Urlop szkoleniowy – komu przysługuje i jak go rozliczyć? Poradnik dla kadr i płac

Urlop szkoleniowy jest szczególnym płatnym uprawnieniem pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. W zależności od rodzaju egzaminu lub etapu studiów jego ustawowy wymiar wynosi 6 albo 21 dni.

Dział kadr powinien jednak uważać na bardzo częsty błąd: nie każdy kurs, szkolenie czy forma studiów daje prawo do urlopu szkoleniowego. Trzeba odróżnić samo podnoszenie kwalifikacji zawodowych od przypadków, w których Kodeks pracy dodatkowo przyznaje pracownikowi konkretny wymiar urlopu szkoleniowego.

Spis treści – kliknij, aby rozwinąć

• Czym jest urlop szkoleniowy?
• Co oznacza podnoszenie kwalifikacji zawodowych?
• Inicjatywa lub zgoda pracodawcy
• Ile dni urlopu szkoleniowego przysługuje?
• Kiedy przysługuje 6 dni?
• Kiedy przysługuje 21 dni?
• Studia podyplomowe a urlop szkoleniowy
• Kurs lub szkolenie zawodowe
• Płatne zwolnienie na obowiązkowe zajęcia
• W jakie dni udziela się urlopu?
• Urlop szkoleniowy na niepełnym etacie
• Urlop szkoleniowy przy 12-godzinnej zmianie
• Jak złożyć wniosek?
• Czy urlop szkoleniowy jest płatny?
• Jak rozliczyć składniki zmienne?
• Urlop szkoleniowy na liście płac
• Czy trzeba zawrzeć umowę szkoleniową?
• Co może sfinansować pracodawca?
• Jak długo można zobowiązać pracownika do pozostania w firmie?
• Kiedy pracownik zwraca koszty szkolenia?
• Nauka bez zgody pracodawcy
• Nauka a urlop bezpłatny
• Urlop szkoleniowy a obowiązkowe szkolenie pracownika
• Urlop szkoleniowy a urlop wypoczynkowy
• Czy za niewykorzystany urlop szkoleniowy przysługuje ekwiwalent?
• Dokumentacja pracownicza
• Najczęstsze błędy
• Checklista dla kadr i płac
• Podstawa prawna
• FAQ
• Podsumowanie

Czym jest urlop szkoleniowy?

Urlop szkoleniowy jest jednym z uprawnień pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe na zasadach określonych w art. 103¹–103⁶ Kodeksu pracy.

Nie jest częścią urlopu wypoczynkowego. Jego wykorzystanie nie zmniejsza więc rocznej puli 20 albo 26 dni.

Urlop ma konkretny cel związany z nauką, egzaminem albo przygotowaniem pracy dyplomowej. Nie jest dodatkowym urlopem, który można wykorzystać w dowolnym terminie na wypoczynek.

Co oznacza podnoszenie kwalifikacji zawodowych?

Kodeks pracy definiuje podnoszenie kwalifikacji zawodowych jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

Forma kształcenia może być bardzo różna. Może to być przykładowo:

• nauka w szkole,
• studia,
• studia podyplomowe,
• kurs zawodowy,
• szkolenie specjalistyczne,
• inna forma zdobywania lub uzupełniania wiedzy i umiejętności.

Nie każda z tych form daje jednak automatycznie ustawowy urlop szkoleniowy.

Urlop szkoleniowy jest tylko jednym z uprawnień związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Jeżeli pracownik zdobywa lub uzupełnia wiedzę z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, może mieć również prawo do płatnego zwolnienia na obowiązkowe zajęcia, a pracodawca może finansować naukę i zawrzeć z pracownikiem umowę szkoleniową.

Cały mechanizm, w tym zasady wyrażania zgody, finansowania nauki i ewentualnego zwrotu kosztów, opisujemy w poradniku: podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika – prawa i obowiązki stron.

Inicjatywa lub zgoda pracodawcy – dlaczego ma znaczenie?

Kodeksowe uprawnienia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych powstają wtedy, gdy nauka odbywa się:

• z inicjatywy pracodawcy albo
• za jego zgodą.

