sposobu wyboru,
• wyników wyborów,
• umocowania przedstawicieli,
• podpisanego porozumienia.

Nie należy zastępować rzeczywistego wyboru pracowników prostym wskazaniem przedstawicieli przez pracodawcę.

10. Czy do wprowadzenia ruchomego czasu pracy wystarczy zmiana regulaminu?

Nie zawsze – i właśnie tutaj często pojawia się błąd.

Art. 150 § 1 przewiduje ogólne zasady ustalania systemów i rozkładów czasu pracy w układzie, regulaminie lub obwieszczeniu.

Jednak dla ruchomych rozkładów z art. 140¹ ustawodawca przewidział szczególny tryb w art. 150 § 3.

Dlatego przy wdrażaniu ruchomego czasu pracy jako rozwiązania zakładowego nie wystarczy automatycznie uznać:

„zmienimy regulamin i sprawa załatwiona”.

Najpierw trzeba zastosować właściwy tryb porozumienia.

Następnie regulacje wewnętrzne powinny zostać dostosowane tak, aby organizacja czasu pracy była spójna i czytelna.

11. Ruchomy czas pracy na wniosek pracownika – art. 150 § 5 KP

Ruchomy rozkład może być stosowany również do pojedynczego pracownika na jego wniosek.

Od 27 stycznia 2026 r. wniosek może zostać złożony:

• w postaci papierowej albo
• w postaci elektronicznej.

Ma to znaczenie praktyczne dla działów HR korzystających z elektronicznych systemów obiegu dokumentów.

Przykład

W firmie wszyscy pracują 8:00–16:00.

Pracownik zwraca się o możliwość rozpoczynania pracy w przedziale:

7:00–9:00.

Ruchomy rozkład może być zastosowany wobec tego pracownika niezależnie od tego, czy taki rozkład został wprowadzony dla ogółu załogi w trybie art. 150 § 3.

Co powinien zawierać wniosek?

Dla bezpieczeństwa kadrowego warto, aby określał:

• proponowany model ruchomego czasu pracy,
• godziny lub przedział rozpoczęcia,
• planowaną datę rozpoczęcia,
• ewentualny okres obowiązywania.

12. Ruchomy czas pracy a indywidualny rozkład z art. 142 KP

To dwa blisko związane, ale nieidentyczne rozwiązania.

Art. 142 KP pozwala pracodawcy na wniosek pracownika ustalić indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu, którym pracownik jest objęty.

Przykład art. 142

Cały dział pracuje 8:00–16:00.

Jedna osoba pracuje stale:

7:00–15:00.

To może być indywidualny rozkład, ale nie musi być ruchomym rozkładem z art. 140¹.

Przykład art. 140¹

Pracownik może każdego dnia rozpocząć pracę:

między 7:00 a 9:00.

Tutaj mamy model ruchomy.

Jeżeli pracownik nie potrzebuje zmiennych godzin rozpoczynania pracy, lecz chce stale pracować według innych godzin niż reszta zespołu, właściwym rozwiązaniem może być indywidualny rozkład z art. 142 KP. Zobacz indywidualny rozkład czasu pracy – procedura dla działu kadr.

13. Szczególne wnioski pracowników – art. 142¹ KP

Nie każdy wniosek o ruchomy lub indywidualny rozkład ma charakter całkowicie uznaniowy.

Art. 142¹ KP przewiduje szczególne uprawnienia dla określonych pracowników związanych m.in. z sytuacjami objętymi ustawą „Za życiem” oraz opieką nad dzieckiem posiadającym określone orzeczenia.

W takich przypadkach pracodawca jest co do zasady zobowiązany uwzględnić odpowiedni wniosek o zastosowanie określonych rozwiązań w zakresie organizacji czasu pracy.

Odmowa jest możliwa, jeżeli uwzględnienie wniosku nie jest możliwe ze względu na:

• organizację pracy albo
• rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Przyczynę odmowy należy przekazać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej.

14. Rodzic dziecka do 8 lat – ruchomy czas jako elastyczna organizacja pracy

Osobna procedura dotyczy pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia.

Na podstawie art. 188¹ KP może on wystąpić o elastyczną organizację pracy.

