Umowa szkoleniowa z pracownikiem – co powinna zawierać?

Umowa szkoleniowa pozwala określić prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracownika w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Ma szczególne znaczenie wtedy, gdy firma finansuje pracownikowi studia, kurs lub inną formę kształcenia i chce zobowiązać go do pozostania w zatrudnieniu przez określony czas po zakończeniu nauki.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca może dowolnie ustalić zasady zwrotu kosztów. Kodeks pracy określa maksymalny okres związania pracownika, przypadki, w których może powstać obowiązek zwrotu, oraz rodzaj kosztów, których pracodawca może dochodzić.

Spis treści – kliknij, aby rozwinąć

• Czym jest umowa szkoleniowa?
• Kiedy trzeba zawrzeć umowę szkoleniową?
• Kiedy umowa nie jest obowiązkowa?
• Czy umowa musi być pisemna?
• Czy umowa szkoleniowa to „lojalka”?
• Co powinna zawierać umowa szkoleniowa?
• Jak opisać szkolenie lub studia?
• Jak określić finansowanie nauki?
• Jakie koszty może pokryć pracodawca?
• Urlop szkoleniowy i płatne zwolnienia
• Na ile lat można związać pracownika?
• Od kiedy liczyć okres pozostawania w zatrudnieniu?
• Kiedy pracownik zwraca koszty?
• Kiedy zwrot kosztów nie powstaje?
• Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron
• Wypowiedzenie przez pracodawcę
• Zwolnienie dyscyplinarne a koszty szkolenia
• Odejście z powodu mobbingu lub naruszeń pracodawcy
• Jakich kosztów można żądać?
• Czy można żądać zwrotu wynagrodzenia?
• Rzeczywiście poniesione koszty
• Jak obliczyć proporcjonalny zwrot?
• Czy można wpisać karę umowną?
• Czy można zakazać wypowiedzenia?
• Umowa szkoleniowa a obowiązkowe szkolenie
• Gdzie przechowywać umowę?
• Najczęstsze błędy
• Checklista przed podpisaniem umowy
• Podstawa prawna
• FAQ
• Podsumowanie

Czym jest umowa szkoleniowa?

Umowa szkoleniowa to umowa zawierana między pracodawcą a pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe. Jej podstawą jest przede wszystkim art. 103⁴ Kodeksu pracy.

Jej zadaniem jest określenie wzajemnych praw i obowiązków stron związanych z nauką pracownika.

Może dotyczyć przykładowo:

• studiów,
• studiów podyplomowych,
• kursu zawodowego,
• szkolenia specjalistycznego,
• innej formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Umowa może określać zarówno zakres finansowania nauki, jak i okres, przez który po jej ukończeniu pracownik ma pozostawać w zatrudnieniu.

Nie może jednak wprowadzać rozwiązań mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy rozdziału Kodeksu pracy dotyczącego podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Szerzej o tym, kiedy nauka pracownika podlega art. 103¹–103⁶ KP, piszemy w poradniku: podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika – prawa i obowiązki stron.

Kiedy trzeba zawrzeć umowę szkoleniową?

Kluczowa jest odpowiedź na jedno pytanie:

Czy pracodawca chce zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji?

Jeżeli tak – strony powinny zawrzeć umowę szkoleniową określającą wzajemne prawa i obowiązki.

Przykład

Firma zobowiązuje się sfinansować pracownikowi studia podyplomowe za 14 000 zł. W zamian chce, aby po ich ukończeniu pracownik pozostawał w zatrudnieniu jeszcze przez 24 miesiące.

Takie zobowiązanie powinno zostać uregulowane w umowie szkoleniowej.

Kiedy nie trzeba zawierać umowy szkoleniowej?

Art. 103⁴ § 3 KP stanowi, że nie ma obowiązku zawierania umowy szkoleniowej, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązywać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Przykład

Pracodawca zgadza się na podnoszenie kwalifikacji i pokrywa jednorazowo koszt kursu w wysokości 1500 zł, ale nie oczekuje, aby pracownik po jego ukończeniu pozostawał w firmie przez określony czas.

Kodeks pracy nie wymaga w takim przypadku zawierania umowy szkoleniowej tylko z powodu samego sfinansowania kursu.