Sama okoliczność, że kierunek studiów lub kurs może być przydatny w pracy, nie oznacza jeszcze automatycznie, że pracodawca wyraził zgodę w rozumieniu art. 103¹ KP.

Dla działu kadr najbezpieczniejsze jest jednoznaczne dokumentowanie, czy pracodawca:

• skierował pracownika na daną formę kształcenia,
• zaakceptował naukę podjętą przez pracownika,
• czy tylko przyjął do wiadomości informację o samodzielnej nauce pracownika bez objęcia jej kodeksowym systemem podnoszenia kwalifikacji.

Ile dni urlopu szkoleniowego przysługuje pracownikowi?

Art. 103² KP przewiduje dwa podstawowe wymiary:

6 dni albo 21 dni.

Kiedy przysługuje 6 dni urlopu szkoleniowego?

6 dni urlopu szkoleniowego przysługuje pracownikowi przystępującemu do:

• egzaminów eksternistycznych,
• egzaminu maturalnego,
• egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie albo egzaminu zawodowego.

Nie należy rozszerzać tego katalogu na każdy egzamin, który kończy kurs albo szkolenie.

Przykład

Pracownik za zgodą pracodawcy uczestniczy w prywatnym kursie językowym zakończonym wewnętrznym egzaminem organizatora.

Sam fakt, że kurs kończy się egzaminem, nie powoduje automatycznie powstania prawa do kodeksowych 6 dni urlopu szkoleniowego.

Kiedy przysługuje 21 dni urlopu szkoleniowego?

21 dni przysługuje w ostatnim roku studiów na:

• przygotowanie pracy dyplomowej oraz
• przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Nie jest to dodatkowe 21 dni urlopu wypoczynkowego. Pracownik powinien wykorzystać zwolnienie zgodnie z jego ustawowym celem.

Przepisy nie nakazują wykorzystania wszystkich 21 dni w jednym nieprzerwanym okresie. Terminy powinny jednak pozostawać związane z przygotowaniem pracy dyplomowej lub egzaminu dyplomowego.

Czy za studia podyplomowe przysługuje 21 dni urlopu szkoleniowego?

Nie z samego faktu odbywania studiów podyplomowych.

To jeden z najczęstszych błędów praktycznych.

Pracownik może odbywać studia podyplomowe z inicjatywy albo za zgodą pracodawcy i tym samym podnosić kwalifikacje zawodowe w rozumieniu art. 103¹ KP.

Nie oznacza to jednak, że automatycznie nabywa ustawowe 21 dni urlopu szkoleniowego przewidziane w art. 103².

Pracodawca może dobrowolnie przyznać mu dodatkowe dni wolne na korzystniejszych zasadach, ale będzie to świadczenie wykraczające poza ustawowe minimum.

Czy za kurs zawodowy albo szkolenie przysługuje urlop szkoleniowy?

Zwykłe uczestnictwo w kursie lub szkoleniu zawodowym nie daje automatycznie ustawowego urlopu szkoleniowego.

Trzeba sprawdzić, czy końcowe zdarzenie mieści się w katalogu wskazanym w art. 103² KP.

Pracodawca może natomiast dobrowolnie przyznać dodatkowe wolne również w sytuacji, której Kodeks pracy nie obejmuje obowiązkowym urlopem szkoleniowym.

Warunki takiego dodatkowego świadczenia warto wyraźnie ustalić, w szczególności:

• wymiar wolnego,
• jego cel,
• czy będzie płatne,
• sposób składania wniosku.

Płatne zwolnienie na obowiązkowe zajęcia – drugie ważne uprawnienie

Urlop szkoleniowy nie jest jedynym uprawnieniem pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe.

Art. 103¹ § 2 KP przyznaje także prawo do zwolnienia z całości albo części dnia pracy na czas niezbędny, aby:

• punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz
• uczestniczyć w tych zajęciach.

Za czas takiego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Przykład

Pracownik odbywa za zgodą pracodawcy studia podyplomowe. Obowiązkowe zajęcia rozpoczynają się w piątek o godz. 16:00, a pracownik zgodnie z rozkładem powinien pracować do 17:00.