Może ona obejmować m.in.:

• ruchomy rozkład czasu pracy,
• indywidualny rozkład czasu pracy,
• pracę zdalną,
• obniżenie wymiaru czasu pracy,
• inne rozwiązania wskazane w przepisie.

Wniosek należy złożyć co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy.

Pracodawca powinien odpowiedzieć w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku.

Przy rozpatrywaniu bierze pod uwagę zarówno potrzeby pracownika, jak i potrzeby oraz możliwości organizacyjne zakładu.

Nie należy obsługiwać takiego wniosku jak zwykłej prośby o przesunięcie początku pracy.

15. Ruchomy czas pracy a doba pracownicza

To jeden z głównych powodów, dla których art. 140¹ ma tak duże znaczenie praktyczne.

Doba pracownicza to 24 kolejne godziny, liczone od momentu rozpoczęcia pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem.

Przykład bez ruchomego rozkładu

W poniedziałek pracownik rozpoczyna pracę:

10:00.

Jego doba trwa do wtorku do 10:00.

Jeżeli we wtorek rozpocznie pracę o 8:00, od 8:00 do 10:00 ponownie pracuje w tej samej dobie.

W klasycznym rozkładzie może to wywołać problem przekroczenia dobowej normy czasu pracy.

Ruchomy rozkład

Art. 140¹ wprowadza szczególną zasadę pozwalającą legalnie organizować różne godziny rozpoczęcia pracy bez automatycznego powstawania nadgodzin wyłącznie z powodu ponownego wejścia w tę samą dobę.

Ruchomy rozkład ma szczególne znaczenie właśnie dlatego, że pozwala w określonych sytuacjach ponownie rozpocząć pracę w tej samej dobie bez automatycznego powstania nadgodzin z tego tylko powodu. Aby prawidłowo zastosować tę zasadę, trzeba jednak najpierw umieć wyznaczyć 24-godzinną dobę konkretnego pracownika. Zobacz doba pracownicza – zasady liczenia, nadgodziny i przykłady.

16. Ponowna praca w tej samej dobie nie musi być nadgodzinami

Jeżeli pracownik wykonuje pracę zgodnie z prawidłowo zastosowanym ruchomym rozkładem z art. 140¹, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi z tego powodu pracy nadliczbowej.

Przykład

Poniedziałek:

10:00–18:00.

Wtorek:

8:00–16:00.

Wtorkowa praca od 8:00 do 10:00 przypada jeszcze w dobie rozpoczętej w poniedziałek o 10:00.

Jeżeli jednak taki układ wynika z prawidłowego ruchomego rozkładu, samo ponowne rozpoczęcie pracy w tej dobie nie powoduje automatycznie powstania nadgodzin dobowych.

17. Ruchomy czas pracy nie likwiduje godzin nadliczbowych

To bardzo ważne.

Art. 140¹ nie daje pracodawcy prawa do dowolnego wydłużania pracy.

Przykładowo, jeśli pracownik zgodnie z rozkładem miał pracować:

8:00–16:00,

ale faktycznie pracował:

8:00–19:00,

ruchomy rozkład nie usuwa skutków wykonywania pracy ponad obowiązujące normy lub przedłużony dobowy wymiar.

Podobnie trzeba nadal kontrolować przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Ruchomy rozkład rozwiązuje określony problem związany z ponownym rozpoczęciem pracy w tej samej dobie – nie znosi przepisów o nadgodzinach.

18. Ruchomy czas pracy a 11 godzin odpoczynku

Rozkłady z art. 140¹ nie mogą naruszać prawa do odpoczynku.

Co do zasady pracownikowi trzeba zapewnić co najmniej:

11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie.

Przykład

Pracownik kończy pracę o 22:00.

Następnego dnia rozpoczyna o 7:00.

Przerwa wynosi:

9 godzin.

Samo wprowadzenie ruchomego czasu pracy nie legalizuje takiego układu.

HR powinien więc kontrolować odpoczynek niezależnie od zasady dotyczącej ponownej pracy w tej samej dobie.

19. Ruchomy rozkład a odpoczynek tygodniowy

Trzeba również zapewnić pracownikowi wymagany odpoczynek tygodniowy.