Z praktycznego punktu widzenia nadal warto jednak odpowiednio udokumentować:

• zgodę pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji,
• rodzaj przyznanego świadczenia,
• jego wartość,
• warunki finansowania.

Czy umowa szkoleniowa musi być zawarta na piśmie?

Tak.

Art. 103⁴ § 1 KP wprost stanowi, że umowę szkoleniową zawiera się na piśmie.

Z punktu widzenia działu HR szczególnie ważne jest, aby dokument jednoznacznie pozwalał ustalić:

• kto jest stroną umowy,
• jakiego kształcenia dotyczy,
• jakie świadczenia finansuje pracodawca,
• jaki okres pozostawania w zatrudnieniu został uzgodniony,
• jakie zasady zwrotu kosztów mają zastosowanie.

Czy umowa szkoleniowa to „lojalka”?

W praktyce kadrowej umowa szkoleniowa bywa określana jako „lojalka za szkolenie”.

Nie jest to jednak termin używany przez Kodeks pracy.

Potoczne określenie może również wprowadzać w błąd, ponieważ pracownik nie zobowiązuje się, że nie rozwiąże umowy o pracę.

Jego zobowiązanie ma w praktyce charakter ekonomiczny: jeżeli zakończy zatrudnienie w okolicznościach wskazanych w art. 103⁵ KP przed upływem uzgodnionego okresu, może być obowiązany do proporcjonalnego zwrotu określonych kosztów poniesionych przez pracodawcę.

Co powinna zawierać umowa szkoleniowa?

Kodeks nie wprowadza jednego urzędowego wzoru umowy szkoleniowej. Dokument powinien jednak możliwie precyzyjnie określać wzajemne prawa i obowiązki.

W praktyce warto uregulować co najmniej:

• strony umowy,
• formę podnoszenia kwalifikacji,
• organizatora szkolenia lub uczelnię,
• kierunek, kurs lub konkretny program szkoleniowy,
• planowany termin rozpoczęcia i zakończenia nauki,
• zakres kosztów ponoszonych przez pracodawcę,
• zasady wypłacania lub refundowania dodatkowych świadczeń,
• ewentualne dodatkowe uprawnienia pracownika,
• okres pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu nauki,
• zasady proporcjonalnego zwrotu kosztów,
• sposób dokumentowania poniesionych wydatków.

Im większa wartość finansowanego kształcenia, tym większe znaczenie ma precyzyjne opisanie tych elementów.

Jak dokładnie opisać szkolenie lub studia?

Nie warto ograniczać się do ogólnego zapisu typu:

„pracodawca finansuje pracownikowi studia”.

Bezpieczniej wskazać konkretnie:

• nazwę uczelni lub organizatora,
• kierunek lub nazwę szkolenia,
• poziom lub etap kształcenia,
• planowany okres nauki,
• ewentualnie liczbę semestrów.

Jest to szczególnie istotne, gdy kształcenie jest wieloetapowe. Umowa powinna pozwalać ustalić, czy finansowanie obejmuje cały cykl nauki, czy tylko jego określoną część.

Jak określić finansowanie nauki w umowie szkoleniowej?

Umowa powinna możliwie dokładnie wskazywać, za co płaci pracodawca.

Można przykładowo wskazać:

• pełne czesne,
• określony procent czesnego,
• opłatę za kurs,
• opłaty egzaminacyjne,
• koszt podręczników,
• koszt przejazdu,
• koszt zakwaterowania.

Jeżeli wysokość świadczenia nie jest jeszcze znana, warto określić sposób ustalania kosztów lub maksymalny zakres finansowania.

Nie należy natomiast tworzyć fikcyjnej z góry ustalonej kwoty, która ma być zwracana niezależnie od tego, jakie wydatki firma rzeczywiście poniesie.

Jakie świadczenia może finansować pracodawca?

Art. 103³ KP pozwala pracodawcy przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za:

• kształcenie,
• przejazd,
• podręczniki,
• zakwaterowanie.

Jest to katalog przykładowy, a nie zamknięty.

W zależności od rodzaju kształcenia pracodawca może więc sfinansować również inne rzeczywiście uzasadnione świadczenia związane z nauką.

Umowa szkoleniowa a urlop szkoleniowy i płatne zwolnienia

Umowa szkoleniowa nie może odbierać pracownikowi ustawowych uprawnień wynikających z Kodeksu pracy.