Jeżeli spełnione są warunki art. 103¹ KP, powinien otrzymać płatne zwolnienie w zakresie niezbędnym do dotarcia na obowiązkowe zajęcia i uczestniczenia w nich.

Brak prawa do ustawowych 21 dni urlopu szkoleniowego z tytułu studiów podyplomowych nie oznacza więc automatycznie braku wszystkich kodeksowych uprawnień związanych z nauką.

W jakie dni udziela się urlopu szkoleniowego?

Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy są dla niego dniami pracy.

Jeżeli więc pracownik nie miał wykonywać pracy w sobotę, nie ma potrzeby udzielania mu na tę sobotę dnia urlopu szkoleniowego.

Jeżeli jednak sobota jest zgodnie z harmonogramem normalnym dniem pracy pracownika, urlop szkoleniowy może przypadać właśnie na ten dzień.

Urlop szkoleniowy na niepełnym etacie

Kodeks pracy nie przewiduje proporcjonalnego zmniejszenia liczby dni urlopu szkoleniowego ze względu na niepełny wymiar czasu pracy.

Jeżeli pracownik spełnia przesłanki ustawowe, wymiar wynosi odpowiednio 6 albo 21 dni także przy zatrudnieniu np. na 1/2 lub 3/4 etatu.

Urlop wykorzystuje jednak wyłącznie w dniach, które zgodnie z jego indywidualnym rozkładem są dniami pracy.

Przykład

Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu pracuje w poniedziałki, środy i piątki.

Jeżeli korzysta z urlopu szkoleniowego w środę, z przysługującego limitu schodzi jeden dzień, niezależnie od tego, ile godzin miał tego dnia zaplanowanych.

Urlop szkoleniowy przy 12-godzinnym dniu pracy

Urlop szkoleniowy określony jest w dniach, a nie w godzinach.

Jeżeli pracownik ma zgodnie z rozkładem 12-godzinną zmianę i otrzymuje na ten dzień urlop szkoleniowy, z limitu schodzi jeden dzień.

Nie należy automatycznie przeliczać ustawowych 6 dni na 48 godzin ani 21 dni na 168 godzin.

Jak złożyć wniosek o urlop szkoleniowy?

Kodeks pracy nie ustanawia jednego urzędowego formularza wniosku ani ogólnego terminu typu „co najmniej 7 dni wcześniej”.

Pracodawca może uporządkować procedurę korzystania z urlopu szkoleniowego w regulacjach wewnętrznych.

Z punktu widzenia kadr wniosek powinien umożliwiać ustalenie co najmniej:

• pracownika składającego wniosek,
• terminu lub terminów urlopu,
• podstawy korzystania z urlopu,
• wydarzenia edukacyjnego, z którym związany jest urlop.

Warto również posiadać dokumentację pozwalającą potwierdzić, że pracownik rzeczywiście znajduje się w sytuacji przewidzianej w art. 103² KP.

Czy urlop szkoleniowy jest płatny?

Tak.

Za czas urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

To samo dotyczy kodeksowego zwolnienia z całości albo części dnia pracy na obowiązkowe zajęcia.

Nie należy więc rozliczać urlopu szkoleniowego jak urlopu bezpłatnego ani pomniejszać wynagrodzenia tylko dlatego, że pracownik w tym dniu faktycznie nie wykonywał pracy.

Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop szkoleniowy?

Przy ustalaniu wynagrodzenia stosuje się zasady właściwe dla wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z modyfikacją dotyczącą składników ustalanych w wysokości przeciętnej.

Składniki takie ustala się z miesiąca, w którym przypadł urlop szkoleniowy albo płatne zwolnienie od pracy.

Przy wynagrodzeniu składającym się wyłącznie ze stałych składników miesięcznych pracownik zachowuje te składniki na zasadach właściwych dla płatnej nieobecności.

Przy składnikach zmiennych dział płac powinien prawidłowo ustalić wynagrodzenie przypadające na okres zwolnienia, nie kopiując automatycznie klasycznej trzymiesięcznej średniej stosowanej przy zwykłym wynagrodzeniu urlopowym.

Jeżeli chcesz dokładnie sprawdzić różnicę między składnikami stałymi i zmiennymi oraz mechanizm wynagrodzenia urlopowego, zobacz poradnik: jak obliczyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.