Zasadą jest co najmniej:

35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, obejmującego co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego.

Ruchomy rozkład nie zwalnia działu kadr z kontroli tej wartości.

Przed zatwierdzeniem grafików system RCP powinien więc kontrolować zarówno:

• odpoczynek pomiędzy poszczególnymi dniami,
• jak i pełny odpoczynek tygodniowy.

Więcej o normach i odpoczynkach znajdziesz w poradniku czas pracy pracownika – zasady, normy, przerwy i nadgodziny.

20. Czy przy ruchomym czasie pracy trzeba sporządzać harmonogram?

Odpowiedź zależy od zastosowanego modelu i sposobu ustalenia rozkładu.

Model: pracodawca ustala różne godziny

Jeżeli pracownik ma pracować np.:

• w poniedziałek 8:00–16:00,
• we wtorek 10:00–18:00,
• w środę 7:00–15:00,

powinien znać obowiązujący go rozkład pracy.

Jeżeli istnieje obowiązek sporządzania harmonogramu, należy stosować zasady wynikające z art. 129 KP.

Model: pracownik wybiera godzinę w przedziale

Jeżeli zasady jednoznacznie stanowią:

„praca od poniedziałku do piątku, rozpoczęcie między 7:00 a 9:00”,

nie trzeba codziennie z góry wyznaczać pracownikowi jednej konkretnej godziny rozpoczęcia, ponieważ istotą rozwiązania jest właśnie jego wybór.

Nie oznacza to jednak zwolnienia z ewidencjonowania rzeczywistych godzin pracy.

21. Ruchomy czas pracy a zmiana już ustalonego harmonogramu

Ruchomego czasu pracy nie należy używać jako argumentu pozwalającego dowolnie zmieniać opublikowane grafiki.

Jeżeli pracodawca w modelu z art. 140¹ § 1 ustalił pracownikowi konkretną godzinę rozpoczęcia pracy na dany dzień, późniejszą zmianę tej godziny trzeba analizować również pod kątem zasad modyfikowania harmonogramów.

Więcej zobacz w poradniku zmiana harmonogramu czasu pracy – kiedy można zmienić grafik?.

22. Ruchomy rozkład a trwała zmiana godzin pracy

Ruchomy rozkład nie powinien być stosowany tylko po to, aby ominąć warunek umowy dotyczący stałych godzin pracy.

Przykład

Umowa stanowi:

„praca od 8:00 do 16:00”.

Pracodawca chce wprowadzić przedział:

7:00–10:00.

Najpierw trzeba ocenić charakter indywidualnego postanowienia umowy.

Nie należy zakładać, że zawarcie zakładowego porozumienia dotyczącego ruchomego czasu pracy automatycznie usuwa indywidualne korzystniejsze albo szczegółowe postanowienie umowne.

Szerzej omawiamy to w poradniku zmiana godzin pracy pracownika – czy potrzebny jest aneks?.

23. Ruchomy czas pracy a pracownik niepełnoetatowy

Ruchomy rozkład może być stosowany również wobec pracowników zatrudnionych na część etatu.

Trzeba jednak odpowiednio ustalić:

• dobowy rozkład godzin,
• wymiar czasu pracy,
• dni pracy,
• limit godzin ponadwymiarowych wynikający z umowy pracownika niepełnoetatowego.

Przykład

Pracownik na 1/2 etatu może mieć możliwość rozpoczynania czterogodzinnej pracy między:

7:00 a 9:00.

Ruchomy przedział nie zmienia jednak samego wymiaru etatu.

24. Ruchomy czas pracy a pora nocna

Jeżeli przedział rozpoczęcia lub różne godziny pracy powodują wejście w porę nocną, HR powinien uwzględnić dodatkowe konsekwencje.

Należy sprawdzić:

• zakładowe określenie pory nocnej,
• faktyczne godziny pracy,
• dodatek nocny,
• szczególne ograniczenia dotyczące pracownika.

Przykład

Pracownik może rozpocząć pracę pomiędzy 5:00 a 7:00.

Jeżeli zakładowa pora nocna obejmuje czas do 6:00, rozpoczęcie pracy o 5:00 powoduje godzinę pracy nocnej.