Jeżeli pracownik spełnia warunki, mogą mu przysługiwać:

• płatne zwolnienia z całości lub części dnia pracy na obowiązkowe zajęcia,
• urlop szkoleniowy w przypadkach przewidzianych w art. 103² KP.

Umowa nie może przykładowo stanowić, że pracownik zrzeka się ustawowego urlopu szkoleniowego w zamian za finansowanie czesnego.

Szczegółowe zasady wymiaru 6 lub 21 dni opisujemy w poradniku: urlop szkoleniowy – komu przysługuje i jak go rozliczyć.

Na ile lat można zobowiązać pracownika do pozostania w firmie?

Maksymalnie na 3 lata.

Art. 103⁵ KP ogranicza okres, w którym wcześniejsze zakończenie zatrudnienia może powodować obowiązek zwrotu kosztów, do maksymalnie trzech lat.

Strony mogą więc ustalić przykładowo:

• 6 miesięcy,
• 12 miesięcy,
• 18 miesięcy,
• 24 miesiące,
• 36 miesięcy.

Nie można skutecznie wydłużyć tego okresu do 4 lub 5 lat tylko dlatego, że szkolenie było bardzo drogie.

Od kiedy liczyć okres pozostawania w zatrudnieniu?

Jeżeli pracownik ma „odpracować” sfinansowane świadczenia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji, okres powinien być powiązany z ukończeniem nauki.

W praktyce dobrym rozwiązaniem jest określenie go np. jako:

„24 miesiące od dnia ukończenia podnoszenia kwalifikacji zawodowych”.

Jest to bezpieczniejsze niż wpisywanie z góry sztywnej daty końcowej, ponieważ rzeczywisty termin ukończenia studiów lub szkolenia może ulec zmianie.

Kiedy pracownik musi zwrócić koszty szkolenia?

Obowiązek zwrotu nie powstaje po każdym zakończeniu stosunku pracy przed upływem okresu wskazanego w umowie.

Art. 103⁵ KP przewiduje konkretne sytuacje.

Zwrot może być wymagany od pracownika, który:

1. bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie nauki albo ją przerwie,
2. zostanie zwolniony przez pracodawcę bez wypowiedzenia ze swojej winy w trakcie podnoszenia kwalifikacji albo w okresie objętym umową po ich ukończeniu,
3. sam wypowie umowę o pracę w okresie objętym umową, z wyjątkiem ustawowej sytuacji związanej z mobbingiem,
4. rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 94³ KP mimo braku przyczyn uzasadniających taki tryb.

Samo zawarcie umowy szkoleniowej nie oznacza, że pracownik będzie zobowiązany do zwrotu kosztów w każdym przypadku zakończenia zatrudnienia. Znaczenie ma sposób rozwiązania stosunku pracy, rzeczywiście poniesione przez pracodawcę wydatki oraz część uzgodnionego okresu, którą pracownik już przepracował.

Kodeks pracy przewiduje konkretne sytuacje, w których może powstać obowiązek zwrotu, a należność powinna być ustalona z uwzględnieniem zasady proporcjonalności.

Szczegółowe zasady oraz przykłady obliczeń opisujemy w poradniku: zwrot kosztów szkolenia pracownika – kiedy pracodawca może go żądać.

Nie można dowolnie rozszerzać tego katalogu na wszystkie możliwe sposoby ustania zatrudnienia.

Kiedy pracownik nie musi zwracać kosztów szkolenia?

Samo nieprzepracowanie całego okresu wskazanego w umowie nie jest jeszcze wystarczające.

Trzeba sprawdzić przyczynę i tryb ustania stosunku pracy.

Co do zasady obowiązek z art. 103⁵ KP nie powstaje wyłącznie dlatego, że zatrudnienie zakończyło się np. wskutek:

• zwykłego wypowiedzenia złożonego przez pracodawcę,
• rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę bez winy pracownika,
• porozumienia stron,
• upływu okresu, na który zawarto umowę o pracę.

Każdy przypadek należy jednak oceniać na podstawie rzeczywistego trybu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz treści umowy szkoleniowej.