Jak ująć urlop szkoleniowy na liście płac?

Dział płac powinien otrzymać z kadr informację:

• czy nieobecność jest urlopem szkoleniowym czy zwolnieniem na obowiązkowe zajęcia,
• jakiego okresu dotyczy,
• ile godzin pracy przypadało na okres zwolnienia,
• że pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Szczególne znaczenie ma to przy pracownikach otrzymujących premie, prowizje, stawki godzinowe lub inne zmienne składniki wynagrodzenia.

Cały proces naliczania wynagrodzenia i płatnych nieobecności opisujemy również w poradniku jak przygotować listę płac.

Czy z pracownikiem trzeba zawrzeć umowę szkoleniową?

Nie zawsze.

Jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązywać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, Kodeks pracy nie nakłada obowiązku zawierania umowy szkoleniowej.

Jeżeli pracodawca chce powiązać finansowanie podnoszenia kwalifikacji z takim zobowiązaniem, powinien zawrzeć z pracownikiem odpowiednią umowę określającą m.in. zakres świadczeń, okres pozostawania w firmie oraz zasady ewentualnego zwrotu kosztów.

Więcej: umowa szkoleniowa – zasady, okres związania i zwrot kosztów.

Umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy.

Co pracodawca może dodatkowo sfinansować?

Poza ustawowym urlopem i zwolnieniami od pracy pracodawca może przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia.

Kodeks wymienia przykładowo możliwość pokrycia kosztów:

• kształcenia,
• przejazdu,
• podręczników,
• zakwaterowania.

Katalog nie jest zamknięty. Zakres finansowania może zostać dostosowany do konkretnej formy podnoszenia kwalifikacji.

Jak długo można zobowiązać pracownika do pozostania w firmie?

Umowa szkoleniowa może przewidywać obowiązek pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji.

Okres związany z ewentualnym obowiązkiem zwrotu kosztów nie może jednak przekraczać 3 lat.

Umowa nie może zakazać pracownikowi wypowiedzenia umowy o pracę. Może natomiast – w granicach Kodeksu – wiązać określone zakończenie zatrudnienia z obowiązkiem proporcjonalnego zwrotu kosztów dodatkowych świadczeń.

Kiedy pracownik musi zwrócić koszty szkolenia?

Obowiązek zwrotu może powstać w przypadkach określonych w art. 103⁵ KP, m.in. gdy pracownik:

• bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie albo przerwie podnoszenie kwalifikacji,
• zostanie zwolniony dyscyplinarnie w okresie wskazanym w umowie,
• sam wypowie umowę w okresie zobowiązania, z wyjątkiem ustawowego przypadku dotyczącego mobbingu,
• rozwiąże umowę bez wypowiedzenia na określonej ustawowo podstawie, mimo że przyczyny takiego rozwiązania faktycznie nie występują.

Zwrot dotyczy kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń i następuje proporcjonalnie do okresu zatrudnienia po ukończeniu nauki albo w trakcie jej podnoszenia.

Co jeśli pracownik uczy się bez zgody pracodawcy?

Jeżeli pracownik zdobywa lub uzupełnia wiedzę na zasadach innych niż określone w art. 103¹–103⁵ KP, nie nabywa automatycznie kodeksowych płatnych uprawnień dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Art. 103⁶ pozwala jednak pracodawcy przyznać takiemu pracownikowi:

• zwolnienie z całości albo części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
• urlop bezpłatny.

Wymiar takich zwolnień strony ustalają w porozumieniu.

Urlop szkoleniowy a urlop bezpłatny na naukę

Nie należy utożsamiać tych dwóch rozwiązań.

Urlop szkoleniowy wynikający z art. 103² jest płatnym ustawowym uprawnieniem pracownika spełniającego określone warunki.

Urlop bezpłatny może natomiast zostać uzgodniony np. z pracownikiem zdobywającym wiedzę poza systemem kodeksowego podnoszenia kwalifikacji.

Jeżeli chcesz sprawdzić wpływ takiej nieobecności na wynagrodzenie, staż, ZUS i urlop wypoczynkowy, zobacz poradnik: urlop bezpłatny – zasady dla kadr i płac.