Program płacowy powinien rozliczyć faktycznie przepracowaną godzinę w porze nocnej.

25. Ruchomy rozkład a ewidencja czasu pracy

Przy ruchomym rozkładzie szczególnego znaczenia nabiera prawidłowa rejestracja rzeczywistych godzin pracy.

Zwłaszcza w modelu, w którym pracownik sam wybiera początek pracy, HR powinien dysponować wiarygodną informacją:

• o której pracownik faktycznie rozpoczął pracę,
• o której ją zakończył,
• ile godzin przepracował,
• czy wystąpiła praca nocna,
• czy powstały nadgodziny.

Elastyczność rozpoczęcia pracy nie oznacza elastycznej ewidencji.

26. Ruchomy czas pracy a informacja o warunkach zatrudnienia

Samo zastosowanie ruchomego rozkładu nie oznacza automatycznie konieczności wydania całkowicie nowej informacji o warunkach zatrudnienia.

Dział kadr powinien jednak sprawdzić, czy w związku z reorganizacją zmienia się którykolwiek element objęty art. 29 § 3 KP.

Znaczenie mogą mieć m.in.:

• normy i wymiar czasu pracy,
• przerwy,
• odpoczynki,
• zasady dotyczące godzin nadliczbowych,
• inne elementy wcześniej przekazanej informacji.

Nie należy natomiast utożsamiać samego rozkładu godzin z informacją o warunkach zatrudnienia.

27. Case study – pracownik wybiera rozpoczęcie między 7:00 a 9:00

Sytuacja: firma zatrudnia pracowników biurowych w podstawowym systemie czasu pracy.

Dotychczas wszyscy pracowali:

8:00–16:00.

Pracodawca chce umożliwić rozpoczynanie pracy:

między 7:00 a 9:00.

Krok 1 – analiza umów

HR sprawdza, czy umowy nie gwarantują indywidualnie pracy 8:00–16:00.

Krok 2 – wybór modelu

Firma chce zastosować art. 140¹ § 2 – pracownik sam wybiera godzinę rozpoczęcia.

Krok 3 – procedura

Jeżeli rozwiązanie ma objąć grupę pracowników, trzeba zastosować właściwą procedurę z art. 150 § 3 KP.

Krok 4 – ewidencja

RCP musi rejestrować rzeczywistą godzinę wejścia i wyjścia.

Krok 5 – odpoczynek

System kontroluje wymagane odpoczynki.

Krok 6 – payroll

Jeżeli przedział nie obejmuje pory nocnej i pracownicy nie przekraczają norm, sama różna godzina rozpoczęcia nie powoduje dodatków.

Efekt: pracownik jednego dnia może zacząć o 9:00, a następnego o 7:00, bez automatycznego powstania nadgodzin z powodu ponownej pracy w tej samej dobie – o ile działa w ramach prawidłowo wprowadzonego rozkładu i zachowane są odpoczynki.

28. Case study – pracodawca ustala różne godziny w poszczególne dni

Sytuacja: dział obsługi klienta musi zapewnić większą obsadę w określonych godzinach.

Harmonogram przewiduje:

• poniedziałek – 10:00–18:00,
• wtorek – 8:00–16:00,
• środa – 9:00–17:00,
• czwartek – 7:00–15:00,
• piątek – 8:00–16:00.

To model z art. 140¹ § 1.

HR powinien sprawdzić:

• prawidłowość wprowadzenia ruchomego rozkładu,
• termin przekazania harmonogramu,
• odpoczynki,
• dobę pracowniczą,
• rzeczywisty czas pracy.

W tym przypadku pracownik nie wybiera godziny samodzielnie – wynika ona z grafiku.