Umowa szkoleniowa a rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Rozwiązanie stosunku pracy za porozumieniem stron nie zostało wymienione w art. 103⁵ KP jako samodzielna podstawa obowiązku zwrotu kosztów.

Nie należy więc wpisywać do umowy szkoleniowej automatycznej zasady, zgodnie z którą każde rozwiązanie stosunku pracy za porozumieniem przed upływem np. 24 miesięcy powoduje obowiązek zwrotu wszystkich kosztów.

Taka konstrukcja mogłaby prowadzić do pogorszenia sytuacji pracownika w stosunku do zasad kodeksowych.

Co jeśli umowę o pracę wypowiada pracodawca?

Zwykłe wypowiedzenie stosunku pracy przez pracodawcę nie zostało ujęte w art. 103⁵ jako podstawa żądania zwrotu kosztów szkolenia.

Przykład

Firma sfinansowała pracownikowi studia i ustaliła 24-miesięczny okres pozostawania w zatrudnieniu. Po 10 miesiącach pracodawca wypowiada pracownikowi umowę z przyczyn organizacyjnych.

Sam fakt, że pracownik nie przepracował pozostałych 14 miesięcy, nie daje podstawy do automatycznego obciążenia go kosztami kształcenia na podstawie art. 103⁵ KP.

Zwolnienie dyscyplinarne a zwrot kosztów szkolenia

Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracodawca rozwiązuje umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Jeżeli następuje to:

• w trakcie podnoszenia kwalifikacji albo
• po ich ukończeniu w okresie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata,

może powstać obowiązek proporcjonalnego zwrotu kosztów dodatkowych świadczeń.

Trzeba przy tym pamiętać, że samo nazwanie rozwiązania stosunku pracy „dyscyplinarnym” nie przesądza jeszcze o wyniku ewentualnego sporu sądowego. Podstawa rozwiązania musi być zgodna z prawem.

Odejście pracownika z powodu mobbingu lub naruszeń pracodawcy

Kodeks zawiera wyjątki chroniące pracownika, który rozwiązuje stosunek pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

Nie można więc w umowie szkoleniowej wpisać prostej zasady:

„każde wypowiedzenie złożone przez pracownika powoduje obowiązek zwrotu kosztów”.

Art. 103⁵ przewiduje m.in. wyjątek dotyczący wypowiedzenia z przyczyn związanych z mobbingiem.

Podobnie w przypadku rozwiązania bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 KP lub odpowiednich przepisów o mobbingu obowiązek zwrotu wiąże się z sytuacją, w której wskazywane przez pracownika przyczyny w rzeczywistości nie występowały.

Jakich kosztów szkolenia może żądać pracodawca?

Art. 103⁵ KP odnosi obowiązek zwrotu do kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń.

Typowym przykładem może być rzeczywiście poniesiony koszt:

• czesnego,
• opłaty za kurs lub szkolenie,
• podręczników,
• zakwaterowania,
• przejazdów,
• innego uzgodnionego świadczenia finansującego naukę.

Najbezpieczniej, aby umowa oraz dokumenty księgowe pozwalały jednoznacznie ustalić, ile pracodawca rzeczywiście zapłacił za konkretnego pracownika.

Czy pracownik zwraca wynagrodzenie za urlop szkoleniowy?

Nie.

Pracodawca nie może traktować wynagrodzenia należnego za ustawowy urlop szkoleniowy albo płatne zwolnienie na obowiązkowe zajęcia jako dodatkowego świadczenia, którego zwrotu można żądać na podstawie art. 103⁵ KP.

Są to ustawowe, płatne uprawnienia pracownika.

Czy wystarczy wpisać w umowie z góry kwotę kosztów szkolenia?

Nie należy zakładać, że sama kwota wpisana w umowie automatycznie przesądza o wysokości roszczenia.

Pracodawca powinien być w stanie wykazać rzeczywiście poniesione koszty.

Przykład

W umowie wpisano: „wartość szkolenia wynosi 30 000 zł”.

W razie sporu pracodawca nie powinien ograniczać się do wskazania tej wartości. Powinien wykazać, jakie koszty rzeczywiście poniósł i które z nich stanowiły dodatkowe świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji pracownika.

Umowa szkoleniowa nie może służyć do tworzenia ukrytej sankcji finansowej za odejście z firmy.