Urlop szkoleniowy a obowiązkowe szkolenie pracownika

Nie każde szkolenie pracownika należy rozliczać na podstawie przepisów o urlopie szkoleniowym.

Jeżeli szkolenie jest niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na konkretnym stanowisku, a obowiązek jego przeprowadzenia wynika m.in. z przepisów prawa, układu, regulaminu, umowy o pracę albo polecenia przełożonego, zastosowanie może mieć art. 94¹³ KP.

Takie szkolenie:

• odbywa się na koszt pracodawcy,
• w miarę możliwości powinno odbywać się w godzinach pracy,
• a czas szkolenia przypadający poza normalnymi godzinami pracy wlicza się do czasu pracy.

Dotyczy to innej sytuacji niż pracownik przygotowujący się np. do matury lub egzaminu dyplomowego i korzystający z urlopu szkoleniowego.

Czy urlop szkoleniowy zmniejsza urlop wypoczynkowy?

Nie.

Urlop szkoleniowy jest odrębnym uprawnieniem wynikającym z przepisów o kwalifikacjach zawodowych.

Pracownik mający np. 26 dni urlopu wypoczynkowego nie traci części tej puli dlatego, że otrzymał 6 albo 21 dni urlopu szkoleniowego.

Nie należy więc ewidencjonować urlopu szkoleniowego jako wykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Czy za niewykorzystany urlop szkoleniowy przysługuje ekwiwalent?

Nie.

Urlop szkoleniowy nie działa jak urlop wypoczynkowy.

Jeżeli pracownik nie wykorzystał go w celu, dla którego został ustanowiony, nie tworzy się zaległa pula urlopu szkoleniowego i nie powstaje prawo do pieniężnego ekwiwalentu.

Nie można więc przykładowo po ukończeniu studiów zażądać wypłaty pieniędzy za niewykorzystane 21 dni.

Jak dokumentować podnoszenie kwalifikacji zawodowych?

Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika oraz zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na innych zasadach przechowuje się w części B akt osobowych.

W praktyce dokumentacja może obejmować odpowiednio:

• informację o inicjatywie albo zgodzie pracodawcy,
• umowę szkoleniową, jeżeli została zawarta,
• dokumenty dotyczące dodatkowych świadczeń,
• informacje niezbędne do ustalenia prawa do urlopu szkoleniowego,
• ustalenia dotyczące obowiązku pozostania w zatrudnieniu i ewentualnego zwrotu kosztów.

Samą nieobecność pracownika związaną z urlopem szkoleniowym lub zwolnieniem od pracy należy również prawidłowo odzwierciedlić w dokumentacji dotyczącej czasu pracy.

Jeżeli potrzebujesz uporządkować sposób dokumentowania różnych rodzajów nieobecności i rzeczywistego czasu pracy, zobacz poradnik jak prowadzić ewidencję czasu pracy.

Najczęstsze błędy przy urlopie szkoleniowym

• Przyznawanie 6 dni urlopu za każdy kurs zakończony egzaminem.
• Automatyczne przyznawanie 21 dni pracownikowi na studiach podyplomowych.
• Mylenie prawa do płatnego zwolnienia na zajęcia z prawem do 6 lub 21 dni urlopu szkoleniowego.
• Żądanie wykorzystania urlopu wypoczynkowego na obowiązkowe zajęcia mimo istnienia prawa z art. 103¹ KP.
• Pomniejszanie 6 albo 21 dni proporcjonalnie do części etatu.
• Przeliczanie urlopu szkoleniowego na stały limit godzinowy.
• Udzielanie urlopu w dni, które nie są dla pracownika dniami pracy.
• Traktowanie urlopu szkoleniowego jako bezpłatnego.
• Stosowanie klasycznej średniej z 3 miesięcy do składników zmiennych bez sprawdzenia zasad wynagrodzenia za płatne zwolnienie.
• Założenie, że pracodawca zawsze musi finansować czesne lub kurs.
• Zawieranie umowy szkoleniowej z obowiązkiem pozostania w zatrudnieniu na okres dłuższy niż dopuszczalny.
• Zastrzeganie pełnego zwrotu kosztów bez uwzględnienia proporcjonalności.
• Żądanie zwrotu wynagrodzenia wypłaconego za ustawowy urlop szkoleniowy jak kosztu dodatkowego świadczenia.
• Wypłacanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop szkoleniowy.
• Mylenie dobrowolnego podnoszenia kwalifikacji z obowiązkowym szkoleniem wynikającym z art. 94¹³ KP.