29. Najczęstsze błędy HR przy ruchomym czasie pracy

• traktowanie ruchomego czasu pracy jako odrębnego systemu czasu pracy,
• wprowadzenie rozwiązania dla całej firmy wyłącznie jednostronnym poleceniem,
• pominięcie szczególnego trybu z art. 150 § 3 KP,
• powołanie przedstawicieli pracowników bez prawidłowego ich wyłonienia,
• brak rozróżnienia art. 140¹ od zwykłego indywidualnego rozkładu z art. 142 KP,
• założenie, że ruchomy czas pracy całkowicie eliminuje nadgodziny,
• naruszanie 11-godzinnego odpoczynku,
• dowolne przesuwanie pracownikowi godzin mimo wcześniej ustalonego grafiku,
• brak ewidencji faktycznych godzin rozpoczęcia pracy,
• nieprawidłowe rozliczanie pracy nocnej,
• nieuwzględnienie szczególnych wniosków pracowników,
• potraktowanie wniosku rodzica dziecka do 8 lat jak zwykłej prośby organizacyjnej,
• brak kontroli postanowień indywidualnej umowy o pracę.

30. Porada eksperta – cztery pytania przed wdrożeniem

31. Checklista HR – ruchomy czas pracy krok po kroku

A. Ustal model

• ☐ różne godziny ustalane przez pracodawcę,
• ☐ przedział, w którym pracownik wybiera godzinę rozpoczęcia.

B. Ustal zakres

• ☐ cała firma,
• ☐ grupa pracowników,
• ☐ jeden pracownik.

C. Sprawdź podstawę prawną

• ☐ art. 140¹ KP,
• ☐ art. 150 § 3 KP – rozwiązanie zakładowe,
• ☐ art. 150 § 5 KP – wniosek pracownika,
• ☐ art. 142 KP – indywidualny rozkład,
• ☐ art. 142¹ KP – szczególne uprawnienia,
• ☐ art. 188¹ KP – rodzic dziecka do 8 lat.

D. Dokumenty

• ☐ sprawdź umowy,
• ☐ sprawdź regulamin,
• ☐ przygotuj porozumienie, jeśli jest wymagane,
• ☐ prawidłowo wyłoń przedstawicieli pracowników, jeśli jest to konieczne,
• ☐ zachowaj wniosek pracownika,
• ☐ udokumentuj decyzję.

E. Czas pracy

• ☐ sprawdź dobę pracowniczą,
• ☐ 11 godzin odpoczynku dobowego,
• ☐ 35 godzin odpoczynku tygodniowego,
• ☐ harmonogramy,
• ☐ nadgodziny,
• ☐ porę nocną.

F. Systemy

• ☐ ustaw przedział rozpoczęcia w HRIS/RCP,
• ☐ rejestruj rzeczywisty początek pracy,
• ☐ kontroluj zakończenie pracy,
• ☐ przetestuj naliczanie nadgodzin,
• ☐ przetestuj naliczanie dodatków nocnych.

32. FAQ – ruchomy czas pracy

Czy ruchomy czas pracy jest systemem czasu pracy?

Nie. Jest szczególnym rozkładem czasu pracy przewidzianym w art. 140¹ KP.

Na czym polega ruchomy rozkład czasu pracy?

Może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególne dni albo przedział czasu, w którym pracownik sam wybiera godzinę rozpoczęcia pracy.

Czy pracownik może codziennie zaczynać pracę o innej godzinie?

Tak, jeżeli wynika to z prawidłowo zastosowanego ruchomego rozkładu czasu pracy.

Czy pracownik może sam wybierać godzinę rozpoczęcia pracy?

Tak, jeżeli zastosowany został model z art. 140¹ § 2 KP przewidujący określony przedział czasu.

Czy ruchomy czas pracy można wprowadzić regulaminem?

Przy wprowadzaniu rozwiązania zakładowego trzeba uwzględnić szczególny tryb art. 150 § 3 KP. Nie należy ograniczać się do jednostronnej zmiany regulaminu.

Czy ruchomy czas pracy można zastosować na wniosek jednego pracownika?

Tak. Art. 150 § 5 KP pozwala stosować rozkłady z art. 140¹ na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Czy pracodawca zawsze musi zgodzić się na zwykły wniosek o ruchomy czas pracy?

Nie ma takiej ogólnej zasady. Trzeba jednak sprawdzić, czy pracownik nie korzysta ze szczególnej podstawy prawnej, np. art. 142¹ lub art. 188¹ KP.

Czym różni się ruchomy czas pracy od indywidualnego rozkładu?