Jak obliczyć proporcjonalny zwrot kosztów szkolenia?

Zwrot kosztów powinien być proporcjonalny.

Nie można automatycznie żądać całej kwoty tylko dlatego, że pracownik odchodzi przed upływem ostatniego dnia okresu wskazanego w umowie.

Przykład

Pracodawca sfinansował pracownikowi studia w wysokości:

12 000 zł.

Umowa przewiduje pozostanie w zatrudnieniu przez:

24 miesiące od ukończenia studiów.

Pracownik przepracował po ukończeniu studiów 18 miesięcy, po czym złożył wypowiedzenie.

Do końca uzgodnionego okresu pozostaje:

6 miesięcy z 24, czyli 25%.

Przy założeniu, że cała kwota 12 000 zł stanowi rzeczywiście poniesione dodatkowe świadczenie objęte zwrotem:

12 000 zł × 25% = 3 000 zł.

Nie ma podstaw, aby w takim przykładzie żądać całych 12 000 zł.

Czy w umowie szkoleniowej można wpisać karę umowną za odejście?

Nie należy zabezpieczać umowy szkoleniowej poprzez karę pieniężną nakładaną na pracownika tylko dlatego, że rozwiązał umowę o pracę.

Kodeks przewiduje własny mechanizm ochrony interesu pracodawcy – proporcjonalny zwrot kosztów dodatkowych świadczeń w określonych ustawowo sytuacjach.

Przykładowo zapis:

„w przypadku wypowiedzenia umowy pracownik zapłaci pracodawcy 20 000 zł kary niezależnie od kosztów szkolenia”

nie odpowiada kodeksowej konstrukcji rozliczenia kosztów podnoszenia kwalifikacji.

Czy umowa szkoleniowa może zakazać pracownikowi wypowiedzenia umowy o pracę?

Nie.

Umowa szkoleniowa nie może pozbawić pracownika prawa do rozwiązania stosunku pracy.

Niedopuszczalny byłby przykładowo zapis:

„pracownik przez 3 lata nie może wypowiedzieć umowy o pracę”.

Pracownik może odejść z firmy. Jeżeli jednak nastąpi to w okolicznościach przewidzianych w art. 103⁵ KP, może powstać obowiązek proporcjonalnego zwrotu kosztów.

Umowa szkoleniowa a obowiązkowe szkolenie pracownika

Przed przygotowaniem umowy szkoleniowej trzeba sprawdzić, czy dane szkolenie rzeczywiście jest dobrowolnym podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, czy też szkoleniem niezbędnym do wykonywania pracy lub odbywanym na polecenie przełożonego.

W przypadku szkoleń objętych art. 94¹³ KP:

• szkolenie odbywa się na koszt pracodawcy,
• w miarę możliwości powinno odbywać się w godzinach pracy,
• czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy wlicza się do czasu pracy.

Nie należy wykorzystywać umowy szkoleniowej jako mechanizmu przerzucającego na pracownika koszty szkolenia, które zgodnie z przepisami powinien ponosić pracodawca.

Jeżeli szkolenie odbywa się poza rozkładem pracownika, trzeba również prawidłowo rozliczyć czas pracy. Zobacz: czas pracy pracownika – normy, przerwy i nadgodziny.

Gdzie przechowywać umowę szkoleniową?

Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika przechowuje się w części B akt osobowych.

W praktyce wraz z umową szkoleniową warto zachować również dokumenty pozwalające odtworzyć cały proces, m.in.:

• wniosek lub informację dotyczącą podnoszenia kwalifikacji,
• zgodę pracodawcy,
• umowę szkoleniową i jej ewentualne aneksy,
• dokumenty potwierdzające wysokość dodatkowych świadczeń,
• faktury i potwierdzenia zapłaty,
• informację o ukończeniu nauki,
• dokumenty potrzebne do ustalenia początku i końca okresu pozostawania w zatrudnieniu.