Urlop szkoleniowy – checklista dla kadr i płac

Kadry

• ☐ ustal, czy nauka odbywa się z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy,
• ☐ ustal formę kształcenia,
• ☐ sprawdź, czy konkretne zdarzenie daje ustawowe prawo do 6 lub 21 dni,
• ☐ nie utożsamiaj studiów podyplomowych z automatycznym prawem do 21 dni,
• ☐ sprawdź terminy obowiązkowych zajęć,
• ☐ ustal prawo do zwolnienia z całości lub części dnia pracy,
• ☐ udzielaj urlopu tylko w dniach pracy pracownika,
• ☐ nie obniżaj automatycznie wymiaru przy niepełnym etacie,
• ☐ ustal, czy potrzebna jest umowa szkoleniowa,
• ☐ prawidłowo udokumentuj dodatkowe świadczenia,
• ☐ przechowuj dokumenty dotyczące kwalifikacji w części B akt osobowych.

Płace

• ☐ potraktuj ustawowy urlop szkoleniowy jako płatny,
• ☐ potraktuj kodeksowe zwolnienie na obowiązkowe zajęcia jako płatne,
• ☐ przy składnikach zmiennych uwzględnij zasady dotyczące miesiąca korzystania ze zwolnienia,
• ☐ nie pomniejszaj pensji jak przy urlopie bezpłatnym,
• ☐ odróżnij ustawowe wynagrodzenie od dodatkowych świadczeń finansowanych przez pracodawcę.

Urlop szkoleniowy – podstawa prawna

Najważniejsze przepisy to:

• art. 103¹ KP – definicja podnoszenia kwalifikacji, urlop oraz płatne zwolnienie na obowiązkowe zajęcia,
• art. 103² KP – wymiar 6 i 21 dni oraz udzielanie urlopu w dniach pracy,
• art. 103³ KP – dodatkowe świadczenia pracodawcy,
• art. 103⁴ KP – umowa szkoleniowa,
• art. 103⁵ KP – zwrot kosztów dodatkowych świadczeń,
• art. 103⁶ KP – nauka odbywana na innych zasadach,
• art. 94¹³ KP – szkolenia niezbędne do wykonywania pracy i szkolenia odbywane na polecenie przełożonego,
• § 5 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. – zasady ustalania wynagrodzenia za płatny okres niewykonywania pracy,
• rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej – dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Urlop szkoleniowy – FAQ dla kadr i płac

Ile dni urlopu szkoleniowego przysługuje pracownikowi?

W przypadkach wskazanych w Kodeksie pracy przysługuje 6 albo 21 dni, zależnie od rodzaju egzaminu lub etapu studiów.

Czy urlop szkoleniowy jest płatny?

Tak. Za czas ustawowego urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Czy za studia podyplomowe przysługuje 21 dni?

Nie automatycznie. Kodeksowy wymiar 21 dni nie przysługuje z samego faktu odbywania studiów podyplomowych.

Czy pracownikowi na kursie zawodowym przysługuje 6 dni?

Nie tylko dlatego, że uczestniczy w kursie lub zdaje końcowy egzamin. Trzeba ustalić, czy egzamin należy do kategorii wymienionych w art. 103² KP.

Czy studia podyplomowe mogą dawać inne płatne wolne?

Tak. Jeżeli odbywają się za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy i obowiązkowe zajęcia przypadają w czasie pracy, pracownik może mieć prawo do płatnego zwolnienia z części lub całości dnia niezbędnego do dotarcia na zajęcia i uczestnictwa w nich.

Czy urlop szkoleniowy zmniejsza urlop wypoczynkowy?

Nie. Jest odrębnym uprawnieniem i nie pomniejsza puli 20 albo 26 dni.