Indywidualny rozkład z art. 142 może np. przewidywać stałą pracę 7:00–15:00 zamiast 8:00–16:00. Ruchomy rozkład przewiduje natomiast różne godziny lub możliwość wyboru godziny rozpoczęcia.

Czy ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie powoduje nadgodziny?

Nie, jeżeli następuje zgodnie z prawidłowo zastosowanym rozkładem z art. 140¹ KP. Nie wyłącza to jednak możliwości powstania nadgodzin z innych przyczyn.

Czy ruchomy czas pracy całkowicie eliminuje nadgodziny?

Nie. Nadal trzeba kontrolować obowiązujące normy czasu pracy oraz faktycznie przepracowane godziny.

Czy ruchomy czas pracy pozwala skrócić odpoczynek dobowy?

Nie. Rozkład z art. 140¹ nie może naruszać prawa pracownika do wymaganych odpoczynków.

Czy przy przedziale 7:00–9:00 trzeba rejestrować godzinę rozpoczęcia pracy?

Tak. Ewidencja musi pozwalać na prawidłowe ustalenie rzeczywiście przepracowanego czasu.

Czy ruchomy czas pracy może być stosowany wobec pracownika na część etatu?

Tak, jeżeli rozkład jest zgodny z jego wymiarem zatrudnienia i pozostałymi przepisami o czasie pracy.

Czy rodzic dziecka do 8 lat może wnioskować o ruchomy czas pracy?

Tak. Ruchomy rozkład może być jedną z form elastycznej organizacji pracy na podstawie art. 188¹ KP.

Czy wniosek o ruchomy czas pracy może być elektroniczny?

Tak. Od 27 stycznia 2026 r. odpowiednie wnioski mogą być składane w postaci papierowej lub elektronicznej.

33. Ruchomy czas pracy – najważniejsze zasady dla działu kadr

Najbezpieczniejszy schemat wdrożenia wygląda następująco:

potrzeba organizacyjna → wybór modelu art. 140¹ → zakres pracowników → właściwy tryb art. 150 → kontrola umów → zasady godzin → harmonogram → odpoczynki → ewidencja → RCP → payroll.

Najważniejsze jest rozróżnienie dwóch modeli:

• różne godziny wyznaczone przez rozkład,
• przedział, w którym godzinę wybiera pracownik.

Trzeba również pamiętać, że ruchomy czas pracy:

• nie jest osobnym systemem czasu pracy,
• nie znosi norm czasu pracy,
• nie eliminuje wszystkich nadgodzin,
• nie pozwala naruszać odpoczynków,
• nie daje pracodawcy prawa do dowolnej zmiany grafiku,
• może być stosowany również na indywidualny wniosek pracownika.

Dla HR największą korzyścią jest możliwość legalnego stosowania różnych godzin rozpoczęcia pracy bez automatycznego powstawania nadgodzin wyłącznie z powodu ponownego wejścia w tę samą dobę pracowniczą.

Podstawa prawna

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 1245, w szczególności art. 29, art. 128–133, art. 140¹, art. 142, art. 142¹, art. 150, art. 151 oraz art. 188¹,
• ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz.U. z 2026 r. poz. 25.

Materiał przygotowany dla działów kadr i HR. Przed wdrożeniem ruchomego czasu pracy należy każdorazowo zweryfikować treść umów, obowiązujące źródła prawa zakładowego, sposób reprezentacji pracowników oraz szczególne uprawnienia konkretnych osób.

Napisane przez: Arkadiusz Czapla

Specjalista z zakresu administracji kadrowo-płacowej oraz ubezpieczeń społecznych z ponad 20-letnim, zawodowym doświadczeniem. Na co dzień doradza firmom we wdrażaniu optymalizacji procesów płacowych i pomaga pracodawcom skutecznie przygotować dokumentację pod kątem audytów Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz kontroli ZUS. Ceniony za umiejętność przełożenia skomplikowanego, ustawowego języka prawnego na użyteczne w praktyce i przystępne wskazówki dla działów HR. Aktywnie angażuje się w bezpłatne poradnictwo dla obywateli, pomagając im weryfikować poprawność rozliczeń pracowniczych i dbać o rzetelne ustalanie praw do świadczeń.