Najczęstsze błędy w umowach szkoleniowych

• Automatyczne zawieranie „lojalki” przy każdym szkoleniu.
• Brak rozróżnienia między podnoszeniem kwalifikacji a obowiązkowym szkoleniem na koszt pracodawcy.
• Nieprecyzyjne wskazanie szkolenia lub studiów.
• Brak dokładnego określenia finansowanych świadczeń.
• Ustalenie okresu pozostawania w zatrudnieniu dłuższego niż 3 lata.
• Zakazanie pracownikowi złożenia wypowiedzenia.
• Żądanie pełnego zwrotu kosztów bez uwzględniania przepracowanego okresu.
• Żądanie zwrotu kwot, których pracodawca faktycznie nie poniósł.
• Wliczanie do zwrotu wynagrodzenia za ustawowy urlop szkoleniowy.
• Wliczanie do zwrotu wynagrodzenia za płatne zwolnienie na obowiązkowe zajęcia.
• Stosowanie kary umownej za samo odejście z pracy.
• Przyjmowanie, że każdy sposób zakończenia zatrudnienia powoduje zwrot kosztów.
• Obciążanie pracownika kosztami po wypowiedzeniu dokonanym przez pracodawcę.
• Brak dokumentów potwierdzających rzeczywistą wysokość poniesionych kosztów.
• Brak określenia, od jakiego momentu liczy się okres pozostawania w zatrudnieniu.

Umowa szkoleniowa – checklista dla pracodawcy i kadr

Przed podpisaniem

• ☐ ustal, czy mamy do czynienia z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych,
• ☐ sprawdź, czy szkolenie nie podlega odrębnym zasadom jako obowiązkowe szkolenie pracownika,
• ☐ ustal, czy pracodawca chce zobowiązać pracownika do pozostania w zatrudnieniu,
• ☐ dokładnie określ szkolenie, studia lub kurs,
• ☐ ustal zakres dodatkowych świadczeń,
• ☐ określ przewidywaną wartość finansowania,
• ☐ ustal długość okresu pozostawania w zatrudnieniu – maksymalnie 3 lata,
• ☐ sprawdź, czy zasady zwrotu nie pogarszają sytuacji pracownika względem Kodeksu pracy.

W trakcie nauki

• ☐ dokumentuj faktycznie poniesione koszty,
• ☐ przechowuj faktury i potwierdzenia zapłaty,
• ☐ kontroluj zakres finansowania wynikający z umowy,
• ☐ prawidłowo udzielaj ustawowego urlopu szkoleniowego i płatnych zwolnień,
• ☐ nie doliczaj wynagrodzenia za te okresy do kosztów podlegających zwrotowi.

Przy zakończeniu zatrudnienia

• ☐ ustal tryb rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
• ☐ sprawdź, czy mieści się on w art. 103⁵ KP,
• ☐ ustal rzeczywiście poniesione dodatkowe koszty,
• ☐ oblicz część przypadającą proporcjonalnie do nieprzepracowanego okresu,
• ☐ nie naliczaj automatycznej kary za odejście.

Umowa szkoleniowa – podstawa prawna

Najważniejsze przepisy to:

• art. 103¹ KP – definicja podnoszenia kwalifikacji zawodowych i podstawowe uprawnienia pracownika,
• art. 103² KP – urlop szkoleniowy,
• art. 103³ KP – dodatkowe świadczenia finansowane przez pracodawcę,
• art. 103⁴ KP – umowa szkoleniowa i jej forma,
• art. 103⁵ KP – przypadki i zasady zwrotu kosztów,
• art. 94¹³ KP – szkolenia niezbędne do wykonywania pracy lub odbywane na polecenie przełożonego,
• rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej – przechowywanie dokumentów związanych z podnoszeniem kwalifikacji w części B akt osobowych.

Umowa szkoleniowa – FAQ

Czy umowa szkoleniowa jest obowiązkowa?

Jest potrzebna wtedy, gdy pracodawca chce zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jeżeli takiego zobowiązania nie przewiduje, art. 103⁴ § 3 KP wyłącza obowiązek zawarcia umowy.

Czy umowa szkoleniowa musi być pisemna?

Tak. Art. 103⁴ § 1 KP przewiduje zawarcie umowy na piśmie.

Czy „lojalka” może obowiązywać przez 5 lat?

Nie. Okres związany z obowiązkiem zwrotu kosztów po zakończeniu nauki nie może przekroczyć 3 lat.

Czy można ustalić tylko rok pozostawania w zatrudnieniu?

Tak. Trzy lata są granicą maksymalną. Strony mogą ustalić krótszy okres, np. 12 lub 24 miesiące.