Czy pracownik na pół etatu ma tylko połowę urlopu szkoleniowego?

Nie. Kodeks nie przewiduje proporcjonalnego obniżenia 6 albo 21 dni ze względu na niepełny etat.

Czy 6 dni urlopu szkoleniowego oznacza 48 godzin?

Nie należy w ten sposób przeliczać tego uprawnienia. Urlop został określony w dniach i udziela się go w dni będące zgodnie z rozkładem dniami pracy pracownika.

Czy za niewykorzystany urlop szkoleniowy przysługuje ekwiwalent?

Nie. Niewykorzystany urlop szkoleniowy nie jest rozliczany pieniężnie jak urlop wypoczynkowy.

Czy niewykorzystane dni przechodzą na kolejny rok?

Nie tworzą zaległej puli analogicznej do urlopu wypoczynkowego. Urlop szkoleniowy powinien zostać wykorzystany zgodnie z celem, dla którego został przyznany.

Czy pracodawca musi zapłacić za studia?

Nie z samego faktu podnoszenia kwalifikacji. Pracodawca może przyznać dodatkowe świadczenia, w tym pokryć koszty kształcenia, ale art. 103³ KP pozostawia tę decyzję pracodawcy.

Czy zawsze trzeba podpisywać umowę szkoleniową?

Nie. Jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązywać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji, Kodeks pracy nie wymaga takiej umowy.

Na ile lat można zobowiązać pracownika do pozostania w firmie?

Okres związany z obowiązkiem zwrotu kosztów określony w umowie szkoleniowej nie może przekraczać 3 lat.

Czy pracownik zawsze musi zwrócić całe czesne po złożeniu wypowiedzenia?

Nie. Zwrot może dotyczyć dodatkowych świadczeń poniesionych przez pracodawcę w przypadkach określonych w Kodeksie pracy i powinien uwzględniać zasadę proporcjonalności.

Czy obowiązkowe szkolenie polecone przez pracodawcę to urlop szkoleniowy?

Nie. Szkolenia niezbędne do wykonywania pracy lub odbywane na polecenie przełożonego podlegają odrębnym zasadom, w szczególności art. 94¹³ KP. Odbywają się na koszt pracodawcy, a czas szkolenia poza normalnymi godzinami pracy wlicza się do czasu pracy.

Podsumowanie

Prawidłową obsługę podnoszenia kwalifikacji zawodowych warto prowadzić według schematu:

forma nauki → inicjatywa lub zgoda pracodawcy → rodzaj egzaminu lub studiów → prawo do 6 albo 21 dni → obowiązkowe zajęcia → płatne zwolnienie → wynagrodzenie → dodatkowe świadczenia → umowa szkoleniowa → ewentualny zwrot kosztów → dokumentacja.

Najważniejszym zadaniem działu kadr jest rozróżnienie trzech sytuacji: kodeksowego podnoszenia kwalifikacji zawodowych, ustawowego prawa do urlopu szkoleniowego oraz obowiązkowych szkoleń związanych z wykonywaną pracą. Są to powiązane, ale prawnie odrębne zagadnienia.

Stan prawny artykułu: 25 września 2026 r. Materiał dotyczy ogólnych zasad Kodeksu pracy. W przypadku zawodów i grup pracowników objętych przepisami szczególnymi należy dodatkowo sprawdzić właściwe regulacje branżowe.

„`

O autorze

Napisane przez: Arkadiusz Czapla

Specjalista z zakresu administracji kadrowo-płacowej oraz ubezpieczeń społecznych z ponad 20-letnim, zawodowym doświadczeniem. Na co dzień doradza firmom we wdrażaniu optymalizacji procesów płacowych i pomaga pracodawcom skutecznie przygotować dokumentację pod kątem audytów Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz kontroli ZUS. Ceniony za umiejętność przełożenia skomplikowanego, ustawowego języka prawnego na użyteczne w praktyce i przystępne wskazówki dla działów HR. Aktywnie angażuje się w bezpłatne poradnictwo dla obywateli, pomagając im weryfikować poprawność rozliczeń pracowniczych i dbać o rzetelne ustalanie praw do świadczeń.