Czy pracownik może odejść z pracy w okresie obowiązywania umowy szkoleniowej?

Tak. Umowa szkoleniowa nie pozbawia prawa do wypowiedzenia umowy o pracę. W określonych w art. 103⁵ KP przypadkach wcześniejsze odejście może jednak skutkować obowiązkiem proporcjonalnego zwrotu kosztów.

Czy pracownik zawsze zwraca całość kosztów?

Nie. Kodeks wymaga proporcjonalności. Im większą część uzgodnionego okresu pracownik przepracował, tym mniejsza może być pozostała do zwrotu część kosztów.

Czy można żądać 100% kosztów po 35 miesiącach z umowy trzyletniej?

Nie powinno się tego robić. Jeżeli do końca trzyletniego okresu pozostał jeden miesiąc, zwrot powinien uwzględniać tę proporcję.

Czy pracownik oddaje wynagrodzenie za urlop szkoleniowy?

Nie. Wynagrodzenie za ustawowy urlop szkoleniowy i płatne zwolnienia nie jest dodatkowym świadczeniem podlegającym zwrotowi na podstawie art. 103⁵ KP.

Czy można wpisać z góry koszt szkolenia w wysokości 50 000 zł?

Umowa może określać przewidywane koszty lub zakres finansowania, ale w razie dochodzenia zwrotu kluczowe znaczenie mają koszty rzeczywiście poniesione przez pracodawcę.

Czy pracownik zwraca koszty, jeśli pracodawca go zwolni?

Zależy od trybu rozwiązania stosunku pracy. Art. 103⁵ przewiduje obowiązek zwrotu m.in. przy rozwiązaniu stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Zwykłe wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę nie jest tym samym przypadkiem.

Czy rozwiązanie umowy za porozumieniem stron powoduje automatyczny zwrot kosztów?

Nie. Porozumienie stron nie zostało wskazane w art. 103⁵ KP jako samodzielna przesłanka obowiązku zwrotu.

Czy wygaśnięcie umowy terminowej powoduje zwrot kosztów?

Sam upływ okresu, na który zawarto umowę o pracę, nie jest jedną z przesłanek wymienionych w art. 103⁵ KP.

Czy można nałożyć karę 10 000 zł za wypowiedzenie?

Nie należy zastępować kodeksowego mechanizmu proporcjonalnego zwrotu kosztów karą pieniężną za samo skorzystanie przez pracownika z prawa do rozwiązania stosunku pracy.

Gdzie przechowywać umowę szkoleniową?

Dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych przechowuje się w części B akt osobowych pracownika.

Podsumowanie

Prawidłowe przygotowanie umowy szkoleniowej warto oprzeć na następującym schemacie:

rodzaj kształcenia → zgoda lub inicjatywa pracodawcy → zakres finansowania → rzeczywiste dodatkowe świadczenia → okres pozostawania w zatrudnieniu do 3 lat → ustawowe przesłanki zwrotu → proporcjonalne rozliczenie → dokumentacja.

Najważniejszym błędem jest traktowanie umowy szkoleniowej jak kary za odejście pracownika. Jej zadaniem jest zabezpieczenie rzeczywiście poniesionych przez pracodawcę kosztów podnoszenia kwalifikacji w granicach wyznaczonych przez Kodeks pracy, a nie pozbawienie pracownika swobody rozwiązania stosunku pracy.

Stan prawny: 26 września 2026 r. Artykuł uwzględnia tekst jednolity Kodeksu pracy ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 1245.

„`

O autorze

Napisane przez: Arkadiusz Czapla

Specjalista z zakresu administracji kadrowo-płacowej oraz ubezpieczeń społecznych z ponad 20-letnim, zawodowym doświadczeniem. Na co dzień doradza firmom we wdrażaniu optymalizacji procesów płacowych i pomaga pracodawcom skutecznie przygotować dokumentację pod kątem audytów Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz kontroli ZUS. Ceniony za umiejętność przełożenia skomplikowanego, ustawowego języka prawnego na użyteczne w praktyce i przystępne wskazówki dla działów HR. Aktywnie angażuje się w bezpłatne poradnictwo dla obywateli, pomagając im weryfikować poprawność rozliczeń pracowniczych i dbać o rzetelne ustalanie praw do świadczeń.